Lessons Learned

Creación de una oficina de administración de proveedores: lecciones de seguros y aeropuertos


Crédito de la imagen: Pixabay.com

M los vendedores ambulantes y las actividades de compras nunca han sido más importantes. ¿Por qué? El impulso de externalizar actividades y crear productos más complejos significa que necesita contribuciones más allá de su organización.

Por desgracia, la gestión de proyectos no es como Amazon. No hay un botón de compra con "un clic" ni envío durante la noche cuando está construyendo un puente, un submarino o una implementación de CRM. Necesitas un enfoque más sofisticado. Si recién está comenzando, lea 6 pasos para una administración exitosa de proveedores. Para llevar su enfoque de administración de proveedores al siguiente nivel, quédese conmigo.

Esta semana, asistí a una sesión sobre "Crear una oficina de administración de proveedores", organizada por Fasken Martineau, un bufete de abogados canadiense. Fue una sesión útil con algunas grandes historias de guerra. En este artículo, aprenderá cómo dos organizaciones en industrias muy diferentes mejoraron sus prácticas de administración de proveedores. Para más eventos como este, busque unirse a la Asociación Internacional de Profesionales de Outsourcing (IAOP).

Seguro Económico: Administración y Transformación de Proveedores

El Seguro Económico fue fundado en 1871. Hoy en día, es una de las principales propiedades y víctimas de Canadá. (P & C) compañías de seguros. Esa larga historia trae ciertos activos, como las relaciones con los clientes de larga data y una marca conocida. Sin embargo, la compañía también ha acumulado relaciones con proveedores que debían revisarse debido a una nueva estrategia. Economical se ha comprometido con el éxito en el mundo digital y la estrategia de gestión de proveedores debe respaldar ese objetivo.

Innes Dey, vicepresidente sénior y director de estrategia de Economical Insurance, presentó su experiencia. ¡Aprecio sus esfuerzos especialmente considerando que tuvo un resfriado difícil!

  • Propósito: El impulso de la compañía para modernizar la administración de proveedores es parte de una agenda de transformación más amplia para 'desmutualizar' la organización. En una estructura mutua, la organización es propiedad de empleados y titulares de pólizas. Es una estructura rara pero aún se usa en algunos casos. Vanguard, una importante empresa de inversión conocida por ofrecer fondos indexados, es propiedad de sus asegurados.
  • The Limits of Contracts. Sea cauteloso al suponer que un buen contrato es suficiente; también es importante contar con buenas personas para trabajar con el proveedor. Después de todo, si el equipo del proveedor es grosero, poco profesional o no responde, entonces no obtendrá el valor de su inversión.
  • Participar en una "superposición productiva" con la dotación de personal. Al superponer parcialmente las responsabilidades entre el personal, puede contar con soporte y colaboración. Este es un gran principio de gestión. También significa que las personas pueden irse de vacaciones sin preocuparse de que falle un proceso crítico.
  • Mantener la unidad interna cuando se trata con proveedores. Innes hizo el comentario interesante de que los vendedores son "hábiles para explotar a los clientes desorganizados". Si sus ejecutivos son obsequiados y comidos por los vendedores, la oficina de administración de proveedores debe saberlo.
  • Tenga cuidado con los conflictos de intereses. Algunos consultores tienen relaciones comerciales con otras organizaciones que pueden influir en sus recomendaciones. Estas relaciones se vuelven problemáticas cuando USTED no está al tanto de estos intereses.
  • Personal para alcanzar el valor. Si su organización gestiona millones de dólares en relaciones con proveedores, defienda el personal de gestión de proveedores a tiempo completo. Manejar contratos de siete cifras con IBM, Deloitte y otras grandes organizaciones requiere dedicación.

Autoridad Metropolitana de Aeropuertos de Toronto: Administrando Proveedores y Convirtiéndose en el Mejor Aeropuerto del Mundo

La ​​Autoridad Aeroportuaria del Gran Toronto (GTAA) es responsable de operar el país más activo aeropuerto, Toronto Pearson International Airport. John Alexis y Angella Dikmic presentaron observaciones de su viaje sobre la mejora de la gestión de proveedores. Si bien la presentación de GTAA se centró en los proveedores de TI y tecnología, no hay ninguna razón por la cual estos marcos no se puedan aplicar a otras funciones.

  • Comprenda su realidad. El primer paso es crear un repositorio central de contratos. Este punto es especialmente importante si su organización tiene múltiples contratos con un proveedor. Los contratos múltiples a veces generan problemas, como precios diferentes, términos y condiciones de pago.
  • Establezca los objetivos de gestión de proveedores. Inicialmente, el enfoque GTAA se centró en la reducción de costos. Ofrecer reducción de costos y evitar costos a la organización fue esencial para ganar el apoyo de los ejecutivos. Con el tiempo, la gestión de relaciones y la gestión de riesgos se han vuelto más importantes.
  • Clasifique a sus proveedores y gobierne en consecuencia. A medida que crea un programa de gobierno, es importante aplicar diferentes niveles de gobierno en función del costo, el riesgo y la importancia. Recuerde que un vendedor de pequeños gastos puede merecer un enfoque de "Nivel 1" si proporcionan servicios críticos para la empresa.
  • Planifique su salida. Toda relación comercial llega a una conclusión en algún momento. Si no define cómo terminará eso, podría estar en un mundo de dolor. Los oradores compartieron una historia de otra organización que subraya este punto. Un cliente terminó una relación con un comprador y le pidió que le devolvieran sus datos. El vendedor imprimió los datos en papel y los entregó (ignorando la solicitud del cliente de los datos en forma digital). ¿El resultado? ¡Muchos meses de tiempo del cliente pasaron tipeando los datos!
  • Sea parte de la discusión del contrato. Para contratos grandes, es vital que la oficina de administración de proveedores sea parte de la discusión. Dejarlos hará que correr una relación a largo plazo con el vendedor sea mucho más difícil. No desea aterrizar en una situación en la que esté atrapado en un contrato doloroso y complicado.
  • Aproveche el cambio organizacional para presentar un VMO. En la política hay un dicho: "nunca desperdicies una crisis". En el contexto empresarial, se aplica la misma idea. Con la GTAA, tenían un contrato importante con una firma de TI casi expirada. En lugar de simplemente hacer negocios como siempre y renovar, la administración de GTAA utilizó este cambio como una oportunidad para renovar todo su enfoque a los proveedores.
  • Llevar a cabo Encuestas de Satisfacción Regulares. GTAA realiza regularmente encuestas de satisfacción de clientes y proveedores para detectar problemas y áreas de mejora. A medida que los proveedores se vuelven más importantes en la entrega de su cadena de valor, esta es una excelente propuesta para usar. Recientemente utilicé Survey Gizmo para realizar encuestas y me ha sido útil.
  • Use Reuniones periódicas y calcule el detalle de acuerdo con esto. GTAA utiliza una serie de reuniones periódicas con diferentes audiencias para ejecutar el gobierno de los proveedores. Por ejemplo, los ejecutivos reciben información anual sobre los principales proveedores. Otros proveedores con un impacto menor se pueden administrar con una reunión mensual centrada en las operaciones.

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