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Cómo los gerentes de proyectos expertos obtienen resultados poderosos con la automatización


Cuando incontables horas se han dedicado incansablemente a un proyecto, todos apoyan su éxito. A veces, cuando es tan exitoso, todo ese arduo trabajo es solo el comienzo.

En el caso de Airbnb, el lanzamiento de su función Trip Experiences fue un éxito. Debutaron una forma única de ver nuevos lugares al ofrecer acceso a actividades locales y guías locales en 12 ciudades. El CEO Brian Chesky estaba tan impresionado que quería ofrecerlo a 50 ciudades de todo el mundo. Lo que significaba cuadruplicar las experiencias y producir miles de activos: fotos, avances de videos y pósters.

La escalada de la producción mientras se mantenía una marca consistente y de alta calidad presentaba otro desafío. Implicaría una mejor colaboración de los 3 equipos de producción que ya están trabajando y el pequeño equipo de coordinadores de Experiencias de viaje.

El Gerente de producción creativo, Hoon Kim, decidió que el equipo ya no podría escalar este proyecto utilizando la hoja de cálculo masiva que utilizaron para las primeras 12 ciudades. .

"Se estrelló constantemente", dijo Kim. "La gente terminó creando duplicados del documento para lidiar con su pequeño mundo de datos, que pronto se desactualizó porque no estaban conectados con el documento original. Hubo grandes cantidades de confusión. Sabíamos que no era la solución ".

Necesitaban una forma de automatizar sus esfuerzos para poder escalar la gestión de proyectos y repetir los éxitos de sus primeras 12 ciudades.

Por qué la automatización es importante para la gestión de proyectos

En En su núcleo, la automatización consiste en resolver un problema y reducir el error mediante la descarga confiable del trabajo manual realizado por un humano a una máquina. El objetivo es reducir el tiempo, el trabajo repetitivo y rutinario, y maximizar la repetibilidad y la previsibilidad de los resultados.

El temor a la automatización surge de la falsa creencia de que abrazar la automatización haría extraños los trabajos humanos. Sin embargo, la automatización en la gestión de proyectos hace exactamente lo contrario. Al automatizar el trabajo que es tedioso y repetitivo, está liberando tiempo para un trabajo que no se puede automatizar, como la innovación y la creatividad.

Cómo la automatización amplifica la gestión de proyectos

1. La automatización ayuda a escalar esfuerzos

Los gerentes de proyectos inteligentes utilizan el poder de la automatización para hacer crecer sus equipos, sus proyectos, su producción, sin necesidad de duplicar su plantilla.

En Airbnb, Hoon Kim invirtió tiempo y esfuerzo en la investigación del proyecto adecuado software de gestión. Necesitaba una herramienta de trabajo que permitiera a su equipo ver el trabajo realizado en todo el mundo.

En Wrike, su equipo creó e implementó flujos de trabajo personalizados para cada Experiencia de viaje, lo que les permite realizar un seguimiento de la producción de activos. Pero aún mejor, la visibilidad sin precedentes en la producción en todo el mundo les dio una manera de escalar y mantener la alta calidad de su trabajo.

"Con todo lo contenido en Wrike", dijo Kim, "pudimos aprovechar la funcionalidad de Wrike para aumente la calidad de nuestros activos en todos los ámbitos, asegúrese de que sean coherentes y también vea dónde estábamos siendo eficientes ".

Consulte nuestra entrevista completa con el equipo de Airbnb:


2. La automatización descarga trabajo ocupado

Los gerentes de proyectos inteligentes permiten que sus herramientas automatizadas hagan el trabajo de asignación de tickets de trabajo o el envío de actualizaciones de estado, para que puedan centrarse en tareas más valiosas. Tal es el caso del San Francisco Chronicle.

El San Francisco Chronicle es uno de los 10 diarios más grandes de los Estados Unidos. Como cualquier organización grande, el equipo de diseño creativo de su departamento de marketing creció y comenzó a tener problemas con un sistema de solicitud que no se había desarrollado para asignar trabajo de manera eficiente a múltiples diseñadores.

El diseñador gráfico Paul De Leon compartió: "Tuvimos que investigar y encontrar si hubo nuevos proyectos o no. No hubo recordatorios o notificaciones diarios para nosotros en ese momento, lo que lo dificultó ".

En cambio, tenían un coordinador que ingresaba y eliminaba las solicitudes manualmente a través del correo electrónico y su Google Forms en una sola hoja de cálculo.

Al buscar una mejor solución, De Leon encontró Wrike, una herramienta de administración de proyectos con automatización incorporada que podía administrar las solicitudes de entrada enviándolas a todos los diseñadores. Wrike ahora también notifica automáticamente a los solicitantes cualquier cambio en el estado de sus solicitudes de diseño.

Bonificación adicional: Aproximadamente el 40% del trabajo del equipo se administra mediante duplicación de plantillas. ¿Por qué reinventar la rueda cuando puedes crear plantillas en Wrike?

3. La automatización conecta sistemas entre sí

La empresa promedio ahora usa más de 900 aplicaciones en la nube para administrar sus procesos, y el 59% de los trabajadores dice que la cantidad de herramientas que usan para trabajar ha aumentado en el último año, según Symantec.

esta explosión de herramientas de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) ha hecho que las organizaciones sean más eficientes en comparación con hace una década, la gran cantidad de opciones ahora puede conducir a una disminución de la productividad.

"La fragmentación del flujo de trabajo lleva a los trabajadores pasar más tiempo buscando y agregando información que trabajando realmente ", dice Andrew Filev, CEO de Wrike.

Las nuevas tecnologías se crean para ayudar a los empleados a trabajar de manera más inteligente, pero como las herramientas no existen en un vacío, son Solo es útil cuando se integran entre sí y liberan sus datos de trabajo de los silos. Si los empleados pasan su tiempo buscando información, o copiando información en una herramienta diferente, o incluso alternando entre aplicaciones, se pierden todas las ventajas.

"Predigo que la automatización desempeñará un papel crucial para ayudar a TI a implementar e integrar varios SaaS Herramientas en los meses y años venideros ", dice Filev. "Cuando la información y los datos correctos permanecen accesibles para todos, desde cualquier lugar, su fuerza de trabajo puede trabajar de manera más inteligente y no más difícil. Pero cuando los datos se almacenan y cuando nuestras aplicaciones no funcionan juntas, la tecnología no puede hacer su trabajo".

Por ejemplo, en el San Francisco Chronicle, Paul De Leon y su equipo de diseñadores organizan sus activos creativos (archivos de Photoshop e InDesign) en Dropbox. Luego, usan Wrike para administrar los flujos de trabajo, adjuntando esos activos a las tareas y proyectos relevantes, gracias a una integración nativa dentro de Wrike.

Hay muchas más herramientas con las que Wrike se integra, desde Gmail a Salesforce, desde Jira a Slack. El punto es que su herramienta de automatización debe funcionar bien con su pila de tecnología existente para maximizar su valor.

4. La automatización simplifica la retroalimentación

Un área en la que la administración de proyectos generalmente se encuentra con cuellos de botella y retrasos es el proceso de revisión. Las comunicaciones se pierden, las partes interesadas no se dan cuenta de que el proyecto está esperando su aprobación, y varias versiones de entregables se adjuntan a múltiples hilos de correo electrónico.

Los gerentes de proyectos inteligentes utilizan la automatización para optimizar este proceso, de modo que todos los aprobadores notifiquen que necesitan revisar algo Y cuando se proporciona información, los asignados originales lo reciben todo en un solo lugar, organizado cronológicamente.

De León cuenta cómo solían hacerlo en el San Francisco Chronicle: "Un editor de copias imprimirá el PDF, se pondrá rojo. marcador, escriba sus comentarios, escanéelo y luego envíelo por correo electrónico. "

Hoy en día, su equipo captura los comentarios directamente en el PDF en Wrike. Y sus diseñadores son alertados automáticamente de que un activo ha sido revisado. Los comentarios y aprobaciones son claros y están sellados. Y hay mucho menos desperdicio por todas partes.

¿Qué puede hacer la automatización por usted?

Al final, los gerentes de proyectos inteligentes no temen la automatización. En su lugar, lo utilizan para hacer lo siguiente:

  • Ayudan a mantener el trabajo constante y minimizan los errores a escala, por lo que los esfuerzos se centran en la toma de decisiones estratégicas
  • Une a la perfección sus herramientas más queridas para minimizar la productividad de parar y salir [19659041] Haga que los comentarios y las aprobaciones sean coherentes y claros para que los proyectos siempre estén avanzando

¿Cómo está utilizando la gran cantidad de automatización disponible para usted? Háganos saber en los comentarios.

Para más información sobre la automatización, consulte estos artículos:

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