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Cómo prepararse para unas vacaciones para que nada salga mal


¿Te resistes a tomar vacaciones porque tienes miedo de que algo salga mal en tu ausencia? Necesitas un descanso sin estrés, y Jennifer Bridges, PMP, te muestra cómo prepararte para unas vacaciones, así que trabaja

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En resumen: cómo prepararse para las vacaciones, así que nada se va Incorrecto

Jennifer dijo que conoce a muchas personas que se quejan de que no pueden irse de vacaciones. ¿Por qué?

Algunos dicen que no tienen tiempo para completar tareas o concluir proyectos antes de irse. Otros dicen que no tienen tiempo para pasar las tareas a otra persona para que las cuide mientras están fuera. Luego están los que dicen que no tienen tiempo para ponerse al día con el trabajo atrasado que perdieron mientras estaban fuera. Eso es un montón de cosas negativas, pero en realidad son solo excusas que son respuestas al estrés, la frustración o el miedo.

No cedas ante esa energía negativa. Jennifer tiene siete maneras de poner en orden su trabajo para que pueda tomarse un descanso. Después de todo, esa es una de las razones por las que ha estado trabajando tan duro, ¿verdad?

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Cómo obtener su trabajo en orden para una extensión Período

  1. Nombre a alguien para que actúe como su copia de seguridad. Necesita una persona que pueda manejar las preguntas sobre su trabajo mientras no esté disponible para responderlas. Deben ser personas cercanas al trabajo que estás haciendo y que tengan las habilidades para mantener su proceso mientras estás fuera.
  2. Una vez que hayas conseguido que alguien te respalde, debes prepararlos para ello. lo que necesitan hacer y lo que podrían tener que hacer en su ausencia. Por ejemplo, actualícelos en los proyectos y tareas en los que está trabajando. Asegúrate de que tengan acceso a las herramientas del proyecto y la información que necesitarán mientras estés fuera, incluida una lista de contactos y cómo contactarte en caso de emergencia.
  3. Notifica a todos con quienes te relacionas que habrá una copia de seguridad Persona en el lugar que se pondrá en contacto con ellos y con quién pueden contactar si hay algún problema o pregunta. Dales la información esencial, por ejemplo, cuándo te irás y regresarás a la oficina, cuánto tiempo estarás fuera y el nombre de la persona de respaldo a quien contactar cuando estés fuera. Esta es una parte clave de la buena administración del correo electrónico antes de tomar esas vacaciones.
  4. Cierre las tareas abiertas que vencen o, si eso no es posible, negocie una nueva fecha de vencimiento. También puede asignar la tarea a otra persona, para que se complete dentro del calendario. No desea bloquear el progreso, pero eso tampoco significa que deba correr el riesgo de agotarse al no tomar un descanso para recargar sus baterías.
  5. Organice y archive su documentación, para que puedan encontrarla los responsables. para supervisar tu trabajo en tu ausencia. Coloque el trabajo en carpetas de archivos a las que puedan acceder otros miembros del equipo y hágales saber dónde está en su computadora. O puede almacenar los archivos en línea con una aplicación de almacenamiento en la nube compartida o un software de gestión de proyectos. Solo recuerde que debe otorgar privilegios de acceso a todas las personas que puedan necesitar consultar el trabajo.
  6. Pida que se paguen todas las facturas o facturas pendientes, o al menos envíe las facturas, para que puedan iniciar el proceso de cobro mientras usted está fuera. Lo último que desea es volver a un escritorio lleno de facturas vencidas o facturas que no se han pagado y, por lo tanto, causar estragos en su presupuesto.
  7. Finalmente, establezca expectativas con sus compañeros de trabajo y clientes. Hágales saber que está fuera de la oficina, pero tal vez esté disponible por teléfono o correo electrónico para responder preguntas o inquietudes. Si puede comunicarse con usted, avise a la gente cuándo, de modo que tenga un cierto tiempo de vacaciones cuando sepa que la oficina podría intentar contactarlo.

Pro-Tip: Las herramientas correctas hacen que las vacaciones sean menos estresantes. Por ejemplo, con una herramienta de calendario, puede hacer que todos sepan los detalles de sus vacaciones. Además, si usted es un gerente, es una excelente manera de organizar las vacaciones y el tiempo de vacaciones de su equipo.

Continúe: Cuando regrese de esas vacaciones, seguramente habrá un montón de trabajo. Aprenda cómo ponerse al día rápidamente en el trabajo después de unas vacaciones.

¡Gracias por vernos!

Transacción

Hoy, estamos hablando de cómo prepararnos para las vacaciones, así que nada va mal. Bueno, para las personas con las que hablo que sienten que no pueden irse de vacaciones, aquí hay algunas razones por las cuales.

Número uno, sienten que no hay tiempo para completar tareas o terminar proyectos antes de irse. [19659006] La segunda razón es que sienten que no hay tiempo para hacer la transición de las tareas que otra persona debe manejar mientras se van.

Y la tercera es que sienten que no hay tiempo para ponerse al día con el trabajo atrasado cuando regresan.

Así que aquí hay algunos consejos para poder preparar su trabajo y ponerlo en orden durante un período prolongado.

Número uno, nombre su copia de seguridad. Algunas personas sienten que no pueden nombrar una copia de seguridad, pero en la mayoría de los entornos, las personas están trabajando con alguien que está familiarizado con su trabajo, tienen la relación y la experiencia que pueden manejar las cosas en nombre de alguien. Así que nombra la copia de seguridad de a quién llamar mientras estás fuera.

Número dos, prepara tu copia de seguridad. Entonces, quienquiera que nombre como su copia de seguridad, prepárelos, configúrelos para que tengan éxito mientras usted no está Y algunas de las cosas podrían ser similares, hágales saber el estado de los proyectos en los que está trabajando o las tareas en las que está trabajando que aún están pendientes.

También, déles acceso a la información. Si tiene ciertos inicios de sesión o contraseñas para cosas que necesitan o información específica para completar esta tarea, hágales saber qué es eso.

También, proporcióneles la lista de sus contactos. Tal vez déles a personas importantes en sus proyectos o personas de las que usted es responsable y cómo comunicarse con ellos.

Y hágales saber cómo comunicarse con usted, cómo cuándo llegar a usted, ¿hay un cierto número, ciertas épocas de el día, para que puedan contactarlo si algo sale mal.

También, número tres, notifique a su equipo y a las partes interesadas. Hazles saber que te vas a ir. Hágales saber cuándo se irá y cuándo regresará. Hágales saber cuánto tiempo estará fuera y a quién contactar como su copia de seguridad mientras está ausente.

Número cuatro, cierre las tareas abiertas que deben realizarse. Hay algunas alternativas que puede tener para eso si no puede completarlas antes de irse, negociar una nueva fecha de vencimiento o asignársela a otra persona para que la complete mientras usted no está.

Número cinco, organizar y archiva cosas para que puedan ser encontradas. Algunas personas hoy en día todavía usan carpetas de archivos literales o almacenamiento en línea.

Número seis, pagan o envían las facturas o facturas que vencen o se envían durante ese tiempo.

Y número siete, establecen expectativas en las llamadas, correos electrónicos , cuestiones. Si está fuera y está dispuesto a recibir llamadas, revisar sus correos electrónicos o manejar ciertos problemas mientras está fuera, establezca las expectativas. Hágales saber cuándo está disponible, cuándo no, y la mejor manera de comunicarse con usted.

Por lo tanto, estos son solo algunos consejos que pueden ayudarlo a prepararse para cuando se vaya de vacaciones. Y si necesita información adicional o recursos que puedan ayudarlo a asegurarse de que nada salga mal, entonces regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.com.

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