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Consejos de gestión de proyectos que todo planificador de eventos debería saber


Wrike se complace en dar la bienvenida a Krystal de GoSkills para la publicación de blog de hoy. Krystal hace todo lo relacionado con el marketing en GoSkills, una empresa de aprendizaje en línea que ayuda a cualquier persona a aprender habilidades empresariales para alcanzar sus objetivos personales y profesionales. Cuando no está en el trabajo, puedes encontrarla escuchando podcasts o viendo comedias especiales en Netflix.

Con una suscripción a GoSkills.com, los miembros reciben cursos personalizados que incluyen contenido interactivo y de tamaño reducido. Para las empresas, GoSkills proporciona una plataforma de aprendizaje flexible para entrenar equipos de cualquier tamaño. Es el sistema de gestión de aprendizaje (LMS) elegido para más de 600 empresas, incluidas las empresas Fortune 500 y las PYME. Consulte la publicación invitada de Wrike en su blog para obtener más información sobre las mejores prácticas de productividad de la industria de servicios profesionales.

Los gerentes de proyecto y los planificadores de eventos tienen más en común de lo que piensas. Ambos trabajan en cosas que tienen una fecha de inicio y una fecha de finalización y requieren coordinación entre varias personas y equipos para lograrlo.

Por lo tanto, cuando se enfrentan a una compleja lista de tareas pendientes, los planificadores de eventos pueden canalizar a su administrador de proyectos interno para ejecutar eventos como Una máquina bien engrasada. Aquí hay 8 de nuestras mejores herramientas de gestión de proyectos y trucos que su equipo de planificación de eventos puede comenzar a aprovechar hoy.

1. Identifique los objetivos y las limitaciones del evento

Si es una empresa de servicios profesionales de planificación de eventos, comience hablando con el cliente que organiza el evento para saber exactamente qué es lo que desean lograr. O si se trata de un evento que su equipo interno está planificando, reúnase con las partes interesadas dentro de la empresa para establecer objetivos. Estos objetivos pueden ser tangibles (por ejemplo, vender un cierto número de boletos o recaudar una cierta cantidad de fondos) o intangibles (por ejemplo, aumentar la conciencia o reclutar empleados potenciales).

Durante estas reuniones, describa las restricciones en torno al presupuesto, el tiempo, y otros recursos. Si su equipo se está canalizando en nuevos eventos constantemente y le resulta difícil priorizar, el uso de formularios de solicitud en su herramienta de gestión de proyectos garantiza que su equipo reciba toda la información necesaria desde el principio. Un formulario de solicitud puede actuar como una plantilla que documenta todos los objetivos y limitaciones, haciendo que sus reuniones con las partes interesadas sean perfectas.

Al planificar el evento, consulte periódicamente estos objetivos para asegurarse de que usted y los esfuerzos de su equipo estén dirigidos hacia estos Objetivos.

Conocer los objetivos y las limitaciones de un proyecto puede ser útil ya que reduce la búsqueda para usted. Las restricciones más duras, como las finanzas limitadas o el tiempo de planificación, pueden ser difíciles de navegar, pero también significa que tiene la oportunidad de ser creativo.

Una vez que tenga su presupuesto, asegúrese de cumplirlo documentando todo lo que sucederá. cuesta dinero. Anote los plazos de pago inicial y recuerde mantener un margen de maniobra para cualquier gasto inesperado.

2. Haga una lista de todo lo que necesita hacer

Ahora que ya sabe por qué se explica el motivo, es hora de averiguar los requisitos del evento. Por ejemplo, si está organizando una conferencia, deberá encontrar un lugar que tenga un escenario y un equipo de audio / video.

Identifique todos los pasos para pasar de la idea de un evento al evento real. Divida esos pasos en tareas más pequeñas y pequeñas y asigne fechas de vencimiento.

Los gerentes de proyectos a menudo llaman a esto la estructura de desglose del trabajo. Esta es esencialmente la lista maestra de tareas del proyecto. Puede usar plantillas de planificación de eventos para hacer esta tarea un poco más fácil. Desglosar todo no solo hará que la planificación de un evento sea más manejable, sino que también facilitará la asignación de tareas y el seguimiento del progreso.

Otra herramienta útil para planificar proyectos es un diagrama de Gantt. Le permite demostrar visualmente las dependencias entre tareas (por ejemplo, no puede enviar invitaciones hasta que haya creado una lista de invitaciones). Al ver las tareas visualmente, podrá identificar fácilmente los cuellos de botella y los posibles retrasos.

La imagen es una captura de pantalla de la plantilla de Wrike para planificadores de eventos

3. Utilice sus habilidades blandas

Los gerentes de proyectos experimentados saben cómo dirigir, negociar y comunicarse bien. Como organizador de eventos, estas 3 habilidades también le serán útiles.

Es probable que esté a cargo de varias personas durante la duración del proyecto. Es esencial que confíe en las decisiones que tome y que pueda llevar a su equipo más cerca de la línea de meta.

Según el evento, también puede estar trabajando con proveedores. Le conviene ser bueno para negociar, ya que puede generar ahorros en el presupuesto y plazos más cortos para los entregables.

Finalmente, la comunicación es una habilidad fundamental que puede ayudarlo en cualquier profesión. Sin embargo, cuando se hace bien dentro de la gestión de proyectos, resulta en partes interesadas felices y bien informadas y en un equipo que está en la misma página.

Crédito adicional: Cuando estás en el centro de la planificación de un evento, puede ser desafiante mantener una comunicación consistente con su equipo, proveedores u otras partes interesadas. Sin embargo, si hace que la comunicación sea un hábito (por ejemplo, un correo electrónico de resumen semanal para todas las personas involucradas) o cree un programa de comunicación, puede eliminar el trabajo de "pensamiento" del proceso. Otra gran manera de ayudar a la comunicación es mantenerlo todo en un solo lugar dentro de una herramienta de gestión de proyectos de colaboración. Usar una herramienta como Wrike significa que puede comunicarse sin problemas con todas las partes interesadas desde una ubicación centralizada.

 Consejos para la gestión de proyectos Cada planificador de eventos debe saber 3

4. Establecer fechas límite e hitos

Las fechas límite son fechas fijas que (por lo general) no se pueden mover, como la fecha de vencimiento de un pago inicial del lugar o la contratación de proveedores.

Los hitos son como una publicación de objetivos que puede utilizar para medir el progreso de la planificación. Por ejemplo, vender un cierto número de boletos un mes antes del evento.

Establecer hitos y fechas límite hacia atrás desde la fecha del evento (por ejemplo, programar discursos dos semanas antes del evento, firmar contratos con oradores un mes antes de eso y buscar oradores 3 semanas antes de eso).

5. Cree un alcance (y guárdelo)

El alcance del proyecto es esencialmente un documento de los objetivos, entregables, tareas, costos y plazos específicos del proyecto. Una vez que haya definido el alcance, protéjalo con todas sus fuerzas.

Los clientes y otras partes interesadas pueden querer realizar cambios mientras se encuentra en la cúspide, lo que está bien siempre que estos cambios se reflejen en el presupuesto. y se informa al horario y a los miembros del personal.

Sin embargo, si hay cambios frecuentes que no se tienen en cuenta formalmente, puede ser desastroso o el evento. Puede quedarse sin fondos, tiempo y apoyo de su personal o (estremecerse) todos 3.

6. Seguimiento del progreso

Use el diagrama de Gantt y la lista de hitos que creó para seguir el progreso del evento. Haga esto periódicamente (semanalmente o con más frecuencia) para estar atento a los cuellos de botella.

Si prevé demoras, asigne más recursos y personal según sea necesario. Los tableros en tiempo real y las notificaciones automáticas mantienen al tanto a los miembros del equipo como a los clientes.

7. Cuenta y prepárese para los riesgos

Los grandes gerentes de proyectos son expertos en anticipar riesgos. Con los eventos, hay muchos factores impredecibles. Los embotellamientos y el mal tiempo no se detienen para nadie, por lo que debe crear un plan de contingencia para todo.

Asegúrese de que su equipo tenga copias de dicho plan de contingencia para que el éxito del evento no sea únicamente de descanso. en tus hombros Tener una única fuente de verdad para la comunicación y la colaboración puede asegurar que todos conozcan sus roles y se sientan como responsables.

El día del evento, hay una tonelada pasando detrás de la escena, y usted no quiere invitados a darse cuenta! La realización del evento con personal y voluntarios una semana antes ayudará a que todo funcione sin problemas.

8. Aprende y adapta

Obtén todos los comentarios que puedas. Esto puede comenzar tan pronto como las etapas de planificación. ¿Había vendedores con los que era excepcionalmente fácil trabajar? ¿Hubo un miembro del equipo que no hizo nada?

Tome nota y aplique sus hallazgos en su próximo evento.

Mientras esté en el evento, tómese un tiempo para hablar con los asistentes para averiguar qué funcionó. y lo que no Una o dos semanas después, puede enviar una encuesta.

También debe informar a su equipo. Recoge consejos viables y agradéceles por su arduo trabajo. Al analizar qué funcionó y qué no, evitará que su equipo repita cualquier error en proyectos futuros y mantendrá contentos a sus clientes.

A su disposición

¿Cuáles son sus consejos favoritos de administración de proyectos para la planificación de eventos? Compártelos en los comentarios a continuación.

Si está interesado en llevar sus habilidades de gestión de proyectos al siguiente nivel, considere tomar un curso en línea. Los cursos de gestión de proyectos de GoSkills brindan conocimiento en trozos de tamaño reducido para que pueda retener información más fácilmente y comenzar a planificar sus proyectos como un profesional.

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