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Cómo presentar a los ejecutivos de proyectos • Guía para la gestión de proyectos para niñas


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Hoy, le entrego el blog a Leigh Divisar. En esta pieza, Leigh habla sobre cómo adaptar sus presentaciones para ejecutivos de nivel C-suite.

A medida que crezca en su carrera de gestión de proyectos, se le pedirá que haga varias presentaciones. Sin embargo, no todas las presentaciones son iguales. Las presentaciones a los ejecutivos pueden ser muy diferentes a la presentación de la información del proyecto a sus compañeros.

 Leigh Epsy

Leigh Epsy

El nivel de formalidad puede variar dependiendo de su organización, pero generalmente el enfoque y las necesidades de los miembros de la C el nivel de suite es el mismo, y son muy diferentes a los del nivel de administrador o contribuidor individual.

¿Qué significa C-suite?

Por C-suite estamos hablando de personas que tienen títulos de trabajo que comienzan con ' C 'como CEO, Director de Operaciones, CFO o similar. Las mejores personas en tu empresa; su Junta.

Comprender las diferentes necesidades de este ejecutivo lo ayudará a preparar y hacer presentaciones sobre sus proyectos con confianza y gracia.

Cómo C-Suite y otras presentaciones de gestión de proyectos son diferentes

Veamos primero el diferencias entre lo que quiere una audiencia de C-suite y lo que mejor será para sus colegas.

The Start

Compañeros: Quiere involucrar a sus compañeros con el "Por qué" del proyecto. Ayúdelos a comprender los beneficios para que pueda obtener su aceptación y apoyo. Habla desde una perspectiva con la que puedan relacionarse. Al conectarse con una historia, puede captar su interés y atraerlos a más.

C-Suite: Es probable que no tenga tanto tiempo si ha estado en la agenda de un ejecutivo sesión. Tienes que llegar al punto lo más rápido posible. No empieces con historias, sino que llegas al punto. Lidera con lo que necesites de ellos. Use una diapositiva de resumen (según este consejo de HBR) para resumir todo en su presentación, y luego use el resto de su presentación para respaldar eso.

Consejo: Debe tener los datos disponibles en caso de que se soliciten. [19659010] A continuación, el medio.

Los compañeros del medio

:

  • El uso de silencios en tus historias y presentaciones puede ser poderoso.
  • Tu audiencia quiere estar informado y entretenido. Contar historias y explicar sus puntos de manera que resuenen con su audiencia los impactará más. Use historias que llamen su atención.
  • Su presentación debe fluir en un orden lógico. Si está presentando acerca de un nuevo producto de software, establezca el contexto para la audiencia y aproveche la información. Si está presentando nuevos cambios en el proceso que deben ser adoptados por otros, puede contar una historia sobre los desafíos que enfrenta actualmente y cómo abordó el desarrollo del proceso para obtener los insumos adecuados para los cambios. Luego, puede informar sobre los cambios y cómo beneficiarán a los demás. Puede seguir con los planes de implementación / adopción. Asegúrate de que tu presentación fluya bien.
  • Si tu audiencia se desvía del tema, vuelve a enfocar la presentación.

C-Suite:

  • Una vez que hayas explicado tu posición o lo que necesitas, Dé una breve explicación de por qué esto es importante para la empresa. Dale contexto.
  • Proporciona evidencia de que tu posición es importante. Haga esto con datos de alto nivel, y use gráficos o tablas si es posible. Los resultados actuales y los datos son compatibles.
  • Esté preparado con los datos de desglose si se solicitan.
  • Si los ejecutivos se desvían de lo que ha ensayado, prepárese para hacerlo. Tienes que dejar que la conversación fluya en la dirección que la llevan. Es posible que deban tener discusiones periféricas para llegar a un acuerdo o tomar decisiones sobre su tema.
  • Es posible que no tenga todo el tiempo esperado. Esté preparado para hacer su presentación en un plazo más corto si es necesario. La preparación con opciones es crítica:
    • Sea claro en sus metas y resultados
    • Prepárese para proporcionar una versión mucho más corta de su presentación
    • Prepárese para discutir incluso si debe apartarse de su presentación ensayada [19659021] Vaya inmediatamente a su cuenta de resultados.
  • Lea la sala y haga cambios para adaptarse a lo que está sucediendo en el momento: sea flexible y esté listo para la dirección que sigue la discusión.

Hay más información en dar presentaciones a ejecutivos en el libro de Frederick Gilbert sobre el tema. Lea mi revisión de Speaking Up: Surviving Executive Presentations.

El libro de presentación también es bueno.

The End

Para cada grupo, querrá tener claro lo que se necesita y los próximos pasos. .

Si alguien tiene un elemento de acción o actividades de seguimiento, tenga claro quién es y qué acción debe tomar.

 Infografía de las habilidades de presentación

Cómo C-Suite y Otras presentaciones son las mismas

Hay similitudes que apoyarán una presentación exitosa para ambos tipos de audiencias. Debería:

  • Conozca a su audiencia
  • Sea consciente de las diversas preocupaciones en la sala antes de presentar
  • Anticipe las preguntas que se le harán para que esté listo para responder o brindar los detalles que se solicitará
  • No leer de las diapositivas de PowerPoint
  • ¡Practica, practica, practica!

Al saber lo que se necesita para cada tipo de presentación, estarás listo para presentar a los compañeros y ejecutivos con éxito. Su equipo y administración confiarán en usted para representar el proyecto con gracia y confianza en una variedad de situaciones, y usted se pondrá delante de cada uno de ellos sabiendo que está bien preparado.

¿Desea más sugerencias? Aquí hay un video rápido sobre cómo ofrecer una excelente presentación sobre su proyecto.

Sobre el autor: Leigh Espy tiene 18 años de experiencia en gestión de proyectos, con un enfoque principal en la gestión de proyectos de TI. Ha trabajado en los sectores público y privado, y en el ámbito nacional e internacional. A ella le encanta ayudar a los nuevos PM y aquellos que esperan hacer el cambio a la gestión de proyectos. Ella bloguea en projectbliss.net.



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