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Controles del proyecto: una guía rápida


Si algo malo va a suceder en un proyecto, es probable que esté relacionado con el tiempo, el costo o el alcance. Los gerentes de proyecto son conscientes de esto y dedican gran parte de su tiempo a planificar para evitar riesgos negativos y su impacto potencial. Hay muchas herramientas que pueden mitigar el riesgo en un proyecto, pero también requiere habilidad en algo llamado controles del proyecto.

Como su nombre lo indica, los controles del proyecto tratan de controlar el proyecto y evitar que exceda los presupuestos y plazos. Los controles del proyecto pueden variar según la industria y las organizaciones, pero siempre proporcionan una forma de completar un proyecto exitoso y brindar beneficios en cuanto a costo, tiempo y rendimiento.

¿Qué son los controles del proyecto?

Los controles del proyecto son un conjunto de herramientas, procesos y habilidades de las personas que se utilizan juntos para ayudar a los gerentes de proyecto a tener la información correcta, en el momento correcto, para tomar la decisión correcta.

Para la definición técnica, está la biblia de gestión de proyectos del Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que establece: “Los controles del proyecto son la recopilación de datos, la gestión y los procesos analíticos utilizados para predecir, comprender e influir constructivamente en los resultados de tiempo y costo de un proyecto o programa; a través de la comunicación de información en formatos que ayudan a una gestión y una toma de decisiones efectivas ”.

Piense en los controles del proyecto como el mecanismo que mantiene un proyecto dentro del cronograma al planificar y ejecutar, manteniendo los costos dentro del presupuesto. De hecho, funciona durante todo el ciclo de vida de un proyecto.

En la gestión de proyectos, los controles del proyecto abordan lo siguiente:

Se trata de recopilar y administrar datos, encontrar tendencias en esa información, informar sobre el progreso y luego poner lo que ha aprendido en la práctica.

Hay profesionales de control de proyectos que son responsables ante el gerente del proyecto, pero que afectan a todo el equipo del proyecto. Esto se debe a que los controles del proyecto ayudan a guiar al gerente del proyecto a tomar decisiones informadas y responsables.

¿Por qué son importantes los controles del proyecto?

El alcance de los controles del proyecto es amplio en un proyecto: eso solo debería significar su importancia. Todo el propósito de un gerente de proyecto es controlar el proyecto, desde su inicio hasta su finalización. Administrar es parte del título del trabajo, y los controles del proyecto son solo otro medio para ese fin.

De hecho, los controles del proyecto son clave para un plan de proyecto sólido. Antes de la ejecución, debe existir un plan sólido y los controles del proyecto ayudan a alinear todo el proyecto con los objetivos estratégicos más amplios de la organización. Esto significa ahorrar tiempo y dinero al proyecto y a la organización.

Además, los controles del proyecto ayudan a responder preguntas importantes sobre el proyecto. Por ejemplo, ¿cuánto costará el proyecto, cuánto tiempo tardará en completarse y cuál es el valor o la calidad que entregará el proyecto?

Implementación de controles del proyecto

Hemos estado discutiendo los controles del proyecto en resumen. Sabemos cuáles son y por qué son importantes, pero ¿qué hay de aplicarlos a la gestión de proyectos de la vida real? Como se señaló, se ajustan a todos los aspectos del ciclo de vida de un proyecto. Echemos un vistazo más de cerca para ver cómo.

Planificación del proyecto

Los controles del proyecto son necesarios al comienzo del proyecto, a medida que hace su cronograma, forma un equipo, desglosa las tareas, identifica a las partes interesadas y determina cuál es el objetivo del proyecto. es. Es en la estimación de costos y duración del proyecto donde los controles son esenciales. Estas dos restricciones son algunos de los mayores riesgos para su proyecto. Por lo tanto, es clave para hacer estimaciones precisas.

Desarrollo del Proyecto

Este es el punto donde el caucho está a punto de salir a la carretera. Las estimaciones de costos se convierten en presupuestos y las estimaciones de tiempo se convierten en cronogramas del proyecto. Es durante esta fase del proyecto que los controles del proyecto son muy necesarios.

Ayudan con el monitoreo y la presentación de informes sobre el plan y el cronograma del proyecto. Cuanto mejor controle el proyecto, más rápido se puede identificar cuándo un proyecto se desvía. Lo mismo es cierto para controlar los gastos, el rendimiento y los presupuestos. Los controles del proyecto también funcionan con su plan de gestión de riesgos para reconocer los riesgos para el costo y el cronograma del proyecto.

Implementación del proyecto

Ejecutar el proyecto significa mantener al equipo enfocado para evitar el deslizamiento del cronograma y romper su presupuesto. Para hacer esto se requiere un monitoreo y seguimiento precisos del progreso.

Los controles del proyecto actúan como un medio para identificar cuándo hay problemas y cuellos de botella. Ya sea para equilibrar la asignación de recursos para que coincida con la capacidad del equipo o los problemas de calidad, necesita controles del proyecto para desglosar los datos de las horas trabajadas del equipo contra el presupuesto gastado y más para ver dónde hay problemas y resolverlos rápidamente.

Cierre del proyecto

El final de el proyecto no ofrece resultados exitosos y partes interesadas satisfechas, por supuesto. Hay mucho papeleo para atar, equipos para renunciar o reasignar y, naturalmente, controles de proyecto para recopilar información sobre el rendimiento. Esta última limpieza antes de poner el proyecto en el estante es como una autopsia para ver qué funcionó y qué no funcionó, por lo que el próximo proyecto puede beneficiarse de lo que ha aprendido.

La parte de personas de los controles del proyecto

Los controles del proyecto son una combinación de muchas cosas. Pero puede dividirlos en dos grupos: herramientas de gestión de proyectos y personas. Las herramientas se abordarán en la siguiente sección. Por ahora, centrémonos en las personas: el gerente del proyecto y el equipo del proyecto.

Como se señaló, los controles del proyecto se tratan de administrar el alcance, el costo y el cronograma del proyecto. Eso significa tener el gerente de proyecto, el equipo, los datos y la gestión de revisión y cambio correctos. El equipo debe contar con trabajadores hábiles y experimentados que tengan experiencia y conocimiento sobre cómo hacer el trabajo que se les ha asignado. Son un control del proyecto y, a menudo, el primer grupo de ojos sobre los problemas que surgen en el proyecto. Un gerente de proyecto es tan bueno como el equipo que lidera. Tanto los gerentes de proyecto como los equipos deben estar siempre alertas al alcance del proyecto, uno de los principales culpables de los proyectos que pierden el control.

Controles del proyecto con ProjectManager.com

Las personas son clave para una buena gestión de proyectos y las buenas herramientas de gestión de proyectos son clave para ayudando a esas personas a trabajar mejor. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que brinda a los gerentes de proyecto la transparencia que necesitan para implementar mejor los controles del proyecto.

Con los galardonados diagramas de Gantt, los gerentes de proyecto pueden mapear cada tarea del proyecto y designar a los asignados. A medida que se completan las tareas, el progreso se actualiza en tiempo real, y los gerentes pueden asegurarse de que todo vaya según el plan. Si es necesario, esas tareas se pueden reasignar para mantener el proyecto funcionando sin problemas.

 Captura de pantalla del diagrama de Gantt en ProjectManager.com
Los gráficos de Gantt con todas las funciones de ProjectManager.com le dan control total sobre proyectos.

Hojas de tiempo para seguir mejor el progreso del equipo y la tarea cuando se ejecuta el proyecto. Los equipos informan cuánto tiempo dedican a una tarea, lo que le permite detectar rápidamente cualquier anomalía o tareas que consumen mucho tiempo. Si una tarea lleva demasiado tiempo, pruebe la función de carga de trabajo. La función de carga de trabajo ayuda a los gerentes de proyecto a mantener equilibrada la carga de trabajo de su equipo. Puede ver si los miembros del equipo están sub o sobreasignados y, de ser así, reasignar y reasignar para que el trabajo avance sin problemas.

El tablero de ProjectManager.com podría ser la característica más esencial para los controles del proyecto, ya que lo mantiene al tanto del progreso del proyecto a medida que sucede. Rastreando seis métricas del proyecto, como varianza, estado y tareas, usted sabe dónde está el proyecto en cualquier momento y en cualquier lugar. Para obtener más detalles, use la función de informes de un clic de ProjectManager.com. Estos informes personalizables se pueden filtrar para inmersiones de datos profundos o actualizaciones de progreso más generales para presentaciones de partes interesadas.

 captura de pantalla del tablero
ProjectManager.com le brinda una visibilidad total del progreso de sus proyectos.

ProjectManager.com es más que una herramienta de control de proyectos; aborda todas sus necesidades de gestión de proyectos. Se puede acceder al software basado en la nube en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la administración de equipos remotos y brinda a todos los miembros del equipo una plataforma de colaboración para trabajar juntos de manera más productiva. Los gerentes de proyecto pueden controlar la planificación, el monitoreo y la presentación de informes sobre sus proyectos y mantener actualizados a los interesados. Vea cómo puede ayudarlo en su próximo proyecto al tomar esta prueba gratuita de 30 días.

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