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Cómo monitorear el progreso diario como gerente de proyectos


A la gente le encanta monitorear todo, desde su peso hasta sus finanzas, por lo que es natural que los gerentes quieran monitorear el progreso diario en sus proyectos. Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo.

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En resumen: cómo monitorear el progreso diario como Gerente de proyecto

Jennifer dijo que está sorprendida de cuán molestos se sienten algunas personas cuando se les pregunta cómo está progresando su plan de proyecto. Todos siempre están monitoreando todo, así que ¿por qué no un proyecto?

¿Pero qué es el progreso, en realidad? Se está moviendo hacia un destino. Hay un comienzo, un medio y un final. En términos de proyecto, hay ayer, o el histórico. Ahí está hoy, que es el ahora en tiempo real. Luego está mañana, o el futuro, lo que llamamos proyecciones.

Cuando monitoreamos el progreso, lo que estamos haciendo es preguntarnos: “¿Dónde estamos ahora y dónde deberíamos estar?”. En otras palabras, ¿cuál es nuestro progreso real en comparación con ¿Los objetivos del proyecto que habíamos establecido en nuestros planes?

En cuanto a estos dos puntos, estamos tratando con algunas variaciones:

  • Tiempo, que se refiere al cronograma
  • Costo, que se refiere al presupuesto [19659010] Alcance, que se refiere a productos, productos y servicios
  • Recursos, que se refiere a las personas, herramientas y materiales utilizados en el proyecto

Saber dónde se encuentra el proyecto en términos de estas métricas es clave para monitorear el progreso, y si

Cómo monitorear su proyecto diariamente

Jennifer sugirió este curso de acción de tres pasos:

  1. Establezca sus intervalos: Esto significa tener un tiempo cada uno Día en el que se repasan los informes. Elige un momento que funcione mejor para ti. La mañana puede ser la mejor, pero el mediodía o incluso la noche después de la jornada laboral podría funcionar. El único requisito previo es que los datos estén en tiempo real, por lo que son precisos y actuales.
  2. Recopile sus datos: Para alimentar sus informes, necesita datos. Los informes solo serán tan buenos como los datos que recopile. Afortunadamente, hay muchos métodos para obtener buenos datos, desde herramientas de software hasta medios más visuales, como mapas, monitores, tractores, básculas, etc. También puede realizar encuestas, encuestas o entrevistas. Aprende a usar los datos para ser un mejor administrador.
  3. Evalúa y ajusta: Tienes un tiempo y tienes datos, pero ¿qué haces con eso? Lo evalúas contra las variaciones y determinas dónde estás en el proyecto. Luego, ajusta, renegocia o vuelve a establecer una línea de base para llegar a donde quieres estar, si no estás allí.

Pro-Tip: Otra cosa que puedes usar como una métrica para monitorear el progreso diario de tu proyecto es crítica. camino. Esa es la ruta de mayor duración a través de un diagrama de red para averiguar cuál es el tiempo más corto para completar el proyecto. Puede ayudarlo a establecer prioridades, dónde enfocar sus esfuerzos y dónde puede reducir el calendario.

¡Gracias por verlo!

Transcripción

Hoy, estamos hablando sobre cómo monitorear el progreso diario como gerente de proyectos. Bueno, me parece interesante que a veces la gente casi se ofenda o se ponga a la defensiva si pregunta: “¿Dónde está usted en el proyecto?”

En verdad, en la vida, siempre estamos monitoreando todo. Supervisamos nuestro peso. Supervisamos nuestra dieta. Supervisamos nuestras finanzas. Hoy en día las personas pueden vigilar a sus hijos. Bueno, veamos por qué es tan importante monitorear tus proyectos.

Bueno, en primer lugar, cuando hablamos de progreso, estamos hablando de un avance hacia un destino. Y en un proyecto tenemos una fecha de inicio y una fecha de finalización. Así que queremos saber cuándo empezamos y cuándo nos detenemos.

Entonces, siempre hay personas que preguntan en el equipo, ustedes saben: “¿Estamos progresando? ¿Ya llegamos? "Y a veces a las personas les gusta tener una indicación:" Sí, estamos avanzando ". Entonces, eso es una buena noticia.

Entonces, cuando hablamos de progreso, estamos viendo diferentes intervalos de tiempo. A veces nos fijamos en lo que hicimos ayer? Así que estamos mirando el pasado.

A veces queremos saber, ¿qué estamos haciendo hoy? ¿Como ahora mismo? Y a veces, a veces nos preocupa el mañana, queremos saber sobre las proyecciones futuras.

Y cuando observamos esto, todo esto es algún tipo de información. Podría ser histórico, podría ser en tiempo real, o podría ser otra vez proyecciones.

Así que ahora veamos … una vez más, cuando estamos viendo el progreso, estamos mirando dónde estamos ahora y dónde deberíamos be?

Entonces, si miramos dónde estamos ahora, observamos el progreso real versus el progreso esperado, nuestras metas y muchas veces nuestras expectativas contractuales.

Entonces, cuando observamos la diferencia entre estos dos, estamos hablando de alguna forma de variación.

Y aquí están las cosas que queremos monitorear en un proyecto. Así que queremos mirar el tiempo. ¿Dónde estamos en relación con el horario? ¿Estamos adelantados a lo previsto? ¿Estamos atrasados?

También queremos analizar el costo, específicamente nuestro presupuesto. ¿Estamos cumpliendo con nuestro presupuesto? ¿Estamos superando nuestro presupuesto? Queremos saber sobre el dinero.

Entonces también queremos mirar el alcance porque el alcance comienza a ser los entregables que estamos produciendo, los productos o tal vez los servicios.

Y luego también queremos mirar a la gente , ¿tenemos suficientes personas? ¿Tenemos demasiadas personas? ¿Cómo necesitamos compensar?

Así que echemos un vistazo a cómo monitoreamos y específicamente queremos ver a diario. Entonces, en primer lugar, establece los intervalos de cuándo desea monitorear.

Por ejemplo, si está monitoreando a diario, es posible que desee ver informes específicos o proyecciones por la mañana, tal vez al mediodía o incluso por la noche. . E idealmente, en un proyecto que está viendo cosas en tiempo real.

Entonces, usted desea recopilar sus datos. Entonces, cuando hablamos de recopilar datos, queremos ver qué métodos estamos recolectando.

Entonces, lo mejor es que tiene todo tipo de software o herramientas de gestión de proyectos que podemos ver, lo que lo hace super simple. . Luego también podemos ver diferentes imágenes.

Hoy tenemos todo tipo de métodos interactivos como mapas interactivos, tal vez monitores interactivos o rastreadores o escalas. También podemos encuestar a las personas en el equipo. También podemos realizar encuestas y también podemos extraer diferentes informes.

Y una vez que recopilamos nuestros datos, ¿ahora qué hacemos con ellos? Podemos usar esos datos para evaluar, una vez más, dónde estamos. Y basándonos en la variación de donde estamos, podemos buscar un ajuste.

Una vez más, observando estamos adelantados a lo programado, estamos atrasados ​​en el programa y luego sabemos cómo ajustarnos para volver al buen camino. Y dependiendo de dónde estemos, es posible que tengamos que renegociar algo sobre el proyecto. Y si es así, también podemos volver a la línea de base.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarle con su progreso diario, regístrese ahora en nuestro software ProjectManager.com.

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