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Cómo mejorar la adopción por parte de los usuarios de SharePoint para la gestión de proyectos


 Maqueta de Brightwork

Estoy encantado de trabajar con BrightWork para presentar este artículo de Micheál Clesham. Sigue leyendo para saber cómo obtener tu plantilla gratuita de administración de proyectos de SharePoint.

"Un buen artesano nunca culpa a sus herramientas"
como dice el viejo dicho. Sin embargo, supongo que la Capilla Sixtina no fue pintada con crayones o que se creó Venus de Milo.
con
cinceles de goma! A pesar de lo mejor
planificación e intenciones, las herramientas que utilizamos para realizar nuestra visión, muy a menudo
Dicta el éxito de nuestros esfuerzos.

Escoger la herramienta adecuada es una de las más grandes
Los desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos, especialmente en un proyecto nuevo o renovado. Con
una abundancia de diferentes herramientas y enfoques, es fácil sentirse abrumado.

Su herramienta de gestión de proyectos debe encontrar un equilibrio
Entre la consistencia y la flexibilidad para adaptarse a los proyectos.
con diferentes necesidades. También debe atender a los miembros del equipo que trabajan mejor bajo diferentes
condiciones Algunos necesitan una estrecha vigilancia, mientras que otros prefieren la autodirección. Tu
La herramienta debe ser fácil, intuitiva e implementada en su proceso en un tiempo tan corto
tiempo como sea posible.

Microsoft SharePoint puede enfrentar estos desafíos y es el preferido
Plataforma para muchos equipos de gestión de proyectos. También es una herramienta que probablemente
Ya tienes acceso en tu organización.

En este artículo, vamos a discutir por qué debería usar SharePoint para la administración de proyectos y cómo puede comenzar usando la plantilla de administración de proyectos de BrightWork. Finalmente, le mostraremos cómo fomentar la adopción por parte de los usuarios con un plan detallado de 3 pasos.

¿Cómo aprovechar SharePoint para la gestión de proyectos?

Es demasiado fácil para los administradores de proyectos sentirse tentados por herramientas únicas como Word o
Excel para la gestión de proyectos y, al hacerlo, pierden las características de colaboración de SharePoint.

SharePoint tiene una serie de características que facilitan la colaboración en un entorno seguro que incluye:

  • Administración y uso compartido de documentos
  • Portales de intranet
  • Noticias
  • Wikis y foros
  • Gestión de conocimientos.

El problema es que SharePoint no parece una herramienta de administración de proyectos lista para usar. Crear un sitio de proyecto desde cero en SharePoint requiere tiempo y un poco de ayuda de un administrador de SharePoint. Las plantillas de gestión de proyectos superan estos desafíos y también pueden proporcionarle el enfoque que necesita para convertir y fomentar la adopción por parte del usuario.

La plantilla gratuita de BrightWork es una herramienta sencilla e intuitiva que funciona en SharePoint 2010/2013/2016/2019. El uso de la plantilla en SharePoint permite a los gerentes de proyecto aplicar un enfoque estándar al tiempo que permite que los equipos colaboren fácilmente. Al reunir todos los datos del proyecto en un solo lugar, mejora la visibilidad del esfuerzo general.

La plantilla gratuita se envía con un sitio de proyecto planificado previamente, informes y mosaicos métricos. La plantilla gratuita está modelada para permitirle seguir un enfoque simple de 5 pasos para la gestión de proyectos:

1. Iniciar el Proyecto

2. Planifique y configure el proyecto

3. Trabaja el proyecto

4. Seguimiento y replanificación del proyecto

5. Cierre el proyecto

El uso de la plantilla significa que no se desperdicia
en cualquier momento construyendo un sitio de proyecto en SharePoint o tratando de encontrar a alguien para hacer
para ti. Todo lo que necesitas hacer es descargar e instalar la plantilla,
e implementar un sitio de proyecto preconfigurado –
Todo en menos de cinco minutos, sin necesidad de codificación.

La plantilla usa características de SharePoint, como listas y elementos web para proporcionar un sitio de administración de proyectos completamente funcional.

Las vistas de la hoja de datos de SharePoint, como una hoja de cálculo de Excel, consisten en encabezados,
las filas y las columnas (pero con flexibilidad adicional) están moldeadas para enfrentar desafíos comunes de administración de proyectos, tales como:

Tareas : agregue tareas y subtareas fácilmente para crear la línea de tiempo del proyecto y estandarizar
Su enfoque en todos los miembros del equipo.

Documento Administración: Se utiliza para crear un repositorio único para todos los documentos del proyecto. Los usuarios pueden
cargue, descargue, elimine y cambie el nombre de los documentos para garantizar que su equipo actúa como uno y
nada cae por las grietas.

Problemas : se utiliza para rastrear y administrar problemas.

Poniendo
Planes en práctica

¿Desea utilizar SharePoint para administrar sus proyectos?
¡Genial! ¿Qué sigue?

Iniciar un cambio en las estructuras de gestión de proyectos puede ser una tarea desalentadora y un proyecto en sí mismo. El cambio está en el corazón de la gestión de proyectos y, sin embargo, es
algo se encuentra con resistencia. Los miembros del equipo se preocupan por la seguridad de su trabajo o temen.
que no podrán adaptarse y aprender a nuevos procesos.

Para implementar el cambio con éxito, debe tener en cuenta los siguientes elementos:

  • Defender claramente el cambio
  • Análisis y participación de las partes interesadas
  • Liderazgo sólido, tanto del gerente del proyecto como del liderazgo sénior
  • Capacitación relevante y mejora de habilidades
  • Trabajar con 'modelos a seguir' o los primeros en adoptar el cambio para ayudar a ganar más apoyo.

Si cree que está listo para comenzar a usar SharePoint y el enfoque de 5 pasos
¡Esbozado arriba, entonces no hay mejor plan de acción que simplemente sumergirse directamente! La práctica es crucial para proyectar
Gestión e incluso mejor cuando se combina con un plan y la intención.

Para obtener un compromiso interno, necesita un plan de administración de cambios. Sobre la base del concepto de "práctica", el siguiente es un marco de tres pasos para ayudarlo a adoptar SharePoint para la gestión de proyectos.

1. Propósito

Primero necesita construir una visión clara de por qué quiere moverse hacia SharePoint para la gestión de proyectos. Es importante Crear un caso de cambio explicando las razones y los beneficios de cómo ayudará la plantilla gratuita de SharePoint.

Es importante que este proceso involucre a todo el equipo y sea
Colaborativo e inclusivo. Al conectar a los individuos con el "Por qué"
Detrás del cambio, inspiras cambios de comportamiento. Reúna los aportes de su equipo e identifique lo que los interesados ​​deben ser
comprometido.

Finalmente, Cuenta la historia de a dónde quieres ir. Al reunir todas las entradas y compartir su visión, puede efectivamente:

  • Resumir los beneficios de SharePoint para la gestión de proyectos
  • Presente la Plantilla gratuita de BrightWork como punto de partida
  • Establezca un plan para el cambio [19659013] Actualice su plan a medida que avanza.

2. Preparación

Descargue e instale la plantilla gratuita de BrightWork en su entorno de SharePoint para que pueda configurar un sitio de proyecto . Cada miembro del equipo debe
tener un
sitio
Colección para utilizar la plantilla en su propio entorno.

Luego, puedes ejecutar una serie de sesiones de entrenamiento con el equipo basadas en los cinco pasos
de gestión colaborativa (mencionado anteriormente). Intente dedicar una sesión de una hora a cada paso y comparta notas para ayudar a todos
preparar.

Armado con esta nueva información, puede colaborar planificando un proyecto simulado y trabajar a través de cada uno
Fase para generar un plan. Este ejercicio le permite resolver cualquier problema o
Reservaciones sobre tu nuevo enfoque.

3. Practica

El hacedor solo aprende.

Friedrich Wilhelm Nietzsche, Filósofo (1844-1900)

Atascarse y usar el método de BrightWork Free Template es tu próximo paso.
Y el paso más valioso. Mantener reuniones regulares con su equipo y llevar a cabo
Un post-mortem para reflexionar sobre tus aprendizajes. Basado en tus aprendizajes, documento
todas las "Lecciones aprendidas" y revise su enfoque para el próximo proyecto.

Implementando el cambio que se pega

No es el paso para cambiar las estructuras de gestión de proyectos existentes
Un paso que debe tomarse a la ligera pero que puede producir una tremenda recompensa. Como discutimos,
no es tan simple como presentar una nueva herramienta, completar algunas tareas asignadas y
esperando que los miembros del equipo adopten la solución final. Uno debe gestionar el lado de la gente del cambio a
compra segura

La belleza de SharePoint y de hecho la Plantilla gratuita de BrightWork es que no es restrictiva y puede adaptarse y adaptarse a lo que ya está funcionando para usted. Más de 40,000 gerentes de proyectos lo han probado y probado, y no dictará su enfoque, sino que simplemente lo iniciará con el pie derecho.

Descargue la plantilla gratuita de gestión de proyectos hoy en Brightwork.com

Acerca del autor: Micheál Clesham es un ejecutivo de marketing de BrightWork.



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