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Cómo mejorar la resolución de problemas con las lecciones aprendidas • Guía de la niña para la gestión de proyectos


Entonces tienes un problema. Es sobre el tema
Iniciar sesión. Ha reunido a los expertos clave en la materia que pueden ayudar a obtener
proyecto sobre este obstáculo.

¿Pero cómo se te ocurre la respuesta?

A veces, la respuesta a un problema es
mirándote a la cara. Solo hay una solución sensata para arreglar un
problema. Estás seguro de que usar ese enfoque te llevará a donde
necesitan ser. Y el proyecto puede continuar.

Sin embargo, ese no es siempre el caso.

He estado involucrado en muchos proyectos donde
problemas aparentemente simples resultaron ser vastas cavernas de problemas nudosos, y
desenganchar uno condujo a algo más de desenredar. Este es particularmente el caso
con procesos o proyectos complejos con muchas partes móviles y muchos
partes interesadas En esas situaciones, es difícil para el experto en el "problema"
área para ver exactamente cuál podría ser el impacto de su solución en otra
departamentos o procesos posteriores. A menos que tengan un conocimiento de trabajo perfecto
de todo el negocio, lo que en mi experiencia es raro.

Entonces, ¿cómo superar estos obstáculos?

Opción
1:
Trabaja con un analista de negocios calificado para ayudarte
profundizar en los procesos operativos y descubrir una solución que funcione todo
longitud y amplitud del problema.

Opción
2:
Resuelve los problemas lo mejor que puedas, llamando
expertos en la materia según sea necesario y verificaciones y pruebas antes de tomar cualquier
acción.

Desafortunadamente, en muchas empresas, el BA
tristemente falta un conjunto de habilidades. Los BA experimentados son difíciles de encontrar y muy
valioso (así que si tienes la oportunidad de tener uno en tu equipo, ¡tómalo!).
Entonces te queda la alternativa de facilitar la resolución de problemas
usted mismo, como gerente del proyecto.

Lecciones aprendidas: su arma secreta para resolver problemas

En este artículo le voy a mostrar cómo
para expandir su kit de herramientas de resolución de problemas utilizando su registro de lecciones aprendidas para
descubrir posibles soluciones. Sumérjase.

Repase el registro de lecciones aprendidas

Cuando identifique un problema por primera vez, rápidamente
escanee el registro de lecciones aprendidas o las minutas de las reuniones de lecciones aprendidas ( obtener
una plantilla gratuita para los minutos de lecciones aprendidas aquí
) y vea si ha venido
a través de este problema antes. Mientras revisa la documentación del proyecto, puede
también revise los registros de riesgos y problemas, en caso de que algo similar tenga
surgió en el pasado.

Busque información relevante

Si encuentra algo relevante, vea qué
puedes sacar de eso. Su problema actual podría ser causado por:

  • Una lección que se descubrió
    anteriormente en el proyecto o en un proyecto diferente, pero el proceso subyacente
    nunca se actualizó con la mejora sugerida
  • Un proceso que se cambió como
    el resultado de una lección aprendida, y su problema actual es el resultado de eso
    cambio mal pensado
  • Algo que pensaste que el equipo
    ya había aprendido y mejorado, pero todavía está sucediendo

O, por supuesto, cualquier otra cosa. Los problemas tienen
raíces profundas!

Usa lo que está allí

Si el registro de tus lecciones aprendidas te da un
pepita de información que puede usar para solucionar este problema, luego continúe y
discuta lo que ha encontrado con el equipo.

Creo que a menudo esto resuelve el problema
inmediatamente. No puedo hablar por todas las empresas, obviamente, pero sí hablo y
asesorar a muchos gerentes de proyecto y hay hilos comunes en muchos equipos:
Una de ellas es que no somos buenos en la gestión del conocimiento organizacional. los
cuanto mejor accedamos y usemos lo que sabemos, más fácil será
resolver problemas en el futuro.

Utilice también otras fuentes de información

Seamos realistas: sus lecciones aprendidas
la base de datos no va a resolver mágicamente todos sus problemas. Vendrás
a través de problemas nuevos y únicos específicos de la etapa del proyecto en el que se encuentra.
Habrá situaciones en las que puede derivar algo útil de las lecciones
registro aprendido, pero que no resuelve el problema y las situaciones donde
no hay nada útil allí en absoluto.

En esos casos, debe pasar a
otras técnicas de resolución de problemas para resolver completamente el problema que está teniendo.

Capturando las lecciones aprendidas

Esta técnica de usar las lecciones aprendidas para
Las ideas para resolver problemas son geniales. Pero hay una trampa. Solo funciona si tu
¡tenga un registro de lecciones aprendidas para consultar! Veamos brevemente cómo comenzar
capturar las lecciones aprendidas para que tenga un archivo de ideas ricas para volver
y cuando busca mejorar los procesos o aprender de los problemas.

Sabe cómo realizar una sesión de lluvia de ideas para ayudar con la resolución de problemas; la lluvia de ideas para las lecciones aprendidas es exactamente el mismo proceso.

La mayoría de las lecciones aprendidas capturan, en mi
experiencia, realizada después de un trabajo. Puede hacer esto como parte de una retrospectiva,
o en una metodología de proyecto más lineal, al final de la etapa o proyecto.

Crear una agenda
para las lecciones aprendidas discusiones
. Me parece que ayuda a mantener la conversación
rastrear y enfocarse en las lecciones, y ayuda a eliminar cualquier culpa porque la agenda
hace que la reunión se sienta más formal y estructurada. Estructurando su reunión
te ayudará a obtener algo útil.

Habla sobre lo que funcionó, lo que no funcionó
bien y lo que has aprendido de eso como individuos y como equipo. Documento
las lecciones.

Más allá de las lecciones aprendidas

Documentar las lecciones aprendidas es una
– ahora los tiene en su registro para que pueda consultarlo nuevamente si
necesario. Sin embargo, en realidad no ha resuelto nada ni ha evitado problemas
de suceder en el futuro. Las lecciones capturadas no son lo mismo que las lecciones
aprendido!

Si realmente quieres beneficiarte de lo que
que ha cubierto en la sesión de lecciones aprendidas, tome medidas como resultado de
lo que descubriste

Usando las lecciones aprendidas de manera proactiva de esta manera
también lo ayudará a reducir problemas futuros porque está interrumpiendo y
mejorando las cosas a medida que avanza.

Una versión de este artículo apareció por primera vez en Project Bliss.

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 Mejore la resolución de problemas con las lecciones aprendidas

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