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Contrato de licitación: una guía rápida


Los proyectos pueden ser reconocidos, adquiridos e iniciados de diversas maneras. Algunos nacen internamente y surgen de una oportunidad que la organización identificó por sí misma, una oportunidad que podría ser aprovechada para obtener ganancias u otros beneficios.

Otros proyectos se originan fuera de la empresa, donde el equipo del proyecto es simplemente el facilitador para los interesados ​​que Contrátelos por su experiencia, experiencia y herramientas especializadas. Estos tipos de proyectos a menudo se ganan a través de un proceso de licitación que involucra a varias entidades que compiten por el trabajo.

La licitación por contrato puede ser una vía lucrativa, pero el proceso de licitación puede sentirse bizantino para aquellos que ignoran su estructura y proceso. Afortunadamente, como cualquier proyecto, tiene un inicio y un final, y una comprensión de la ruta entre esos dos puntos comienza siguiendo estos pasos.

Pasos para contratar un contrato

Contratos puede ir desde el trabajo del gobierno, que requiere una solicitud de propuesta (RFP), hasta el trabajo a largo plazo por contrato como proveedor de un producto o servicio a un conglomerado más grande. Sin embargo, independientemente del tipo de contrato, los pasos hacia la licitación de ese contrato son relativamente los mismos.

Investigación y planificación

Antes de poder ofertar, debe hacer la diligencia debida. Eso significa encontrar el proyecto que se ajuste a las calificaciones de su empresa. Solo debe ofertar en proyectos en campos donde tenga amplia experiencia y ya haya demostrado su habilidad. La licitación por contrato es un deporte competitivo y los beneficios van a la organización que tiene los mejores jugadores, estrategia y registro.

Puede ver su plan de negocios como un recurso, y si el proyecto se alinea con su empresa, entonces debe comenzar. trabajando en un plan. Ese plan debe incluir por qué su empresa es la que mejor toma en el proyecto, así que investigue sobre la compañía en la que está haciendo una oferta. Use toda la información que pueda para estructurar su oferta para cumplir con sus diversos requisitos.

Prepare la oferta

Una vez que haya realizado la investigación y tenga un plan tentativo para mostrar cómo su empresa es adecuada para el proyecto, ahora debe personalizar su plan de negocios para mostrar cómo puede cumplir con la solicitud de oferta. Por supuesto, debe considerar los costos de los materiales, el tiempo y la mano de obra, pero nunca ofertar por el trabajo.

Si bien puede pensar que quien lea su oferta hojeará los detalles y solo verá el resultado final, simplemente no es cierto. En otras palabras, quienquiera que ofrezca la oferta más baja para el proyecto no siempre gana.

Las empresas inteligentes saben que no deben basar su decisión únicamente en el costo. Si hay alguien dispuesto a hacer el mismo trabajo por mucho menos que usted, eso debería ser una señal de advertencia. Es probable que ese contrato de oferta baja sea un obstáculo o lo presente una empresa que no quiere obtener ganancias.

Presente la oferta

La oferta puede presentarse de varias formas. Las agencias gubernamentales generalmente tienen un portal en línea donde puede cargar su factura para su consideración. Si es así, asegúrese de saber cómo funciona la plataforma y de que el envío se realice correctamente. No desea cometer errores de última hora y perder todo ese trabajo o necesita llamar y parecer tonto.

Sin embargo, es posible que las ofertas del sector privado no requieran que las ofertas se entreguen en línea. Por supuesto, la entrega digital se está convirtiendo en el estándar, y muchas, si no la mayoría de las empresas, esperan que su oferta se envíe a un servidor en la nube o algún otro depósito digital para archivos grandes. Los archivos digitales se distribuyen fácilmente, pero siempre verifique los requisitos de envío porque algunas partes interesadas pueden preferir las copias impresas. Siga las reglas.

Presentación

Usted hizo la investigación; presentó la oferta y ahora está invitado a reunirse con la empresa. ¡Felicitaciones, has despejado un obstáculo, pero aún no has cruzado la línea de meta! Se le invitará a presentar su presentación y conocer a las personas con las que espera trabajar. Esto, al igual que enviar la oferta, puede hacerse de más de una manera.

Si bien es tradicional reunirse, y la mayoría de las empresas aún prefieren el toque personal, es posible que tenga que presentar en línea a través de alguna aplicación de videoconferencia. Quizás la compañía está ubicada lejos, o tal vez están muy ocupadas y simplemente les gusta mantener todo digital. Solo prepárate para dar lo mejor de ti, sin importar dónde se celebre la reunión.

Independientemente de dónde, lo más importante es asegurarte de que estás preparado para cualquier pregunta que se te haga, y estarás Hizo muchas preguntas. También es probable que se encuentre negociando el precio de la oferta, así que prepárese para tener una contraoferta o mantenerse firme. Recuerda, tú también puedes negociar. Si el precio de la oferta es un factor decisivo, tenga a mano la calidad, la mano de obra o algún otro factor de su oferta.

Recibiendo el contrato

A medida que se acerca el proceso de licitación, sepa cuándo está la empresa. Tomando su decisión final. Si lo tienes, genial, lo sabes más pronto que tarde. Pero si pasan su oferta, entonces querrá saber cuándo sucede eso, para no gastar tiempo ni energía extra en un prospecto perdido.

Y si eligen su empresa … ¡ya tiene el contrato! Finalmente, puedes descansar. Es broma, ahora comienza el trabajo.

Querrás saber cuándo se adjudicará el contrato, así tendrás todos tus patos seguidos y no te tomarán por sorpresa. Lo más probable es que la compañía quiera que comiences inmediatamente. No es que la empresa que otorga los premios esperará que comiences a correr cuando digan que se van, pero querrás comenzar las comunicaciones para estar siempre en la misma página y que el trabajo se esté programando como ellos quieren. Cuanto mejor maneje la transición de la licitación a la contratación del trabajo, más probabilidades tendrá de tener una larga relación con la organización y será buscado para futuros proyectos.

Conozca la diferencia entre las ofertas, licitaciones y propuestas

Los términos oferta, oferta y propuesta pueden parecer sinónimos, pero dependiendo de la empresa pueden significar cosas muy diferentes. Es importante saber cuáles son estas definiciones antes de comenzar cualquier oferta de contrato.

Oferta

Una oferta se usa a menudo para obtener nuevos negocios o negocios de repetición. Por lo tanto, una oferta será un esfuerzo conjunto de los miembros de la organización de varios niveles de autoridad. Por lo general, una oferta será gestionada por un administrador de ofertas, que interactúa con expertos desde cuestiones técnicas hasta legales. Licitación es también el término utilizado cuando se documenta una oferta presentada en respuesta a una solicitud o invitación a licitar.

Licitación

Licitación puede usarse en lugar de una oferta, mientras que significa básicamente la misma cosa. En su mayoría, el término oferta es utilizado por la organización que busca el proyecto, mientras que el término licitación es más utilizado por la organización que busca el contrato. Al igual que hay un administrador de ofertas, también hay un puesto para el administrador de licitaciones. Un gerente de proyecto a menudo también puede hacer este trabajo.

Propuesta

Una propuesta es un documento escrito, redactado por el vendedor a un comprador prospectivo. Es un paso en un proceso de ventas más complicado. Las propuestas tienden a estar más basadas en el cliente y están altamente adaptadas con soluciones a los requisitos del comprador. Son creados por un escritor de propuestas que escribe a las necesidades del cliente o del comprador. Pueden usar la ayuda de un especialista técnico, que no vende tanto como se centra en el diseño y la funcionalidad. Si el trabajo es muy complejo, se podría emplear a un escritor técnico para abordar de manera más experta y clara los aspectos técnicos de la propuesta.

La creación de una oferta de contrato es un proyecto, y luego, si obtiene el contrato, otro el proyecto comienza Eso son muchos proyectos, con la necesidad de una programación detallada y datos precisos. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene las herramientas que necesita para enviar una propuesta ganadora y luego ejecutar un proyecto exitoso. Vea cómo puede ayudarlo a obtener más trabajo y administrarlo de manera más efectiva al realizar esta prueba gratuita de 30 días.

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