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Cómo resolver los problemas más grandes del proyecto con The One Thing


The One Thing

J ay Papasan es un autor superventas que se desempeña como vicepresidente y editor ejecutivo en Keller Williams Realty International, la compañía inmobiliaria más grande del mundo. También es vicepresidente de KellerINK, copropietario de Keller Capital y copropietario, junto con su esposa Wendy, de Papasan Properties Group con Keller Williams Realty en Austin, Texas. Con Gary Keller, es coautor de, "La Cosa Única: La Verdad Sorprendentemente Simple Detrás de Resultados Extraordinarios."

P: ¿Cómo definirías el concepto "The One Thing"?

R: Es una elaboración de el principio 80/20. La idea es encontrar la palanca más efectiva para lograr los resultados que desea. En última instancia, este es un proceso para encontrar la acción más efectiva para alcanzar su prioridad más importante. Creo que mucha gente pasa tiempo pensando en el principio de Pareto (es decir, el principio 80/20), pero no aplican ese pensamiento a su prioridad número uno.

Es importante ser ambos eficientes (es decir, su acción está creando un impacto ?) y eficaz (es decir, ¿su acción crea progreso hacia su prioridad más importante?). El objetivo de nuestro libro, "The One Thing" es ayudar a las personas a ser más efectivas.

Ayudamos a los lectores a lograr este enfoque mediante el uso de la pregunta de Focusing:

"¿Cuál es la única cosa que puedo hacer para ¿hacer todo lo demás será más fácil o innecesario? "

Al reducir su enfoque de esta manera, puede progresar en lo que más le importa. Para ir aún más lejos, puedes conectar tu respuesta a la Pregunta de Focusing con tu propósito principal en la vida.

Comienza identificando tu prioridad número uno y luego buscando formas de aplicar tu tiempo y esfuerzo a esa prioridad.

P: ¿Cómo aplicó el concepto The One Thing con los gerentes de proyecto?

R: Cuando estábamos trabajando en el lanzamiento del libro para "The One Thing", trabajé con un gerente de proyecto. Nuestro objetivo era hacer que el libro se convirtiera en un millón de copias del libro más vendido y llegar a la lista de best sellers del New York Times. Para alcanzar ese objetivo, hubo que gestionar muchas partes en movimiento.

Recuerdo haber apartado a nuestro jefe de proyecto y decirle: "Hilary, tienes tantas cosas en qué pensar … ¿Qué crees que es la verdadera cosa? para usted como el gerente del proyecto en este lanzamiento del libro? "

Pensó en la pregunta y respondió:" Al final del día, es la comunicación y la responsabilidad. Mi trabajo es rastrear todas las partes móviles del proyecto para que todo el mundo sepa lo que deben hacer y cuándo hacerlo, y luego vamos por el buen camino. "En esencia, su trabajo número uno era comunicarse eficazmente para garantizar la rendición de cuentas. [19659003] P: Creo que has dado en el clavo con la responsabilidad. A veces veo errores en esta área con asignaciones de tareas. Hay una gran diferencia entre "La tarea A se asigna al equipo técnico" y "La tarea A se asigna a Jane Smith, gerente del equipo técnico".

R: ¡Me encanta! Una de las ideas que aprendí de Gary Keller, mi coautor del libro, es el concepto de "conductor". Cuando tenemos un proyecto, queremos tener UNA persona que sea la única responsable de ese proyecto. Lo pienso en estos términos: ¿quién se despierta por la mañana y piensa en este proyecto? Ese es el conductor. Sin ese enfoque, puede que no se haga.

Las características importan con la responsabilidad. He visto esta jugada en el caso de un accidente automovilístico. Miré a un centenar de personas que miraban la escena del accidente y nadie actuó. No sucedió nada para abordar el accidente hasta que una persona entrenada, un bombero, comenzó a moverse. Esa persona tomó la responsabilidad de ayudar y eso marcó la diferencia.

No se puede entregar una tarea a un grupo de personas. Solo puedes entregar una tarea a una persona específica. Es una distinción fundamental.

P: ¿Cómo aplicaría el método "The One Thing" para mejorar la productividad de las reuniones?

R: Se trata de claridad y prioridad. Es probable que tenga varios elementos de la agenda a considerar. Al trabajar con Gary Keller, aprendí que necesita numerar y ordenar los elementos de su agenda en orden de prioridad. De esa forma, siempre comienzas la reunión aplicando tu energía al ítem más importante. Si entras en una reunión con Gary y no tienes claro cuáles son las prioridades, esperará a que clarifiques y organices tus prioridades. Comenzamos con el número uno y no avanzamos hasta que finalice.

Si usted es la tercera prioridad en la lista, ¡buena suerte! A menudo pasaremos la mayor parte, si no la totalidad de nuestro tiempo de reunión, en la prioridad número uno. Al final del día, solo mencionaré las prioridades de nivel inferior si siento que hay un deber fiduciario para hacerlo. Al mantener el enfoque en la prioridad número uno, usted empodera a su gente para ejecutar los detalles y tomar buenas decisiones.

P: Este es un contrapunto bienvenido a las agendas de reuniones rígidas y altamente definidas que usan algunos gerentes de proyecto. Por tradición, el elemento uno en la agenda podría ser la "actualización del estado del proyecto", por ejemplo. En cambio, su enfoque nos animaría a preguntar: "para esta semana específica, ¿cuál sería el tema o cuestión más valiosa para cubrir en nuestra reunión de 30 minutos?"

R: Es una mejor pregunta para hacer. También es bueno preguntar si ir alrededor de la mesa para las actualizaciones de estado agrega valor. En cierto modo, esa práctica fomenta la rendición de cuentas, pero puede no ser el mejor uso del tiempo para hacerlo en una reunión.

Recientemente tuve algunas conversaciones con nuestro CEO para explorar cuál será nuestra cultura en torno a las reuniones y estructura. Nuestra organización se ha expandido rápidamente, por lo que hay una necesidad de estructura y propósito. Creo que muchas personas son ineficientes con su comunicación por correo electrónico y reuniones. Hacer preguntas sobre el enfoque y preguntas similares es un gran avance para centrar la discusión.

P: ¿Cómo alentamos a otras personas a que acepten el enfoque de The One Thing como líder y gerente?

R: Hace un tiempo en mi carrera, Logré un proyecto en el que otros tenían que contribuir al proyecto, pero finalmente no me lo hicieron responsable. Para que funcione, se requiere cierta habilidad comercial y habilidad política. Creo que siempre puedes atrapar más moscas con miel. La persistencia educada va muy lejos en los proyectos.

Es natural pensar en su trabajo con la pregunta: "¿Cuál es la ganancia para mí?" Para realmente lograr grandes resultados, debe formularse dos preguntas más: ¿cuál es la ganancia para el ¿organización? y cual es el triunfo para esta persona? La victoria puede tomar diferentes formas. Para un proyecto grande, la victoria podría ayudar a una persona a ser promovida. En otros casos, la victoria podría ser: "No me verías pasar por tu escritorio todos los días preguntando sobre el estado del proyecto". Nos reiremos mucho en ese punto y avanzaremos.

Es mejor preguntar preguntas en lugar de emitir órdenes. Por ejemplo: ¿qué ayuda necesita para llevar a cabo esta tarea o cuándo deberíamos reunirnos para discutir este proyecto dada la fecha límite definitiva que tenemos que cumplir?

Si usted es un líder y quiere que alguien adopte "The One" Cosa "filosofía", el primer paso es pedirles que lean el libro. Alternativamente, podría tener una reunión de equipo para resumir el libro y guiar a las personas a través de las ideas. Suelo vender la idea señalando que USTED puede hacer más cosas, sentirse mejor con lo que logró y luego irse a su casa y estar con su familia.

P: ¿Qué dificultades tienen las personas para adoptar el método "The One Thing" en ¿su trabajo?

R: Las personas con un alto grado de detalle a veces tienen problemas porque quieren completar todas y cada una de las tareas. A veces soy culpable de este problema. Como gerente de proyecto, puede aclarar la situación diciendo: "Esta es la prioridad número uno. Entiendo que no puedes hacer todo. Para que pueda trabajar en esta prioridad número uno. Una vez hecho esto, veremos qué más podemos hacer ".

Desafortunadamente, algunas personas se auto-sabotearán. Rebotarán entre el correo electrónico, Twitter y otras actividades. En esos casos, ese problema es realmente sobre ellos. En otros casos, la falla recae en el gerente del proyecto. Si asigna demasiadas tareas y no deja claras las prioridades, puede ser una receta mortal para las personas orientadas a los detalles.

Cuando se centra en sus prioridades, no se arrepiente. Cuando regreso a casa, apago mi teléfono y me relajo sabiendo que logré mis prioridades para el día.

P: ¿Cómo maneja el desafío de las distracciones en el lugar de trabajo? Estas distracciones pueden dificultar el progreso en su One Thing.

R: Depende de su contexto. Si se encuentra en un entorno de oficina grande, le sugiero que busque maneras de trabajar en un lugar diferente de vez en cuando. Por ejemplo, ¿puede mudarse a una pequeña sala de reuniones por una o dos horas al día para trabajar en sus prioridades? Como escritor, mi atención se centra generalmente en dos actividades principales: la investigación y la escritura. Si realizo esas actividades regularmente, se producirán nuevos libros. Para la mayoría de los roles, generalmente hay un conjunto pequeño de actividades que necesita dominar y trabajar cada día para tener éxito en su trabajo.

Una vez que conoce esas responsabilidades básicas, hay dos pasos para asegurarse de que las realice. Primero, necesitas bloquear el tiempo de esas actividades. Segundo, necesitas proteger esos bloques de tiempo. La investigación descubrió que si estableces un plan específico, el martes a las 6 a. M., Haré ejercicio. Una vez que tenga ese nivel de detalle, puede poner esa actividad en su calendario y proteger ese tiempo. En el libro se detallan más detalles sobre los estudios de investigación sobre esta estrategia.

Proteger ese bloqueo de tiempo es el próximo paso. En un entorno de "granja de cubículos", es difícil. La mejor práctica es poner ese bloque de tiempo temprano en la mañana. Generalmente hay muchas reuniones de 8am en la mayoría de las compañías, así que es el momento perfecto para programar un bloque de tiempo para trabajar en su prioridad número uno.

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