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Consejos y herramientas para proyectos Roadmaps


Debido a todas las minucias de un proyecto, es fácil para un gerente de proyecto perderse en los detalles y perder de vista el panorama general. Pero, ¿cómo puede retirarse de los plazos diarios y los problemas que siempre surgen y tomarse el tiempo para ver todo el panorama del proyecto para asegurarse de que va en la dirección correcta?

Afortunadamente, hay un espacio reservado para esa visión general de alto nivel para mantener un proyecto en marcha: se llama la hoja de ruta del proyecto. Y, como su homónimo, quieres tener uno. Lo último que debe hacer un gerente de proyecto (o cualquiera que lidere un proyecto) es avanzar ciegamente; a veces es necesario detenerse y pedir instrucciones.

¿Qué es una Hoja de ruta del proyecto?

Una hoja de ruta del proyecto es el plan estratégico que explica el objetivo del proyecto. Establece los puntos principales que deben lograrse para alcanzar ese resultado, que se llaman hitos.

Debido a que actúa como una guía, la hoja de ruta del proyecto también es una herramienta de comunicación. Es el documento general que habla de la estrategia del proyecto y por qué se está comprometiendo esa estrategia. Por lo tanto, la hoja de ruta del proyecto ayuda a todos los que trabajan en el proyecto a comprender el proyecto, independientemente de en qué pieza podrían estar trabajando.

Como se mencionó anteriormente, los hitos son los principales destinos en el camino hacia el objetivo de su proyecto. Estos están fechados en el cronograma del proyecto para desglosar el tiempo asignado para el proyecto para garantizar que todo se realice dentro de un plazo aceptable.

Tareas y asignaciones

Otro aspecto de la hoja de ruta del proyecto es la propiedad. Eso significa que se describen los roles y responsabilidades de todos los involucrados en el proyecto. La hoja de ruta del proyecto define quién está haciendo qué y luego se puede realizar un seguimiento de esas tareas.

No todo puede definirse de forma tan clara, por lo que la hoja de ruta del proyecto tiene algo que se llama "tiempo difuso". Esta es una técnica que permite Tareas que no se pueden determinar claramente para residir en un grupo de tiempo más flexible. Ahora están identificados y se pueden rastrear sin temor a que se caigan entre las grietas.

La hoja de ruta de un proyecto tiene límites

Si bien es un documento crucial en la planificación de cualquier proyecto, la hoja de ruta de un proyecto no es un documento excelente. . Tiene y necesita limitaciones para hacer su trabajo. Por ejemplo, una hoja de ruta del proyecto no es un retraso o una lista de tareas pendientes. Un backlog es más granular en su misión, recogiendo tareas. Una hoja de ruta del proyecto funciona con un retraso, pero se refiere a etapas más grandes y de mayor nivel, como los hitos.

Una hoja de ruta tampoco es un rastreador de gestión de proyectos. Nuevamente, el seguimiento se discute en la hoja de ruta del proyecto, pero la discusión es más a vista de pájaro. No sería práctico utilizar esta perspectiva para rastrear tareas, reuniones, etc. En su lugar, un software de gestión de proyectos está mejor diseñado para este seguimiento de tareas diarias.

Las características tampoco se enumeran en una hoja de ruta del proyecto. La hoja de ruta del proyecto es un plan de alto nivel con objetivos estratégicos globales y etapas principales del proyecto, no minucias, que tiene un lugar en otro lugar. Las características no son una medida efectiva de esos objetivos. Una lista de características no ayuda con las comunicaciones.

Otras cosas que no deben confundirse con una hoja de ruta del proyecto son un plan del proyecto, que es una lista mucho más detallada de lo que es necesario para que el proyecto sea un éxito, incluida la gestión de recursos. calendario, ruta crítica, etc. Tampoco es una carta del proyecto, lo que ayuda a las comunicaciones entre el equipo del proyecto y las partes interesadas, pero la hoja de ruta del proyecto es para una audiencia más amplia.

¿Qué incluye una Hoja de ruta del proyecto?

Para crear una hoja de ruta del proyecto, primero se deben conocer los ingredientes que se necesitan. Los gerentes de proyecto, que generalmente se ocupan de los detalles de una revisión diaria a través de un proyecto, deben levantar sus cabezas desde esa vista cercana para ver el panorama general.

La hoja de ruta del proyecto debe ser visual y manejable en longitud, para que pueda ser Fácilmente digerible por todos los involucrados en el proyecto. Si puede caber en una página, mejor aún. Piense en la hoja de ruta del proyecto como si fuera un mapa real. Le muestra todo el paisaje y pone su viaje en contexto.

 hoja de ruta del proyecto con un diagrama de Gantt
Se puede usar una tabla de Gantt para hacer las hojas de ruta del proyecto.

Los ingredientes clave necesarios para elaborar una hoja de ruta del proyecto sucinta y eficaz son los siguientes:

  • Descripción del proyecto: El objetivo principal de cualquier hoja de ruta del proyecto son las metas y objetivos de alto nivel del proyecto. No hay necesidad de entrar en gran detalle aquí; no estas escribiendo una novela Piense en ello como las portadas de una revista. Explican lo que puede esperar en el interior, donde otros documentos profundizarán en el proyecto. Parte de esto es entender en un sentido amplio los riesgos y la calidad del proyecto que se espera del producto o servicio final del proyecto.
  • Descripción del programa: Lo mismo se aplica al programa. Debe tratarse, pero no está creando una agenda con fechas y horas específicas. Eso, una vez más, es para otro documento. Aquí solo esboza la línea de tiempo general, pero establece plazos difíciles para las etapas principales, como los hitos. Lo que está haciendo es una declaración de alcance del proyecto.
  • Hitos clave: Hablando de hitos, estos también deben incluirse en la hoja de ruta del proyecto. Son como las grandes ciudades por las que pasarás en tu viaje a un destino final. Tenerlos en la hoja de ruta del proyecto es una buena manera de saber qué tan lejos ha llegado y cuánto debe hacer para llegar allí. En cierto sentido, este es un resumen de las líneas de base del proyecto.
  • Dependencias: Nuevamente, solo desde una vista de alto nivel, tenga en cuenta los resultados importantes y cómo están conectados a un proyecto exitoso.
  • Recursos : Anote los recursos que necesitará para realizar el proyecto.
  • Contacto: Enumere las personas clave en el equipo del proyecto y cómo comunicarse con ellos.
  • Reunión de inicio: Conozca sobre La hoja de ruta y asegurar que las expectativas sean claras para todos. (Asegúrese de tener preparada la agenda de una reunión de inicio).

Sugerencias para la Hoja de ruta del proyecto

Al crear una hoja de ruta del proyecto, asegúrese de que pueda lograr lo siguiente:

  • Debe comunicar rápida y fácilmente los objetivos generales del proyecto y objetivos.
  • Las expectativas de los interesados ​​se manejan asegurándose de que todos los involucrados en el proyecto entiendan la razón básica del proyecto. Si bien la hoja de ruta de un proyecto no está escrita en piedra, aún es útil tener un lugar donde todos puedan ver cuál es la estrategia del proyecto.
  • La comunicación es uno de los aspectos fundamentales de la hoja de ruta de un proyecto, y debería poder hablar. para todos en el proyecto.
  • La hoja de ruta del proyecto es una herramienta para ayudar a tomar decisiones importantes. Al mirar hacia atrás en la hoja de ruta del proyecto, el objetivo principal del proyecto es claro, y esa información le ayudará a tomar decisiones.
  • Actualice la hoja de ruta del proyecto para que siga siendo una instantánea precisa de dónde se encuentra actualmente el proyecto, no de Lo que parecía mientras estaba en la etapa de planificación. En cierto sentido, es un informe de estado general para aquellos que necesitan una actualización.
  • Asegúrese de que la hoja de ruta del proyecto sea realista o de lo contrario habrá retrasos, sobrecostos y no se cumplirán las expectativas.
  • El equipo siempre debe compartir su progreso con el resto del grupo del proyecto para mantener a todos en la misma página y no corromper la integridad de la hoja de ruta del proyecto.
  • Evite atascarse en la maleza. Hay un lugar para esos detalles, pero no está en la hoja de ruta del proyecto.
  • Si bien la hoja de ruta de un proyecto es una visión general, esa vista no debería ser demasiado a largo plazo o demasiado difícil, o podría ser contraproducente para la productividad del equipo del proyecto.

¿Qué herramientas puede usar para crear una hoja de ruta del proyecto?

Para definir el plan del proyecto y sus componentes clave, asignar roles y responsabilidades, identificar partes interesadas clave, desarrollar una declaración del alcance del proyecto, anotar las líneas de base del proyecto , los riesgos y la calidad del proyecto y desarrollar un plan de comunicación, necesitará ayuda. Estas son muchas cosas para mantener un registro y mostrarlas en un formato fácil de entender que se puede compartir con todo el grupo de proyectos.

Hay muchos productos de software de gestión de proyectos que abordan una o varias partes de este todo el conjunto. . La lucha es encontrar una solución integral que pueda actuar como una herramienta de planificación, que tenga una plataforma de colaboración que no solo ayude a compartir la hoja de ruta del proyecto, sino también a que los equipos actualicen su estado y luego realicen un seguimiento de los hitos del proyecto para asegurarse. que está cumpliendo con el programa.

ProjectManager.com ofrece todo eso y más. Tiene las características para lidiar eficientemente con los detalles de la administración diaria del proyecto, pero también con los amplios trazos necesarios para redactar una hoja de ruta del proyecto. Sus gráficos de Gantt en línea ofrecen una vista de alto nivel del proyecto y un lugar para recopilar y asignar tareas que luego se pueden actualizar en cualquier lugar y en cualquier momento. El panel de control en tiempo real luego refleja estos cambios a medida que ocurren, para que todos vean exactamente dónde está el proyecto y puedan abordar los problemas antes de que se conviertan en problemas.

 Panel de control para el seguimiento del progreso de la hoja de ruta del proyecto

software de gestión de proyectos, lo que significa que los datos se recopilan en tiempo real, y los equipos pueden acceder a las herramientas incluso si están trabajando de forma remota. Nuestro software ofrece una plataforma de colaboración y la capacidad de comunicarse en el nivel de la tarea para garantizar que la hoja de ruta del proyecto siempre refleje la información más reciente. Vea cómo puede ayudarlo a crear una hoja de ruta del proyecto y administrar su ejecución tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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