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Cómo planear un evento


Si está planeando un gran evento como una conferencia, Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo planear, estructurar y diseñar con éxito.

Aquí hay una foto de la pizarra blanca para su referencia.

En revisión: cómo planificar un evento:

Jennifer habló a un alto nivel sobre la planificación de eventos. Señaló que todos tienen experiencia en planificar un evento, ya sea en casa, en el trabajo o en su comunidad. Sin embargo, para este tutorial, se centró en grandes eventos.

Una conferencia es un tipo común de evento grande, por lo que Jennifer eligió una conferencia TEDx en la que participó para ilustrar cómo planear un evento. Utilizó este escenario de ejemplo para explicar la estructura y los desafíos de planificar un gran evento, junto con los beneficios de planificar un evento con el software.

Elementos clave a tener en cuenta al planear un evento

Lo primero a considerar al planear evento es la fecha. Ese es un ancla que no puede cambiar. También querrá estimar la cantidad de personas que se espera que hablen y asistan. Estos serán dos elementos críticos que ayudarán a informar los otros aspectos de la planificación de su evento.

Jennifer desglosó los otros componentes para configurar un evento. Se resumen a continuación:

  • Evento: En primer lugar, debe tener un evento de algún tipo para planificar, por supuesto. Ese evento va a requerir una serie de responsabilidades, que giran en torno a sus operaciones, deberes legales y contables.
  • Lugar de celebración: El evento tiene que llevarse a cabo en algún lugar, y eso involucra logística, alimentos y bebidas, así como la decoración.
  • Marketing: Una vez que tiene un lugar seleccionado, debe comenzar a atraer personas a través de un programa de marketing que puede incluir un sitio web, campaña social, correo electrónico e imprimir.
  • Publicidad: Mano a guisa de marketing es la publicidad. Eso puede incluir anuncios de radio, televisión, periódicos y revistas.
  • Voluntarios: Un gran evento necesita un gran equipo de personas para que funcione y funcione sin problemas. Eso significa voluntarios, lo que significa escribir contratos, definir sus roles, organizar reuniones y determinar horarios.
  • Ponentes: Debe tener algún orador principal o un grupo de oradores para atraer a una audiencia. Esto implicará contratos, comisarios para seleccionar el talento, un programa, biografías y ensayos.
  • Patrocinadores: Todo esto cuesta dinero, y la sangre vital de un gran evento es suministrada por sus patrocinadores. Esto implicará nuevamente contratos, mercadotecnia y logística.
  • Producción: La producción implicará la creación de contratos a medida que trabaje en la creación de una grabación audiovisual de los procedimientos, así como una transmisión de sonido y video durante el proceso. evento.
  • Etapa: El evento tiene lugar en un sitio específico y en ese sitio es una etapa en la que se presentará el evento apropiado. Normalmente incorporará un proyector, pantalla, micrófonos, conexión a Internet, baterías, cables y más.
  • Asistentes: ¡No se olvide de las personas que asistirán al evento! Necesitará comunicaciones para informarles de la información del evento, procesos de pago para cobrar tarifas, correos electrónicos para mantenerse en contacto, direcciones, insignias y puntos de acceso.

Desafortunadamente, siempre habrá variables fuera de su control, como el clima, retrasos en la entrega, dificultades técnicas y otras posibles confusiones. Como se indicó anteriormente, no puede cambiar la fecha de su evento, por lo que querrá estar lo más preparado posible para cualquier riesgo o problema que pueda surgir el día del evento.

Pro- Consejo: Eso es mucho para coordinar y planificar, y esta es la razón por la cual Jennifer señaló la necesidad de software. Proporciona un portal común, donde puede realizar un seguimiento de los costos y las tareas con alertas automáticas. También ofrece una plataforma de comunicación y colaboración que reduce la necesidad de correos electrónicos innecesarios. El software recopila todos sus archivos en un solo lugar y simplifica los informes del equipo agregando eficiencias y reduciendo el estrés.

Transcripción:

Hoy estamos hablando de cómo planificar un evento. Bueno, la mayoría de nosotros de alguna manera se involucra en la planificación de un evento, ya sea en casa, en el trabajo o en la comunidad.

Pero hoy, quiero centrarme en eventos más grandes. Entonces piensa en conferencias. Así que el ejemplo que voy a compartir hoy es uno de los más divertidos en los que participé, una conferencia TEDx.

Así que quiero hablar sobre la estructura y el diseño. Quiero hablar sobre algunos desafíos que puede encontrar comunes en los eventos, algunas cosas que hicimos para resolverlos y cómo el software realmente nos ayudó.

Primero que nada, al diseñar un evento, hay múltiples componentes de eventos. Así que solo voy a llevar esto a un alto nivel. Entonces a un alto nivel, tenemos el evento. Entonces, se trata de hablar de lo que se trata el programa, de todo tipo de operaciones, legales y contables.

Luego hablamos sobre el lugar. Así que tenemos que planificar todo lo relacionado con la ubicación, la logística de esa ubicación, los alimentos, las bebidas y las decoraciones allí.

Luego hablamos de marketing. Entonces tenemos un sitio web y tenemos redes sociales, marketing por correo electrónico, cualquier tipo de impresión. Y luego también tenemos publicidad. Aprovechamos la radio, la televisión, los periódicos y las revistas.

Y luego tuvimos que planificar a los voluntarios, lo que también fue mucho trabajo. Así que teníamos contratos y teníamos que establecer los roles y responsabilidades, y tuvimos que planificar nuestras reuniones y programar el trabajo y cualquier tipo de información de contacto.

Luego tuvimos los oradores para el evento TEDx. Así que tuvimos que llegar a los contratos para eso. Tuvimos que ir a través de la curaduría y buscar a los ponentes y examinarlos y trabajar con ellos para diseñar su programa, obtener su biografía y tener un recorrido de práctica.

Luego tuvimos los patrocinadores. Así que, de nuevo, teníamos contratos con ellos, cualquier tipo de material publicitario que nos necesitaban y necesitábamos de ellos, cualquier tipo de material que necesitaran, planificando la logística para que llegaran e instalaran.

Luego tuvimos producción. De nuevo, más contratos. Y pensando y planificando el audio y el video, y había múltiples componentes de estos.

Luego tuvimos que preparar el escenario. Entonces en el TEDx, sabes que el escenario es muy importante y hay todo tipo de requisitos para ellos. Así que tuvimos que configurar el escenario de acuerdo con los requisitos y sus proyectores y pantallas y micrófonos e Internet, todo tipo de baterías y copias de seguridad, y todo tipo de cables.

Y luego estaban los asistentes. Para comunicarse con los asistentes, recibir sus pagos, enviarles correos electrónicos, darles instrucciones, insignias y cualquier tipo de acceso.

Así que había más que esto, pero esto es solo un alcance de alto nivel. Entonces puede ver que se vuelve complejo con el evento. Todas las diferentes personas involucradas, los voluntarios, oradores, patrocinadores, asistentes, partes interesadas y proveedores, pueden imaginar lo complejo que es eso.

Así que con eso, nos encontramos con varios desafíos como que la fecha del evento no cambia. Entonces, si algo sucede o se descarrila o falla, esa fecha no puede cambiar. Y en la mayoría de los eventos, si estás haciendo una conferencia, esa fecha realmente no puede cambiar. Eso también trae un nivel de estrés.

Y solo el gran número de personas con las que estás lidiando. Incluso si se trata de un evento más pequeño, todavía hay desafíos debido a la cantidad de personas. Y luego hay variables que están fuera de tu control. Así que piense en el clima, los diferentes tipos de inclemencias climáticas, ya sea que nieva o llueva o cualquier cosa que pueda afectar ese evento.

Y luego puede haber entrega de diferentes equipos o la comida o la bebida. Si eso no aparece a tiempo, entonces hay un gran problema. Tienes que pensar en todo tipo de planes. Y luego ordenar confusiones. Así que piense en ordenar diferentes materiales de mercadotecnia u ordenar la comida o cosas diferentes y se muestra mal.

Y luego hay todo tipo de comunicación. Ver, una vez más, pensar en comunicarme con todos los diferentes tipos de personas, es solo un montón de desafíos.

Lo que hicimos fue establecer una estructura y una base, un flujo de proceso, y luego también implementamos el software de gestión de proyectos. que fue de gran ayuda porque los beneficios de eso es que ayuda a proporcionar un portal común para todos los involucrados.

Llegan allí para obtener actualizaciones en tiempo real sobre lo que está sucediendo. También permite el seguimiento de la tarea y el costo. Luego puede configurar alertas cuando tal vez se completen tareas o cuando lleguen tarde, y luego cuando se deben pagar ciertas cosas o si llegan tarde.

Por lo tanto, es muy valioso tener comunicaciones y colaboraciones. Entonces, no hay nada peor que tener que revisar tantos correos electrónicos para buscar información. Entonces, si alguien le envió algo, un archivo o algo por el estilo por correo electrónico, simplemente ayuda a colaborar y comunicarse a través de este portal común.

Luego también proporciona un repositorio central para sus archivos. Podría ser documentos de marketing. Podría ser contratos. Podrían ser facturas. Entonces están bien allí.

Y luego también permite informes del equipo. Entonces, ya sean sus voluntarios o algunos de sus socios proveedores, entonces les permite a las personas informar en tiempo real. Eso también solo permite la eficiencia para todo el evento y para todos los involucrados, y en gran medida, reduce el estrés.

Como puede ver con la estructura, cómo esta herramienta de administración de proyectos puede ayudar.

Y si necesita una herramienta que puede ayudarlo a planificar su evento, luego regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.com.

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