How To

Cómo organizar una reunión de lanzamiento brillante • Guía de la niña para la gestión de proyectos


¿Qué es una reunión inicial?

Una reunión inicial
es la primera reunión que tiene como equipo de proyecto.

En realidad, usted
podría tener una reunión de lanzamiento interna solo para los recursos de su equipo interno,
y luego otro con el cliente, cuando esté listo para compartir el proyecto
información con ellos (y si tienes un cliente). Si su proyecto es interno
y no está sirviendo a un cliente externo, solo necesitará uno.

El inicio
La reunión es una parte muy importante del proyecto. Es tu oportunidad de configurar el
tono para el trabajo por venir, para comenzar a construir una cultura de éxito, y – la mayoría
importante – para establecer objetivos comunes.

El propósito de una reunión inicial

Los objetivos de
una reunión inicial será para:

  • Establecer
    el tono de cómo quiere que se ejecute la reunión
  • De acuerdo
    reglas básicas para las formas de trabajo
  • Y
    lo más importante
  • Obtener
    todos a un entendimiento común de lo que el proyecto va a entregar –
    claridad sobre por qué estás haciendo todo el trabajo.

No es un cohete
ciencia. El punto de reunir a todos es para que todos tengan un
visión común de lo que sucederá a continuación y por qué. Estás construyendo un común
visión para el proyecto y crear claridad sobre el resultado final.

La gente debería
deje la reunión inicial sabiendo:

  • Qué
    van a estar trabajando (panorama general, al menos. No tendrás una lista
    de las tareas del proyecto en detalle en este punto)
  • ¿Por qué?
    el proyecto es importante para el negocio, y
  • el éxito se ve así: cómo sabrá cuándo entregó lo que dijo

Cuándo celebrar una reunión inicial

El inicio
reunirse es una de las primeras cosas que harás en un proyecto. Es parte del proyecto
iniciación y su oportunidad de poner el proyecto en la dirección correcta, en
de la manera correcta, desde el principio. Por lo tanto, debe sostenerlo lo antes posible.

A veces puede
será difícil reunir a las personas, pero es importante que sus recursos clave sean
capaz de asistir Puede reservar la reunión inicial tan pronto como sea el caso de negocios
está aprobado, incluso si tiene que programarlo para unas pocas semanas en el futuro.

En mi experiencia,
tan pronto como un patrocinador tenga su caso de negocios aprobado, quieren comenzar.
Te llamarán o irán a tu escritorio para preguntarte cuándo celebrar una reunión inicial.
¡Estarás bajo presión para programarlo para mañana!

Dale a la gente a
aviso de al menos 48 horas y preferiblemente una semana. Esto también te da tiempo para reunirte
con su patrocinador del proyecto y planifique cómo organizar la reunión.

Si está
incluidos los clientes externos en la reunión, querrá asegurarse de tener
Los contratos firmados. Esto no es trabajo de ventas. Es el primer paso de
comprometiendo tiempo y recursos para hacer el trabajo.

Asistentes a la reunión inicial

¿Quién debería venir?
¿a lo largo? Los asistentes a la reunión de lanzamiento deben incluir:

  • Usted,
    como gerente del proyecto (obviamente). Vas a presidir y facilitar la
    reunión
  • El
    Patrocinador de proyecto. Idealmente, harán una breve introducción al comienzo de la
    reunión, explicando su visión y el resultado final en el que todos están trabajando. Ellos
    puede optar por presidirlo, es decir, abrir y cerrar la reunión y que usted haga la mayor parte
    de facilitación en el medio. Realmente no importa cuál de ustedes tome el
    dirigir; hay ventajas en ambos sentidos.
  • Negocios
    analista, si tiene uno en el equipo
  • Core
    proveedores – por ejemplo, el gerente de proyecto del proveedor. Debería ser alguien
    trabajará con la entrega del proyecto, por lo que no el representante de ventas o su
    gerente de cuenta si no van a estar en manos
  • propietario del producto, si tiene uno
  • A
    representante del cliente: puede ser alguien del departamento o equipo que recibe el
    salida del proyecto, o un representante del grupo de usuarios
  • Cualquiera
    otros expertos en la materia o líderes de flujo de trabajo que tengan un interés personal en
    haciendo parte del trabajo o formando parte del trabajo.

Es mejor
tiene demasiadas personas en la reunión que no son suficientes, así que si tiene dudas
sobre si invitar a alguien, invitarlo y dejar que decida por sí mismo
sobre si vienen.

El proyecto inicia la reunión
invitación

Antes de que la gente venga
a la reunión, tienes que invitarlos.

Aquí hay un comienzo
invitación de ejemplo de correo electrónico de reunión:

Hola [name]

Estoy encantado de
hacerle saber que el proyecto para [name of project or description of
deliverable if they won’t recognise the name] ha sido aprobado. Estamos empezando
reunir al equipo para comenzar a trabajar en esta importante iniciativa.

Te invito
a nuestra reunión inicial del proyecto porque [their manager nominated them/they are
a subject matter expert/they are going to lead on something/it follows on from
your discussion earlier in the week… etc. Point out why they are getting this
mail]. Es una oportunidad para que todos comprendan completamente qué
estamos haciendo y por qué, y cuál será el resultado probable.

He adjuntado un
agenda para la sesión, y podrá ver la lista de asistentes en el
invitación de calendario.

Si tienes alguna
preguntas antes de la reunión, llámeme.

Espero
verte allí.

Saludos

[your name]

[your contact details
inc phone number]

Idealmente, usted
no debería estar enviando este correo electrónico de la nada. A la gente no le gusta que la pongan
adelante por cosas de las que nunca han oído hablar. Asegúrese de que los gerentes de línea tengan
en realidad informó a su personal acerca de si han sido "voluntarios" para trabajar
en el proyecto.

Mi preferencia es
llamar a las personas individualmente por adelantado para informarles sobre el proyecto y
Pide su ayuda. Luego, para cuando envíe la invitación, es
No es una sorpresa. Ya lo esperan, y están preparados para ello, y vendrán
a la reunión sintiéndose menos a la defensiva.

Su agenda de la reunión inicial

El punto de la
reunirse es hacer que todos estén en la misma página y trabajando juntos, para que su
la agenda debería reflejar eso. Deberías armarlo y enviarlo
avance, para que las personas sepan qué esperar cuando vengan a la reunión.

Aquí hay un resumen de la plantilla de agenda de la reunión que puede usar.

  1. Bienvenido
    e intros
  2. Proyecto
    objetivos
  3. Proyecto
    alcance
  4. Proyecto
    enfoque
  5. Proyecto
    roles de equipo
  6. Potencial
    barricadas
  7. Siguiente
    pasos.

Puedes usar esos
señala como una lista de verificación para la reunión. Tenga en cuenta que solo es una reunión inicial
agenda muestra – usted debe adaptar el
discusión para conocer su proyecto y equipo.

 Paquete de plantillas de reuniones

Veamos cada
de los puntos en la plantilla de la agenda con más detalle.

Bienvenida e introducciones

Debe hacer esto
parte, a menos que tu patrocinador lo desee. Asegúrate de que todos se presenten,
incluso si la mayoría de ustedes se conocen. Normalmente siempre hay alguien nuevo o
diferentes en el equipo, así que tómese el tiempo para presentarse. No
tiene que ser mucho, solo su nombre y departamento lo harán.

Bienvenidos a todos
al equipo del proyecto y explique qué cubrirá el resto de la reunión.
Discuta lo que quiere obtener de la reunión, lo que quiere que todos obtengan
fuera de la reunión.

Objetivos del proyecto

Entrega a
patrocinador del proyecto y pídales que discutan los objetivos, objetivos y
objetivos Deben establecer una visión clara del estado final y lo que quieren
para salir del trabajo.

Básicamente, ellos
están proporcionando el "por qué".

Esta parte de la
la reunión debería darle claridad sobre la pregunta de "cómo sabemos cuándo tenemos éxito".

Todos deberían
salga sabiendo cómo es el éxito (lo que va a tener
hecho / logrado / entregado / hecho posible) y cómo será juzgado por eso.

Alcance del proyecto

Esta sección de
la reunión inicial debe hablar sobre cuáles son los límites para el proyecto
alcance. Es posible que necesite algunos talleres específicos sobre el alcance más adelante en el proyecto.
Por ahora, esta es una discusión general sobre el alcance conocido. Ya lo tienes
como fue en el caso de negocios (o contrato, declaración de trabajo o simplemente a través de
una conversación con tu jefe).

Si hay
ya las expectativas se establecen alrededor de la línea de tiempo, luego inclúyalas en el
discusión también. ¡Cuánto tiempo tiene definitivamente formas cuánto puede hacer!

Enfoque del proyecto

El proyecto
enfoque es el "cómo".

Esta parte de la
reunión hablar sobre cómo va a trabajar en equipo para lograr el objetivo. usted
puede hablar de manera amplia o específica. Es posible que deba especificar la metodología o
herramientas que va a utilizar para administrar el trabajo. Es posible que deba explicar Agile
métodos para las personas si no han trabajado en entornos ágiles antes. contorno
cómo usted, como gerente de proyecto, ve el enfoque para hacer el trabajo.

Este es su programa,
para poder definir cómo se realiza el trabajo. Sin embargo, tu equipo también
decir algo Escuche los comentarios sobre cosas como la frecuencia de las reuniones, los métodos y
herramientas, para que salgas de la reunión con un enfoque que funcione para todos.

Durante esta parte
de la reunión también puede hablar sobre las reglas básicas y las expectativas del equipo.

Roles del equipo del proyecto

Hablar sobre el enfoque lleva muy bien a hablar sobre qué
la gente va a estar haciendo en el equipo. Espero que hayas estado escribiendo cosas en un
rotafolio o tiene algunas otras notas sobre los acuerdos realizados sobre el alcance y
enfoque.

Anótelos con nombres donde los conozca y donde las personas
están preparados para asumir la responsabilidad en esta etapa (que quizás no lo hagan, dado
que no
tener todos los detalles todavía.]

El objetivo es que todos terminen con una comprensión clara de
cómo contribuyen y cómo otros contribuyen a los resultados finales.

Utilice la información que recopila durante esta discusión para alimentar sus documentos de roles y responsabilidades. Puede decirles a todos que esto se acerca, para que tengan una oportunidad más de revisar su contribución y la de sus colegas.

Posibles obstáculos

A continuación, hablen sobre lo que podría causar el fracaso del proyecto. Qué puede
¿Ven que eso podría estar en el horizonte que provocaría problemas?

Lluvia de ideas y dejar salir todas las preocupaciones y desafíos. Esta
es todo un buen material para su registro de riesgos y problemas.

Próximos pasos

Cada reunión debe finalizar con una revisión y los próximos pasos.

Puede resumir (o el patrocinador de su proyecto puede) lo que se discutió. revisión
cualquier acción y decisión tomada en la reunión y asegurarse de que tengan propietarios.

Establezca los siguientes pasos claros que podrían incluir:

¿Cuándo se reunirá nuevamente?

¿Todos tienen lo que necesitan para poder completar su
acciones, o si no, ¿entienden cómo obtener lo que necesitan?

¿Cuánto tiempo debe comenzar una patada?
reunión se?

Eso es complicado
¡pregunta! Mientras sea necesario para que todos terminen.

En su libro,
Creación dirigida por proyectos, Jo Bos, Ernst Harting y Marlet Hesselink recomiendan un
día para comenzar. Si vas a comenzar un trabajo serio,
es una buena idea. Pero si solo te estás preparando para hacer un trabajo, y
asegurando que todos comiencen desde el mismo nivel de comprensión, entonces yo
cree que podría manejar con solo 2 horas.

Si su proyecto es
simple, la gente ya se conoce y ya tienes una buena idea
acerca de cómo hacer el trabajo, entonces podría lograrlo con una reunión más corta de 45
minutos o una hora.

Qué hacer después de la patada
fuera de la reunión

Hay una pareja
de cosas que hacer después de una reunión inicial.

Envíe las actas

Sea un buen ejemplo
sobre cómo desea que se ejecute el proyecto documentando la reunión y escribiendo
minutos. No tienen que ser súper formales si ese no es el ambiente que eres
yendo por el equipo. Pero deberías tener algo escrito para grabar
acciones y decisiones.

Esto también
asegúrese de que las personas que no asistieron tengan los registros, especialmente importante si
hay elementos de acción para ellos y no estaban allí.

No debe asignar elementos de acción a las personas que no están en la reunión (aunque sé que sucede). En su lugar, asigne una acción para que alguien le diga la acción a la persona que no estaba allí.

Seguimiento de las acciones

Dé a las personas un poco de tiempo para completar sus acciones, y luego
comenzar a seguir. Puede confirmar que se han realizado acciones en su próximo
reunión del equipo, aunque ese gran grupo que llegó al inicio podría no todos
volver a reunirse regularmente. Asegúrate de hacer un seguimiento con las personas que no están habitualmente
asistir a las reuniones de su proyecto.

Finalmente, asegúrese de hacer sus propias acciones. Reserve el seguimiento
reuniones Comience a trabajar en documentar roles y responsabilidades, su proyecto
documento de iniciación y plan.

Eres
en el camino correcto ahora, así que mantén el impulso y mantén el rumbo para
¡entregue un resultado fantástico!

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