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Cómo tener éxito en la programación entregable


Por Kevin Korterud

Cuando comencé por primera vez como gerente de proyectos de tecnología, no era raro que un proyecto tuviera solo una entrega. Todas las tareas en el proyecto crearon el camino que condujo a la entrega única, que en muchos casos era un programa, informe o pantalla. ¡La vida solía ser tan fácil!

A medida que los proyectos se volvieron más complejos, creció la necesidad de múltiples entregas de proyectos que condujeran a una solución completa. Los entregables ahora representan los "bloques de construcción" que forman un elemento fundamental clave de cualquier proyecto.

Mientras que la programación de tareas es un proceso bastante sencillo que implica capturar duraciones, recursos y redes sucesoras / predecesoras, la entrega de entregables viene con su propio conjunto de complejidades . Los entregables no siempre se comportan de manera lineal como las tareas, por lo que entran en juego consideraciones especiales con su programación. Además, normalmente hay personas y factores de expectativa que deben formar parte de un modelo de programación entregable.

Aquí hay tres recordatorios esenciales para la entrega adecuada de entregables:

  1. Entregables implican un paquete de tareas

Mientras que las tareas son singulares los elementos que se encuentran solos en un plan de trabajo, los entregables tienen algunos pasos de empaque adicionales en su camino hacia la finalización.

Uno de los errores de programación más peligrosos para cometer con los entregables es tener una sola tarea en un plan de trabajo que represente el entregable . Esto se debe a la variación en la duración y el esfuerzo que lleva completar un entregable.

Los entregables tienen un camino natural hacia la finalización que involucra un paquete de tareas, cuya dinámica difiere de las tareas normales en un plan de trabajo. Los gerentes de proyecto deben incluir estas tareas adicionales que trazan el ciclo de vida de un producto entregable desde el inicio hasta la finalización.

Por ejemplo, un conjunto de muestra de empaquetamiento de tareas entregables aparecería de la siguiente manera:

Tarea entregable

Duración

Recurso (s)

Construir

Esfuerzo y duración estimada requerida para diseñar y construir el entregable

Miembros del equipo asignados para construir el entregable

Revisión

Basado en un número fijo de revisores suficientes para validar la calidad del entregable; esto puede variar según el tipo de entrega

Conjunto finito de revisiones con un líder revisor

Revisiones

Esfuerzo y duración esperados para las revisiones, según el nivel de contenido nuevo que los revisores aún no han visto

Miembros del equipo asignados a construir el entregable que trabaja con el líder del revisor en refinamientos

Aprobación

Resumen de 1-2 horas del contenido entregable

Presentado por el líder del revisor entregable

Puede deducir de la tabla anterior que antes Para programar paquetes de tareas entregables, los gerentes de proyecto deben tener un proceso de gobernanza entregable. Un proceso de gobernanza entregable que identifica revisores entregables específicos y un único aprobador son claves para la programación efectiva de entregables.

2. Los entregables pueden requerir vínculos de tipo tarea

Todos estamos familiarizados con la creación de vínculos predecesores o sucesores entre tareas para formar una serie lineal de trabajo necesaria para lograr un resultado. Esos enlaces sirven para impulsar cambios en el cronograma a medida que ocurren las condiciones predominantes del proyecto.

Los entregables pueden requerir el mismo tipo de enlaces que se encuentran en las tareas. Por ejemplo, si tiene entregas que conducen a la creación de una página web de marketing que involucra múltiples entregas de proveedores, las tareas seleccionadas en el paquete de entrega pueden contener enlaces de tareas. Estos vínculos imponen condiciones que determinan el ritmo al que se pueden completar los entregables relacionados.

Supongamos que se requieren tres documentos de diseño de diferentes proveedores para crear un documento de diseño general. La compilación del documento de diseño general no puede finalizar antes de que esos tres documentos de diseño del proveedor estén aprobados. Por lo tanto, en el plan de trabajo, los retrasos y los movimientos del cronograma en los entregables de diseño del proveedor conducirán a la verdadera fecha de finalización del documento de diseño general.

  1. Impactos en la disponibilidad de recursos Entregables

Además del escenario de tener entregas con dependencias, es probable que tenga un conjunto de entregas que no tienen ninguna dependencia. Estos entregables deben completarse al final del proyecto, pero no figuran directamente en el resultado final del proyecto. Estos son a menudo entregables de mejora de procesos que son necesarios para futuros proyectos que no están listos para la ejecución.

Cuando un gerente de proyecto tiene una lista de entregables no relacionados, el enfoque óptimo es agruparlos en sprints ágiles. El contenido de cada sprint entregable está determinado por un equilibrio de disponibilidad de recursos para las personas que construyen, revisan y aprueban entregables, así como por cualquier forma de prioridad relativa. Por ejemplo, si los revisores entregables tienen baja disponibilidad durante un sprint entregable programado, esos entregables pueden ser empujados a un sprint entregable posterior.

La prioridad también puede determinar el contenido de los sprints entregables. Las entregas de mayor prioridad desplazarían las entregas de menor prioridad a futuros sprints, incluso si se ha comenzado a trabajar en esas entregas. Por ejemplo, si existe una gran necesidad de que una determinada herramienta sea utilizada por múltiples proyectos, esos entregables pasarían al sprint entregable actual. El proceso de sprint entregable permite la agilidad, al tiempo que equilibra el valor creado a partir de los entregables.

Como compartí antes, la vida era mucho más fácil cuando los proyectos creaban uno entregable. Diferentes tiempos exigen diferentes enfoques para administrar programas entregables, especialmente en grandes transformaciones donde podría haber cientos de productos entregables dependientes e independientes. Lo último que alguien quiere hacer es administrar de manera insuficiente los entregables: dejar uno de esos "bloques de construcción" puede hacer que la casa se caiga.

¿Qué consejos tiene para la programación de entrega en el ecosistema de proyectos de hoy? Comparte tus pensamientos en los comentarios a continuación.

Publicado
                por Kevin Korterud
el: 03 de marzo de 2020 03:09 PM |
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