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Cómo usar un único diagrama de Gantt para múltiples proyectos


¡Los mejores equipos están usando harmonogramas para administrar sus proyectos sin siquiera darse cuenta! Más comúnmente conocidos como diagramas de Gantt, estos revolucionarios gráficos de barras visuales han cambiado el juego de gestión de proyectos.

A comienzos del siglo XX, todos comenzaron a crear los diagramas de Gantt. Primero se mencionó el ingeniero polaco Karol Adamiecki, quien desarrolló un diagrama de flujo de trabajo visual al que llamó "armograma" a fines del siglo XIX. Sin embargo, no lo publicó hasta 1931. ¿Lección aquí? Nunca te sientes con una buena idea.

A continuación, en 1912, Hermann Schürch publicó su versión mientras discutía un proyecto de construcción. Sin embargo, aparentemente, sus gráficos no incluían la interdependencia de las tareas y en ese momento se consideraban rutinarios según los estándares alemanes.

Como sucedería con el destino, alrededor de 1915, Henry Gantt, un consultor e ingeniero, diseñó su versión para ayudar a los supervisores de manufactura a ver si el trabajo estaba en marcha, antes o después de lo previsto. Y como Gantt es tan divertido de decir y deletrear, ese es el nombre que lleva la historia. ¡Bromas! Su modelo fue adoptado durante la Primera Guerra Mundial, consolidando para siempre su tabla y su nombre en la gestión vernácula de proyectos.

En el pasado, estas tablas se dibujaron en papel y tuvieron que volver a dibujarse para ajustarse a medida que los proyectos cambiaban. Afortunadamente, la tecnología ha permitido a los gerentes de proyectos ajustar los gráficos de Gantt en línea directamente en su herramienta de administración de proyectos con solo unos pocos clics. Entonces, si desea llamarlo un diagrama de harmonogram, Schürch o Gantt, aquí están los principales beneficios que su equipo puede esperar al ver todos sus proyectos en una sola vista.

Las 4 formas principales de usar un solo diagrama de Gantt para múltiples proyectos

1. Obtenga visibilidad sobre las tareas que se superponen configurando dependencias

Lo escucha en la oficina: la gente "hace malabares con muchas bolas". Lo que muchas de estas personas no se dan cuenta es que están haciendo malabares con los ojos vendados. Cuando los miembros del equipo manejan muchos proyectos a la vez sin las herramientas correctas, esas bolas metafóricas están destinadas a llover. Los equipos necesitan herramientas que les permitan tener una visión completa de todo lo que hay en el aire y ayudarles a priorizar qué tarea necesitan para tener en sus manos antes de que llegue al piso. Ahí es donde entra en juego un diagrama de Gantt.

Cuando tiene varios proyectos en marcha a la vez, es difícil visualizar y priorizar las tareas. La mayor ventaja de usar un solo diagrama de Gantt al administrar múltiples proyectos es que puede reducir y ver cómo todas sus tareas se unen como un rompecabezas. Comprender información crítica, como el orden de las tareas y las fechas de vencimiento, lo ayuda a establecer prioridades, pero a veces necesita poder verla para digerirla por completo.

Algunas tareas deben ir antes que otras. Por ejemplo, un esquema de blog normalmente se escribiría antes de crear un borrador. Pero eso es bastante sencillo. Si tiene un gran proyecto de video de dibujos animados, ¿qué es lo primero, la voz en off o las imágenes? Ambos pueden ser proyectos bastante grandes por sí mismos y dependen uno del otro. Mientras planifica, los diagramas de Gantt en línea lo capacitan para tomar estas decisiones y establecer dependencias, incluso entre proyectos, entre tareas relacionadas, asegurando que tenga tiempo suficiente para completar las tareas en el orden adecuado.

Una vez que haya configurado sus dependencias, puede ver fácilmente cómo se superponen las tareas y cuándo debe ajustar las fechas de vencimiento. Con un gráfico de Gantt en línea, las tareas dependientes se mueven juntas, de modo que cuando mueva una tarea, las otras también se moverán. Esto le brinda las herramientas que necesita para asegurarse de que no se caigan las tareas por las grietas, y que las pelotas no toquen el piso.

2. Evite la sobrecarga de la carga de trabajo y los posibles cuellos de botella

Un punto de dolor común para muchos gerentes de proyectos es la visibilidad limitada del alcance y el progreso de los proyectos, y la mano de obra involucrada. Imagina que eres un administrador de proyectos en una empresa nueva, que colabora con el equipo de ingeniería en varios próximos lanzamientos de productos. Deberá desglosar varias subtareas para cada función, como investigar, generar ideas, programar, construir el prototipo y realizar pruebas. Esto involucra a muchas personas diferentes, y con esta cantidad de cocineros en la cocina, un cuello de botella afectará la carga de trabajo de cada miembro del proyecto y pondrá en peligro la línea de tiempo del proyecto.

Sin las herramientas adecuadas, es un reto para los gerentes de proyecto digerir completamente el trabajo que debe hacerse y cómo asegurarse de que están asignando a los miembros correctos del equipo a las tareas correctas en el momento adecuado. Mirar varios proyectos a través de una sola vista de diagrama de Gantt facilita a los miembros del proyecto realizar un análisis de ruta crítica y determinar si a un miembro del equipo se le asignan demasiadas tareas críticas entre los proyectos.

Después de que haya establecido las tareas de su proyecto, los plazos establecidos y las dependencias conectadas determinan la ruta crítica al identificar el tramo más largo de actividades dependientes y medirlas de principio a fin. Una vez que haya identificado qué actividades están en este camino, puede discernir más fácilmente cuáles tienen flotación total, o puede retrasarse sin alargar el proyecto. Esto le ayuda a visualizar cómo se verán las cargas de trabajo en múltiples proyectos y asignar, o reasignar, a las personas adecuadas para las tareas correctas con un simple arrastrar y soltar. Además, saber dónde agregar un colchón estratégico en su línea de tiempo significa que puede ser más ágil, ya que los proyectos inevitablemente alcanzan una velocidad inesperada.

 Cómo usar un diagrama de Gantt único para proyectos múltiples 3

3. Localice obstáculos y ajuste las tareas rápidamente para mantener a todos alineados y a tiempo

Hermann Schürch definitivamente se encontró con algo. Tener una plantilla de diagrama de Gantt para proyectos de construcción es esencial, y es un ejemplo fácil con el que todos podemos relacionarnos. Cualquiera que tenga experiencia en construcción sabe que los retrasos están garantizados. Entre contratistas, proveedores y compañías de camiones, la comunicación y la colaboración son cruciales para mantener a todos alineados. Si un suministro se está quedando atrás, sus contratistas deben saberlo y usted debe poder ajustarlo fácilmente.

Tampoco se trata solo de la construcción. De hecho, en nuestra encuesta reciente, el 27% de los equipos de profesionales de servicios dijeron que mantener los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto es su desafío número 1 y la razón por la cual los clientes pierden. Además de eso, el 97% de los equipos informan que los proyectos se retrasan hasta cierto punto.

Cuando una tarea se retrasa, afecta a todo. Y cuando tiene múltiples proyectos y partes interesadas que dependen de los demás, los retrasos causan enormes dolores de cabeza. Con los obstáculos inevitables, es una suerte para nosotros que los diagramas de Gantt en línea faciliten el ajuste dentro de una herramienta de gestión de proyectos, en lugar de hacerlo en papel, ya que Hermann Schürch y nuestros otros innovadores de Gantt se vieron obligados a hacerlo.

En un gráfico de Gantt en línea una vista de pájaro del progreso de sus múltiples proyectos con barras codificadas por colores que muestran el estado actual de la tarea. Cuando experimenta retrasos o identifique cuellos de botella, puede ver el impacto que tendrán las tareas de traslado en otros proyectos relacionados y dependientes en todas las tareas. Las funciones simples de arrastrar y soltar eliminan el dolor de cabeza de las tareas de retrabajo para hacer que todo vuelva a estar programado.

 Cómo usar un diagrama de Gantt único para proyectos múltiples 4

4. Aproveche las plantillas para lograr consistencia, productividad mejorada y éxito repetido

Cuando la mayoría de las organizaciones tienen una tasa de fracaso del proyecto del 70%, querrá encontrar una manera de replicar los exitosos. O, mejor aún, mejorarlos y la tasa de éxito de su proyecto al mismo tiempo.

Para muchos equipos, los procesos del proyecto no son automatizados o simplificados. ¿Un síntoma clave de esta dolencia? Si su equipo ejecuta constantemente simulacros de incendio y reacciona en lugar de ser proactivo, tiene un problema de gestión de proyectos.

Un diagrama de Gantt actúa como un documento gráfico único que proporciona a los propietarios de proyectos la claridad de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. Rendimiento del proyecto, incluso en múltiples proyectos. Si ha repetido proyectos con tareas similares, convierta su éxito en una plantilla de diagrama de Gantt. Actúa como el esqueleto de tu proyecto. El uso de una plantilla garantiza que nunca se pierda un paso y que todas las dependencias se completen previamente a medida que ajusta la plantilla a su nueva línea de tiempo.

Esta consistencia lo ayuda a comenzar a medir el rendimiento y optimizar la productividad. También ayuda a su equipo a convertirse en una máquina bien engrasada que se introduce fácilmente en un flujo de trabajo altamente colaborativo. ¿Quieres lograr más mientras haces menos trabajo? Consiga una plantilla de proyecto de diagrama de Gantt con todas las mejores prácticas.

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¿Listo para tener un superintendente de gráfico de Gantt en su gestión de proyectos?

Como puede ver , un diagrama de Gantt es extremadamente valioso para optimizar cada parte de su proyecto. Un mejor plan y proceso ayudan a facilitar la colaboración y brindan visibilidad para que cada proyecto tenga éxito.

Como con cualquier herramienta, adoptar un nuevo proceso o método puede ser un desafío. Para ayudarlo a comenzar, hemos creado una biblioteca de plantillas de proyectos gratuitas que cubren una amplia gama de industrias y casos de uso. Cada plantilla tiene una vista de diagrama de Gantt, por lo que puede comenzar a personalizar las tareas, aplicar dependencias y más de inmediato.

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Consulte estos artículos para obtener más información sobre Gantt Consejos y trucos de cartas:

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