Stakeholders, This article contains affiliate links.

Comunicación con las partes interesadas • Guía para la gestión de proyectos para niñas


La comunicación es aproximadamente el 80% de mi trabajo. No pretendo hacerlo bien todo el tiempo, pero a lo largo de los años he desarrollado algunas técnicas sólidas que funcionan en la mayoría de las situaciones.

Hoy les voy a contar cómo lo hago. Estos son los consejos y trucos que utilizo para comunicarme con mis partes interesadas y los clientes del proyecto.

Las herramientas que utilizo

Dejo mucho papel y bolígrafos para tomar notas personales. Soy escritor; No puedo evitarlo. Tengo un cuaderno que utilizo para mi lista de tareas diarias y un planificador para la planificación mensual general.

Incluso tengo bolígrafos especiales para ocasiones especiales.

Esto se extiende a cómo trabajo y me comunico con los clientes. Envié un montón de tarjetas escritas a mano durante las vacaciones.

Dos de ellos regresaron con "destinatario desconocido", ya que me había basado en los detalles de su empresa en línea: ¡error de novato! Incluso los sitios web corporativos deben actualizarse de vez en cuando o hay otras oficinas que no tienen las direcciones publicadas. Doh.

También envío tarjetas navideñas digitales a partes interesadas, clientes y proveedores. ¿Quieres hacer lo mismo? Consigue las tarjetas navideñas que utilizo.

Y, por supuesto, el correo electrónico …

Envío muchos correos electrónicos. Eso se debe en parte a que muchos de mis clientes están en los EE. UU., Lo que significa que estoy en mi escritorio antes de que se despierten. Me encanta el correo electrónico.

Tengo una bandeja de entrada por cliente o por proyecto, según el tipo de trabajo que sea, y eso hace que sea más fácil archivar las cosas. Sin embargo, estaría perdido sin la función de búsqueda.

Estoy tratando de trabajar más a través de Skype o por teléfono porque es un enfoque más colaborativo y amigable para hacer negocios.

Uso de herramientas de colaboración

Dado que literalmente escribí el libro sobre herramientas de colaboración para gerentes de proyectos, es de esperar que use mi software para las comunicaciones con las partes interesadas todos los días.

Bueno, yo no diría que sí.

Las herramientas de colaboración son excelentes para trabajar juntos, compartir actualizaciones de estado, etc., pero hay formas mejores, más personalizadas y específicas de comunicar cosas que no son acciones. -impulsado.

Utilizo Slack para la gestión de proyectos a diario, ya que es una buena forma de estar en contacto con el equipo. Incluso tenemos un canal llamado "aleatorio" y otro llamado "social", por lo que se utiliza para formación de equipos y también para temas de trabajo en general.

Comunicar el estado del proyecto

Utilizo una variedad de métodos para compartir el estado del proyecto con el partes interesadas. Creo que es importante adaptar la forma en que te comunicas con las personas que reciben el mensaje.

Mi equipo inmediato obtendrá más detalles y hablaremos en la jerga del proyecto. Eso tiene sentido para nosotros y necesitamos ese nivel de actualizaciones de estado detalladas entre nosotros para que el trabajo siga avanzando.

La información a ese nivel no tendría sentido para los altos directivos o ejecutivos. Necesitan un nivel diferente de información, a menudo igual de detallada pero con un enfoque diferente.

Paso bastante tiempo eliminando la jerga reduciendo las actualizaciones y asegurándome de que reflejen lo que los líderes superiores necesitan ver.

En términos de herramientas, uso el correo electrónico, Documentos de Word, hojas de cálculo y plantillas formales e informales. Los uso para informes semanales y mensuales.

Uso de software para informes de proyectos

Solo hay un proyecto en el que estoy trabajando en el que confío en una herramienta de software para que se comunique por mí. Sé que mis partes interesadas tienen acceso a él y envía alertas por correo electrónico.

Cuando completo una tarea, subo una tarea o hago cambios en algo, ellos lo saben. Si tiene confianza en su sistema, eso también podría funcionar para usted.

Personalmente, no confiaría en una herramienta de software de gestión de proyectos para comunicarme con las partes interesadas que no están acostumbradas a iniciar sesión y verificar el estado.

En mi experiencia, no saben lo que buscan y no se molestan en examinar la información para obtener los datos que buscan.

 Confianza y credibilidad "class =" wp-image- 9700 "data-lazy- data-lazy- data-lazy-src =" https://www.girlsguidetopm.com/wp-content/uploads/2016/01/Confidence-and-credibility.jpg

Problemas de comunicación

El truco aquí es comunicarse rápidamente. No es realmente un truco, es una buena práctica: a los patrocinadores no les gustan las sorpresas. No importa si son buenas o malas noticias, realmente es mejor mantenerlos informados.

Lo hago a través de reuniones semanales o quincenales con algunos de mis principales interesados ​​y patrocinadores en los proyectos en los que estoy trabajando. . En el pasado lo hice por teléfono; ahora mismo lo estoy haciendo en tiempo real a través de Skype o Zoom.

Las reuniones semanales brindan una oportunidad informal para plantear problemas, quizás incluso antes de que aparezcan en el registro de problemas. También es una oportunidad para recordarles a las partes interesadas lo que se avecina y para abordar cómo gestionar las expectativas.

Conocer gente con regularidad genera confianza y credibilidad, dos cosas que pueden escasear al comienzo de un proyecto con un nuevo equipo, por lo que cualquier cosa que pueda hacer para conseguirlas rápidamente es bueno. Como digo, no soy perfecto. Creo que mi estilo de comunicación preferido es menos colaborativo de lo que me gustaría y no tiene tantos ciclos de retroalimentación como me gustaría.

El envío de información sobre el estado por correo electrónico no le brinda grandes datos en términos de si el proceso es efectivo o si las personas han entendido su mensaje.

Me gustaría ser mejor en el uso de diferentes estilos de administración para dar retroalimentación .

Lo que pasa con la comunicación es que mientras lo hagas, y mientras sea efectivo, realmente no importa cómo. Correo electrónico, fax, correo postal… lo que sea que funcione para usted y su equipo.

Este artículo ha sido una idea de lo que funciona para mí, pero para ser honesto, se siente como un estilo natural que he desarrollado con el tiempo en lugar de un conjunto deliberado de herramientas y técnicas.

Estoy seguro de que continuaré evolucionar mi estilo mientras trabajo con diferentes personas y tengo que adaptarme para satisfacer sus necesidades.

Una cosa que probablemente no cambiará es la necesidad de generar informes de estado. Obtén la plantilla de informe del proyecto que utilizo.



Source link

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>