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Conceptos básicos de gestión de proyectos que los vendedores necesitan saber


¿Qué es la gestión de proyectos y cómo puede ayudar a los profesionales de marketing? Si bien la gestión de proyectos es una industria en sí misma, también es una forma de vida. Es decir, la gestión de proyectos se puede aplicar a cualquier cosa que tenga un principio, medio y un final que produzca un producto o servicio.

Debido a que hay muchos proyectos en la industria del marketing, los profesionales de marketing podrían beneficiarse enormemente de la práctica de la gestión de proyectos. Un impulso de marketing es una campaña finita, y la gestión de proyectos puede ayudar a los profesionales de marketing a planificar, ejecutar y rastrear mejor los resultados. En resumen, incluso un dominio de los conceptos básicos de la gestión de proyectos permite a los profesionales de marketing hacer más en menos tiempo.

Los conceptos básicos de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un término popular para describir hoy en día, pero muchos lo utilizan sin saberlo. lo que significa Antes de poder aplicar la metodología, debe comprender sus conceptos básicos.

Sin profundizar demasiado en la maleza, la gestión de proyectos es un paraguas que cubre muchas formas diferentes de gestionar cualquier proyecto. Pero eso es una discusión para otro momento. Una vez que se sienta cómodo con el método tradicional, debe investigar un poco y ver si hay un estilo o una metodología de gestión de proyectos que se adapte mejor a su organización.

Las cinco fases

En términos de la forma clásica de gestión de proyectos , hay cinco fases que abordarán el curso general de su proyecto.

  1. Iniciar: Esto es cuando usted determina el alcance de su proyecto. En esta etapa, debe determinar y documentar la lista de objetivos, las tareas necesarias para cumplir esos objetivos, los entregables, los costos involucrados en llegar allí y la fecha límite de cuándo debe completarse.
  2. Plan: Cómo vas a crear el proyecto? Esto aborda los recursos que se necesitan para cumplir con el objetivo que se propuso. Los recursos pueden ser herramientas de gestión de proyectos, equipos, oficinas y personas. Por ejemplo, si está trabajando en una campaña digital que involucraría a un equipo de diseñadores de software, diseñadores gráficos, proveedores de contenido, etc.
  3. Ejecute: Ahora va a poner ese plan en marcha. Ha cumplido con la debida diligencia y el proyecto comienza en serio.
  4. Monitor y control: Pero cualquier plan, sin importar qué tan bien pensado esté, nunca debe escribirse en tinta. Es un documento vivo y debe responder a los cambios rápidamente. Es por eso que es crucial contar con herramientas para monitorear el progreso de su proyecto y medir ese progreso con respecto a la línea de base del plan. Cuando surge un problema, deben ser identificados y respondidos rápidamente, para que no se conviertan en problemas. Ahí es donde entra la parte de control y utilizando técnicas como la gestión de riesgos.
  5. Cierre: Una vez que haya producido ese gran activo de marketing, no habrá terminado. La gestión de proyectos es un proceso, y el cierre es la fase final de ese proceso. Es en este momento que el gerente obtiene la aprobación de las partes interesadas. Deben aprobar todos los entregables antes de que pueda publicarlos o hacerlos funcionar en un sitio, o cualquiera que sea su destino. Luego es el momento de revisar y discutir qué fue lo que salió bien y qué no, para que el próximo proyecto pueda suavizar esos baches.

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Project Management Mindset

La gestión de proyectos es un proceso. Pero como se señaló anteriormente, también es una forma de vida. Hay ciertos atributos que tiene un gerente de proyecto, que son una gran ayuda para los equipos de marketing. Saber qué hace a un buen gerente de proyecto es tan importante como conocer las fases de la administración del proyecto.

Liderazgo

Un proyecto necesita un líder. El grado en que ese líder está involucrado en el proyecto puede ser debatido, pero no hay duda de que sin una persona que supervise la operación diaria de cualquier proyecto, las cosas caerán por las grietas.

Marketing, ya sea Un correo electrónico push o una campaña multiplataforma, se compone de muchas partes móviles que necesitan dirección, supervisión y control. Ahí es donde entra en juego la metodología. Toma algo complejo y lo divide en pasos simples, haciéndolo manejable. El líder es el responsable de eso.

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Pero el líder es más que un lápiz-empujador. Hay un factor x para el liderazgo. Cualquier proyecto debe ser aceptado por los involucrados. Un vendedor quiere que su equipo sienta entusiasmo por el proyecto, no solo que haga el trabajo de memoria. Por lo tanto, un líder de equipo debe ser inspirador, evangélico y motivador.

Atención a los detalles

La ​​gestión de proyectos es un proceso que puede fomentar la atención a los detalles porque los grandes objetivos se dividen en tareas más pequeñas. Esto llega al nivel granular, donde todos los pasos hacia la meta final de uno se examinan minuciosamente para asegurarse de que no están descuidando nada crucial.

Eso no significa que todo deba tratarse por igual. Prestar atención a los detalles también significa priorizar esos detalles. Una lista de prioridades es una excelente manera de entender lo que debe hacer, lo que se debe hacer y lo que no es necesario para el éxito del proyecto.

Administración de datos

El mercadeo a menudo implica grandes cantidades de datos. Hay estudios de mercado, perfiles de clientes, objetivos para cumplir y así sucesivamente. Con grandes cantidades de datos, viene una gran responsabilidad. Los datos son, después de todo, sólo números. Debería ser el objetivo de un comercializador incluir buenos datos para obtener buenos datos.

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Pero entre esos dos puntos debe haber una herramienta que pueda dar sentido a esos números El software de gestión de proyectos tiene características que permiten a los profesionales de marketing administrar grandes sumas de datos y descomponerlas en bits digeribles.

Un tablero de instrumentos del proyecto es una herramienta que recopila datos y luego los convierte en gráficos y tablas. Si su software está basado en la nube y los miembros del equipo pueden actualizarse instantáneamente en línea, entonces esos datos vienen en tiempo real. Los informes generados por el panel de control a menudo se pueden filtrar, por lo que los datos pueden dirigirse a su equipo, a las partes interesadas o a la métrica que esté midiendo. . La gestión de proyectos convierte las comunicaciones en un proceso, con un plan que detalla cómo, cuándo, la frecuencia y el método con el que las personas involucradas en el proyecto obtendrán información.

Existen soluciones de software de gestión de proyectos que tienen herramientas de comunicación que mantienen todas esas conversaciones. bajo un mismo techo. Esto puede ser útil que usar otro software de comunicación, ya que los miembros del equipo pueden hablar sobre tareas específicas, en el nivel de la tarea, mientras trabajan en él, mientras tienen acceso a todos los documentos relacionados adjuntos y fácilmente disponibles.

para programar

Cada vendedor sabe que los plazos son reales. Las campañas de marketing se etiquetan en uno o más eventos, generalmente una versión del producto. Si el impulso de marketing no está coordinado y se publica en el congreso con lo que promueve, entonces es ineficaz y una pérdida de tiempo y dinero.

La gestión de proyectos se trata de arreglar ese programa para que tenga tiempo de hacer lo que debe ser. Hecho y cumplir con su fecha límite. Se trata de trabajar hacia atrás desde la fecha de vencimiento de su proyecto de marketing y crear hitos, o grandes fases del proyecto, que luego se desglosan en tareas. Estas tareas se pueden asignar y marcar en un diagrama de Gantt, que es solo una línea de tiempo que permite a los administradores ver qué tareas están relacionadas entre sí. Esto mantiene el calendario completo visible para el equipo, por lo que todos están conscientes de quién está trabajando en qué y cuándo debe hacerlo.

Herramientas de gestión de proyectos para profesionales de marketing

La gestión de proyectos facilita la gestión de cualquier proyecto a través del proceso. Las habilidades de un gerente de proyecto también son una gran ventaja para cualquier proyecto, y especialmente útiles para los gerentes, como hemos visto. Pero también hay un software de gestión de proyectos para marketing, que solo se mencionó anteriormente, que agrega eficiencia al proceso.

Existe un software que puede ayudar a planificar, programar e informar sobre el progreso de un proyecto, pero para esta publicación, ' Solo me centraré en uno que sea especialmente útil para los vendedores: el tablero kanban. Kanban significa cartelera en japonés. Es un sistema de programación que proviene de la manufactura esbelta y fue desarrollado por un ingeniero industrial de Toyota. Es un proceso altamente adaptable que puede ayudar a los comercializadores, especialmente a aquellos que prefieren los sistemas visuales.

Kanban se presenta en un tablero, con columnas que pueden abordar cualquier parte del proyecto. Debajo de estas columnas hay tarjetas, que son tareas individuales. Estas tarjetas se asignan a los miembros del equipo, quienes luego son responsables de completarlas. A medida que avanzan hacia su finalización, la tarjeta también se mueve de forma generalizada, para que todos puedan ver dónde se encuentra esa tarea en el proceso. Un sistema altamente visual y fácil de entender, un tablero kanban es una herramienta valiosa, y solo una de las muchas que utiliza la administración de proyectos para administrar proyectos, ahorrar tiempo y usar los recursos de manera más efectiva.

El marketing es un proyecto y comercializadores Los gerentes de proyecto son, por lo tanto, el software de administración de proyectos es una ventaja natural para la productividad. ProjectManager.com está basado en la nube, por lo que los datos se entregan en tiempo real, y tiene Kanban, gráficos de Gantt en línea, tablero de instrumentos en tiempo real y otras características de colaboración que agilizan el proceso de marketing. Pruébelo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

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