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Cómo utilizar Microsoft Project


Muchos directores de proyectos utilizan Microsoft Project, especialmente en organizaciones grandes donde se trata de software heredado. Pero MS Project puede ser difícil de usar. Entonces, ¿cómo usas Microsoft Project? Nuestra guía pasa por un proceso paso a paso para ayudarlo a maniobrar a través del programa bizantino.

Comenzar un proyecto en Microsoft Project: tareas y duraciones

Una vez que haya descargado Microsoft Project y lo haya abierto en su escritorio puede comenzar a ingresar datos en el plan de tareas del diagrama de Gantt, como el nombre de la tarea y su duración.

A medida que ingrese tareas y duraciones en la hoja de cálculo de la izquierda, lo verá representado gráficamente a la derecha en una barra azul sobre una línea de tiempo en el diagrama de Gantt. Esto se llama barra de tareas y es una excelente manera de obtener una visualización rápida de las tareas que deben realizarse y cuándo.

Una vez que todas sus tareas se hayan ingresado en la hoja de cálculo y se hayan reflejado en el diagrama de Gantt a la derecha de su pantalla, recuerde guardar el proyecto. Ponle un nombre y colócalo en una carpeta. Es una buena idea numerar este archivo para distinguirlo de las versiones más nuevas que crea a medida que avanza el proyecto. El archivo se guardará con la extensión .mpp.

Fecha de inicio del proyecto y dependencias de tareas

MS Project tiene por defecto el inicio de todas sus tareas en la misma fecha, lo que naturalmente no es cierto, por lo que tiene para decirle al programa cuándo comienza cada tarea. Para ello, haga clic en el elemento Proyecto en la barra superior y luego en Información del proyecto en el menú desplegable. Aparecerá una nueva ventana y ahora puede cambiar la fecha de inicio.

Microsoft Projects le permite anotar las dependencias de las tareas, como cuando una tarea no puede comenzar hasta que otra termina. Desea administrar estas dependencias de tareas, por lo que MS Project le brinda la capacidad de vincularlas. Una forma es en el diagrama de Gantt colocando el mouse en el centro de la barra de tareas. El cursor se convertirá en una flecha de cuatro direcciones, que al hacer clic a la izquierda te permitirá arrastrar una tarea sobre otra, vinculándolas. Ahora guarde el archivo y márquelo como la versión dos.

Creación de hitos en MS Project

Un hito marca el final de una fase del proyecto y es una buena manera de realizar un seguimiento de su progreso y mantenerse en el cronograma. . Querrá agregarlos a su diagrama de Gantt. Para convertir una tarea en un hito, haga clic en la tarea. Una vez que esté resaltado, haga clic derecho para abrir la ventana de información de la tarea.

Haga clic en la pestaña Avanzado. Habrá una casilla de verificación en la parte inferior izquierda. Todo lo que tiene que hacer es marcar esta casilla y la tarea ahora se designará como un hito. Lo verá en su diagrama de Gantt como una forma de diamante negro. No olvide guardar.

Barra de herramientas e íconos en Microsoft Project

La opción de la barra de herramientas está en el menú Ver, que le permite elegir la vista que desea: diagrama de Gantt, calendario, diagrama de red, uso de tareas, seguimiento , etc. Ahora puede elegir la vista que sea más relevante para usted, que cambiará a lo largo del proyecto, por lo que utilizará esta función con frecuencia.

También hay una opción de la barra de herramientas debajo de la vista, que si coloca el cursor sobre abrirá otra ventana a la derecha con más opciones. Las opciones Estándar y Formato son predeterminadas, pero puede cambiarlas como desee para ver lo que desea ver en cualquier momento en particular. El uso de Microsoft Project le da bastante control sobre cómo ve el proyecto.

Los iconos de la barra de herramientas ofrecen una sugerencia de pantalla emergente si pasa el mouse sobre ellos, lo que puede ser útil para familiarizarse con el vocabulario visual. de MS Project. Los iconos deberían ser algo común para cualquier persona con conocimientos de informática: Nuevo archivo, Búsqueda de archivos, Vista previa de impresión, Ortografía, Deshacer, etc.

Debería mirar a su alrededor y conocer todas las funciones y opciones de formato que ofrece el software. Una vez que lo haya hecho, puede personalizar la barra de herramientas eliminando o agregando opciones. A la derecha de la barra de herramientas estándar hay una pequeña flecha doble y una pequeña flecha hacia abajo, que se pueden usar para personalizar su barra de herramientas.

Compartir archivos de Microsoft Project

Aprender a usar Microsoft Project es un proyecto en sí mismo. Es un programa enorme y, como hacer girar un buque cisterna, debes tener paciencia y darle tiempo. Si invierte algo, obtendrá una buena herramienta de gestión de proyectos que le ayudará a gestionar sus proyectos. Sin embargo, cuando se trata de compartir archivos con su equipo, es posible que se sienta frustrado por no tener una solución fácil que no sea comprar más licencias de MS Project.

Por supuesto, existen soluciones para aquellos de nosotros que no tenemos un Microsoft Licencia de proyecto, pero aún necesita trabajar y compartir archivos MPP. Lo más común es la gran cantidad de visores de MS Project disponibles en línea. Estos le permiten ver archivos, pero la mayoría no le dan la capacidad de trabajar en ellos.

ProjectManager.com Para trabajar en archivos MPP en línea con su equipo

ProjectManager.com es la excepción, ya que nuestro La herramienta de gestión de proyectos puede importar archivos MPP y luego brindarle todas las funciones que necesita para editar el archivo, ofreciendo incluso más opciones que Microsoft Project. Esto nos convierte en una excelente alternativa a Microsoft Project, o al menos a un software para usar en conjunto con MS Project.

MS Project no es fácil de compartir en línea. Sus archivos son demasiado grandes y engorrosos. Pero es fácil con la integración de ProjectManager.com con Microsoft Project. Hay varias funciones en ProjectManager.com que no solo le permiten ver y compartir archivos MPP, también hay viajes de ida y vuelta, que mantienen los cambios y el formato de un programa a otro.

En términos de funciones, tenemos galardonados Diagramas de Gantt que funcionan como MS Project y un panel de control en tiempo real que le brinda una ventana precisa y oportuna del progreso del proyecto. También hay una hoja de tiempo y administración de cargas de trabajo para ayudarlo a realizar un seguimiento del tiempo junto con el proyecto. Y ofrecemos herramientas de gestión de proyectos en línea que fomentan la colaboración con su equipo.

Si solo necesita acceder a archivos MPP, debería echar un vistazo a ProjectManager.com. Como se señaló anteriormente, es más que una simple herramienta para ver su proyecto de MS en línea, pero le da acceso para trabajar en los archivos y guardarlos sin perder nada de su trabajo.

Cómo importar su plan de proyecto de Microsoft en ProjectManager.com

Ahora que comprende los conceptos básicos, es hora de ver la fluidez con la que ProjectManager.com funciona con MS Project y cómo, como herramienta independiente, somos una ventanilla única para todas sus necesidades de gestión de proyectos. Aquí hay un tutorial rápido sobre cómo obtener su archivo MPP en nuestro software.

Regístrese para una prueba gratuita y siga los pasos para convertir sus archivos de Microsoft Project en una herramienta de colaboración en línea.

Inicie el proceso

Obtener comenzó seleccionando la vista del proyecto de Gantt. Allí verá un botón de importación que parece un cuadro con una flecha que lo atraviesa.

 El botón de importación en nuestro diagrama de Gantt le permite importar archivos MPP

¿Qué archivo desea importar?

¿Ver la ventana emergente? Quiere saber el archivo que le gustaría importar. Elíjalo y luego haga clic en Siguiente.

 Elija qué archivo de proyecto de Microsoft desea importar

Elija Opciones de archivo

Busque las opciones de importación en la nueva ventana emergente, como si desea importar el archivo MPP a un nuevo proyecto o uno existente. Luego, decida si conservar o reemplazar los datos.

 elija su configuración de importación para una experiencia de importación perfecta

¿Quiere todo o solo la lista de tareas?

A continuación, decida si desea importar todos los datos o simplemente las tareas. Una vez que haya seleccionado eso, haga clic en siguiente.

 elija cuántos datos desea importar de su archivo MPP

¡Comience a trabajar!

Comience a compartir y editar su archivo MPP. Notará que mantenemos su personalización y, cuando lo exporte, cualquier cambio se trasladará con el archivo a MS Project.

 La vista del diagrama de Gantt después de haber importado un archivo MPP a ProjectManager.com

Microsoft Tutorial del proyecto

Microsoft no es más que complicado y confuso. Entendemos. Es por eso que a continuación se incluye un breve video tutorial sobre cómo usar la versión más reciente de Microsoft Project 2019, que es totalmente compatible con nuestro software.

(Esta publicación se actualizó en septiembre de 2020)

Ya sea usa Microsoft Project o no, ProjectManager.com es una excelente solución para ese voluminoso programa, especialmente si necesita Microsoft Project para Mac. Somos más ágiles y estamos en línea, por lo que puede compartir fácilmente. Además, proporcionamos un viaje de ida y vuelta sin inconvenientes cuando trabaja en archivos de MS Project en nuestro software, por lo que todos sus cambios y formatos se guardan cuando importa y exporta su trabajo. Pero ProjectManager.com también es una gran alternativa a MS Project, que ofrece las mismas características, pero más fáciles de usar, compartibles y sin el costo excesivo y la curva de aprendizaje. Compruébelo usted mismo tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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