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Cómo utilizar la automatización de tareas para hacer más cosas


La tecnología se puede utilizar para ayudarte a hacer más. Si se está retrasando en sus tareas, Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo puede ayudar la automatización de tareas.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

Revisión – Cómo usar la automatización de tareas para hacer más cosas

Jennifer dijo que le encanta la tecnología y que estaba emocionada de mostrar cómo las herramientas pueden ayudar a que la gestión de proyectos sea más productiva.

Se centró en una característica de la tecnología para este video tutorial, tarea automatización. Primero, explicó que la automatización es una técnica para hacer que un aparato, proceso o sistema funcione automáticamente. En otras palabras, la automatización es una forma inteligente de hacer más con menos tiempo, dinero y esfuerzo.

Probablemente haya utilizado algunas de estas automatizaciones, como software, aplicaciones, inteligencia artificial (AI), tecnología de juegos, dispositivos móviles. Plataformas, lectores de tarjetas o códigos QR. Pueden hacer cosas como rastrear millas, escanear recibos, trazar viajes, ordenar y entregar alimentos y rastrear el progreso de un proyecto.

Ejemplos de automatización de tareas

Jennifer ofreció siete ejemplos de automatización de tareas que pueden ayudarlo a hacer más. .

  1. Use plantillas de correo electrónico: No todos los correos electrónicos tienen que ser personalizados, especialmente si responde a las preguntas que recibe todo el tiempo. En lugar de escribir una respuesta para cada una, puede simplemente copiar, pegar y responder.
  2. Use funciones y macros de Excel: Programas que tienen funciones integradas para ayudarlo a agregar columnas sin tener que hacerlo en su La cabeza o el alcance de una calculadora le ahorrarán tiempo.
  3. Use las listas de contactos: Si siempre está buscando datos para ver si su información de contacto es correcta, entonces usar una lista de contactos lo ayudará a eliminar un paso.
  4. Use el software de administración de proyectos: Hay muchos accesos directos desbloqueados por el software correcto de pm que puede ayudarlo con todo, desde presupuestos hasta el cálculo de rutas críticas.
  5. Uso de notificaciones de texto: Para mantener a los equipos En las tareas o simplemente para responder sin tener que redactar un correo electrónico, las notificaciones de texto son un gran ahorro de tiempo.
  6. Utilice formularios de consulta: En lugar de tener que realizar la entrada de datos usted mismo, hay formularios que pueden ingresar la información. para usted.
  7. Use sistemas de registro: Thes Le ayudaremos a administrar listas, ubicaciones, etc.

Pro-Tip: Si está realizando informes constantemente, usar el software de informes automatizados es otra forma de ahorrar tiempo. Con la herramienta adecuada, puede obtener datos en tiempo real y recibir notificaciones del progreso de manera automática.

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¡Gracias por verlo!

Transcripción

Hoy en día, estamos hablando de cómo usar la automatización de tareas para hacer más. Bueno, me encanta este tema porque amo la tecnología. Y en el tiempo de hoy, la tecnología realmente nos ayuda a hacer eso.

Si nos fijamos en la palabra "automatización", significa la técnica de hacer un aparato, un proceso, un sistema que opera automáticamente.

Bueno, en los tiempos de hoy , usamos software, usamos aplicaciones, usamos inteligencia artificial que escuchamos mucho hoy, usamos tecnología de juegos, plataformas móviles, lectores de tarjetas, códigos QR, todo tipo de tecnologías para ayudarnos a hacer esto.

Algunas de Los usos que podemos escuchar hoy son aplicaciones que nos ayudan a rastrear el kilometraje. Entonces, si usted es una persona de negocios o está trabajando en proyectos y necesita realizar un seguimiento de su millaje, tenemos cosas que lo hacen y el software en la aplicación lo hace automáticamente por nosotros.

También podemos usar un software para ayudar a escanear los recibos. Nuevamente, si es un viajero y es responsable de diferentes proyectos de clientes, esto le permite ahorrar mucho tiempo.

Además, ahora en nuestros dispositivos móviles tenemos mapas que sabemos de nuestros calendarios cuando tenemos reuniones y si colocamos las ubicaciones allí, ya se muestra un mapa de nuestro viaje y cómo llegar.

También podemos usar aplicaciones para pedir comida con anticipación, así que podemos pedirla y podemos ir a recogerla con nuestra aplicación. También podemos usar aplicaciones para entregar alimentos y ahora pueden entregárnoslas.

También podemos usar aplicaciones para rastrear el progreso de nuestro proyecto.

Entonces, brindemos algunos ejemplos más específicos de cómo la automatización de tareas puede ayudarnos. Ahorre tiempo.

Bueno, en iteraciones. Por lo tanto, algunos ejemplos son si usa plantillas de correo electrónico, entonces eso significa que no tiene que enviar correos electrónicos únicos para las preguntas que recibe todo el tiempo. Entonces, eso le permite hacer más y usar menos tiempo.

Además, si usa hojas de cálculo de Excel y dentro de eso, hay diferentes funciones. También puede crear macros.

Entonces, veo que algunas personas simplemente usan Excel para mantener una lista o números, pero esas funciones pueden hacer más por nosotros porque no tiene que sumar números línea por línea para obtener un total y si lo usas para algunos proyectos o algunas aplicaciones, puedes tener muchos números.

Entonces, quieres ahorrarte tiempo de tener que hacerlo manualmente. Y luego, si eres como yo, lo arruinas y luego tienes que volver a empezar.

También puedes usar la lista de contactos. Y con la lista de contactos, nuevamente, pones tu contacto allí una vez, lo mantienes y lo actualizas, no tienes que seguir buscando información para averiguar si está desactualizado. Si eres como yo, solía guardar esas cartas viejas y luego las perdería y tal vez sean realmente viejas. Entonces, eso realmente ayuda con eso.

Además, al usar el software de gestión de proyectos, no tiene que perder tiempo en calcular rutas críticas, no tiene que repetir proyectos, puede duplicar proyectos si son similares, pero Te ayuda a rastrear información. En el software de hoy, puede hacer que diferentes miembros del equipo inicien sesión para realizar un seguimiento de su tiempo y su tarea para que no tenga que hacerlo.

También podemos utilizar notificaciones de texto. Hoy en día, la gente está más en movimiento usando sus dispositivos móviles, aunque a veces puede que tengan correo electrónico en su teléfono, a veces es más fácil para las personas recibir un mensaje de texto y solo decirle a alguien: "Oye, pulgares, pulgares arriba, yo ' En mi camino, me estoy estacionando ", o simplemente una breve notificación.

También puede utilizar formularios de consulta. En alguna línea de negocios, si las personas están llamando para preguntar sobre negocios, por lo general, es posible que algunas personas tengan que hacer muchas preguntas como: “¿Cuál es el proyecto? Qué necesitas hecho? ¿Qué tan grande es? "Si estás en la producción de cámaras, es posible que necesites saber" Oye, ¿necesitas dos cámaras o necesitas una cámara? "

Entonces, con formularios de consulta, puedes tenerlos en tu sitio web y puede tener personas que estén interesadas en completar esa información para que no tenga que hacerlo. También puede usar sistemas de registro.

Entonces, si está teniendo un evento o está organizando una clase o tiene que mantener algún tipo de registro, el software puede hacer eso por usted para que no tenga que administrar la lista o las ubicaciones o envía los recordatorios o simplemente mantén una lista para crear credenciales.

Entonces, estos son solo algunos de los ejemplos y, nuevamente, hay muchos de estos. Y estos son solo algunos que intentan generar algunas ideas sobre cómo puede utilizar la automatización de tareas para permitirle hacer más. Entonces, si necesita una herramienta que lo ayude con la automatización de sus tareas, regístrese ahora en nuestro ProjectManager.com.

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