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Cómo mantenerse flexible como gerente y por qué es importante


La única constante en un proyecto es el cambio. Jennifer Bridges, PMP, muestra lo importante que es mantenerse flexible como gerente.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En Revisión Cómo mantenerse flexible como gerente y por qué es importante

Cuando se habla de flexibilidad, Jennifer significa estar lista y ser capaz de cambiar y adaptarse a diferentes circunstancias. En términos de gestión de proyectos, hay dos polos en el espectro de cómo se realiza ese trabajo: ágil y cascada.

Ágil tiene que ver con el cambio. Abarca el cambio y trabaja sus procesos en torno a este marco. La cascada, u otras metodologías de gestión de proyectos más tradicionales, siguen un marco estricto que funciona para controlar el cambio. Independientemente del marco alrededor del proyecto que use para administrarlo y controlarlo, hay una cosa que todos los proyectos tienen en común. Es decir, comienzan y terminan, y entre esos dos puntos es donde ocurre el cambio.

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Cualquier gerente de proyecto que valga la pena en su diagrama de Gantt sabrá y repita el mantra: “El cambio sucederá”. También comprenden el adagio que se usa con frecuencia: “El conocimiento es poder”. Cuanto más sepa, más eficaz será su toma de decisiones, y todos los proyectos exitosos se construyen con buenas elecciones. 19659009] ¿Qué herramientas lo mantienen flexible?

Hay muchas características dentro de muchos sistemas de software de administración de proyectos que pueden ayudarlo a adaptarse al cambio y, lo que es más importante, saber cuándo se produce un cambio más pronto que tarde.

  • Panel de control: Al igual que en su automóvil, el tablero de un proyecto es una pantalla en la que se muestran todas sus métricas, por lo que puede monitorear el cambio y el impacto en la triple restricción de alcance, costo y tiempo.
  • Ruta crítica: El camino crítico, o la secuencia de etapas que determinan. la cantidad mínima de tiempo necesaria para realizar una tarea, es otra herramienta que puede ayudarlo a realizar un seguimiento de las variables durante el ciclo de vida de un proyecto y ver cuándo y si se está quedando atrás.
  • Baseline / Rebaseline: Existen tres líneas de base básicas en la gestión de proyectos: cronograma, costo y alcance. Los tres juntos son la línea de base del proyecto, o el cronograma fijo que representa el estándar para medir el desempeño. Pero esa línea de base se puede redefinir, que es lo que es la línea de base, y es una excelente manera de volver a encarrilar un proyecto.
  • Colaboración: Las herramientas de colaboración reúnen a todos en la misma página y facilitan el proceso de resolución de problemas. resolver, que es solo otra forma de decir ser flexible.

Pedir ayuda también es válido. No puedes hacer todo por ti mismo. Tener una persona a quien acudir, un experto, a quien puede usar como caja de resonancia puede ayudarlo a perder algo de su rigidez y encontrar la flexibilidad que necesita para ajustar y tener éxito.

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Tenga en cuenta algunas preguntas cuando se reúna con esa persona para poner el problema en contexto, como por ejemplo: “¿Cómo nos impactará esto? ¿Es este el cambio requerido? ¿Cómo podemos minimizar los riesgos? ”Estas preguntas, vinculadas a los datos de las herramientas anteriores, iniciarán la conversación y ofrecerán una dirección a tiempo. Pero solo si eres flexible.

Pro-Tip: Ser flexible es una cosa, pero liderar ese cambio es otra. Tener la capacidad de liderar el cambio en un proyecto es esencial para una flexibilidad exitosa. Conozca los diversos tipos de organización, como el desarrollo, la transición y el cambio de transformación.

¡Gracias por vernos!

Transcripción

Hoy en día, estamos hablando de cómo ser flexibles como gerente y por qué es importante. . La razón por la que recibo esta pregunta todo el tiempo es cómo permanecer flexible cuando todo está cambiando.

Entonces, en primer lugar, quiero aclarar la palabra "flexible" y lo que realmente significa. Entonces, flexible está listo y es capaz de cambiar y adaptarse a diferentes circunstancias.

Entonces, en algunos entornos, tenemos el entorno ágil y el entorno de cascada cuando hablamos de proyectos. Bueno, ágil, solo por naturaleza, las cosas están cambiando. Así es como funciona ágil. Y luego, la cascada, las cosas también suceden allí.

Entonces, ¿qué sucede durante un proyecto y cuando hablamos de cambiar y ser flexibles? Entonces, lo que sucede es que un proyecto comienza y hay una fecha de finalización. Y durante algún curso del tiempo, algún cambio sucede. Entonces, ¿qué hacemos?

Entonces, digo: “Primero que nada, solo mantén el mantra”. El cambio sucederá en cada proyecto, sin importar qué suceda. Cuando hagas el plan, siempre va a cambiar. Y ponemos las cosas en su lugar para que podamos acomodarlas.

Entonces, necesitamos algunas herramientas. Y yo digo: "El conocimiento es poder". Por lo tanto, las herramientas pueden ayudarnos a tener el conocimiento que necesitamos durante el curso del proyecto para tomar buenas decisiones y mantener la flexibilidad.

Entonces, ¿cómo se ven algunas de estas herramientas? Bueno, en primer lugar, necesitamos algunos cuadros de mando. ¿Y por qué los necesitamos? Por lo tanto, los tableros pueden ayudarnos a monitorear el cambio y ver qué tipo de impacto tiene.

Según la herramienta que tengamos, podemos poner diferentes escenarios y podemos probarlo. Al igual que si cambiamos las fechas o si cambiamos diferentes variables, tal vez algunos recursos humanos, diferentes personas, ¿y qué sucede cuando hacemos esos cambios?

Entonces, algunas de las cosas que miramos, miramos el alcance, ¿Cómo cambia el alcance? ¿Cómo cambia el costo e incluso parte del tiempo? Entonces, si tenemos paneles de control que nos ayudan a monitorear eso, entonces nos ayuda a tomar mejores decisiones.

Una cosa que queremos analizar específicamente es la ruta crítica. Entonces, si las variables están cambiando durante el curso del proyecto y realmente no afecta la ruta crítica, entonces sabemos que estamos bien. Entonces, nuevamente, el conocimiento es poder. Y si mantenemos nuestros ojos en el camino crítico, entonces realmente nos ayuda a tomar mejores decisiones.

También queremos considerar la línea de base y la reorganización. Por lo tanto, esto nos ayuda a permanecer flexibles. A veces, las personas no son realmente conscientes de que podemos volver a la línea de base. Entonces, si las diferentes variables cambian y lo colocas ante tu junta de control de cambios y las aprueban, entonces es realmente importante volver a la línea de base.

De esa manera, te ayuda a relajarte como gerente y a ser más flexible porque has recibido la aprobación que necesita para hacer eso.

Además, las herramientas de colaboración nos permiten resolver problemas en tiempo real. Entonces, involucra a las personas que son expertos en lo que está sucediendo. Y pueden ayudar a que todos participen y ser creativos para resolver el problema.

También necesitamos saber … Me ayuda a tener a mi persona a quien acudir. Entonces, en mi proyecto para diferentes áreas, sé quiénes son mis expertos, a los que puedo acudir y eso me puede ayudar a evaluar. Les hago preguntas específicas.

Entonces, les preguntaré, "¿Cómo nos impactará esto?", Nuevamente, mirando los tableros. Pero quiero que mis expertos en la materia y mi gente de consulta me ayuden a evaluar en diferentes términos cómo afectará al proyecto.

Y también, quiero saber si este cambio está ocurriendo, ¿es necesario? Sabes, a veces, no es obligatorio. Y no hay nada realmente conduciendo o exigiendo ese cambio. Y si no, a veces podemos evitar el cambio.

Y luego, también queremos saber cómo podemos minimizar el riesgo. Entonces, sé por mí mismo, si sé que tengo un plan establecido para evaluar esos riesgos y establecer un plan para manejarlos, me convierto en un gerente más flexible.

Entonces, si necesita una herramienta que Puede ayudarlo a mantenerse flexible como administrador, luego regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.com.

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