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Declaración de trabajo: definición y ejemplos


No importa en qué industria se encuentre, la única constante durante todo el ciclo de vida de un proyecto es el papeleo. Siempre hay mucho papeleo para crear, tener aprobado, archivar y finalmente archivar. Todos esos documentos son importantes, pero la Declaración de trabajo (SoW) es fácilmente una de las más importantes porque se realizó al inicio de un proyecto y describe todo lo que necesita incluir en su proyecto.

Utilizando herramientas efectivas de planificación de proyectos y una declaración de trabajo minuciosa y bien escrita lo preparará para liderar con éxito un proyecto en la línea de llegada dentro del cronograma y dentro del presupuesto.

¿Qué es una declaración de trabajo?

El SoW es el documento que captura y define todos los aspectos de su proyecto. Notará las actividades, entregables y el cronograma del proyecto. Es un documento extremadamente detallado, ya que sentará las bases para el plan del proyecto.

Es uno de los primeros documentos que creará para diseñar todo el panorama del proyecto antes de planificarlo y ejecutarlo. Debido a la gran cantidad de detalles requeridos, la posibilidad de escribir uno puede ser desalentador. Por lo tanto, dividámoslo en partes más digeribles.

¿Qué constituye una declaración de trabajo?

Hay tantas partes en una declaración de trabajo como hay en un proyecto. Si comienzas centrándote en las partes, puedes trabajar hasta el todo. Para una comprensión completa de un SoW, primero tenga en cuenta los aspectos principales del proyecto al que se dirige.

  • Introducción : Comience explicando qué trabajo se está haciendo. Además, ¿quién está involucrado en el proyecto? Indique estas partes. Esto conducirá a una oferta permanente, que cementa los precios de los productos o servicios adquiridos para el proyecto, y un contrato más formal que entra en más detalles.
  • ¿Cuál es el propósito del proyecto: Comience con la gran pregunta : ¿por qué estás iniciando este proyecto? ¿Cuál es el propósito de hacer el proyecto? Cree una declaración de propósito para comenzar esta sección y brinde una respuesta completa a estas preguntas, como qué son los entregables, los objetivos y el retorno de la inversión.
  • Alcance del trabajo: Qué trabajo se debe hacer en el proyecto ? Tenga en cuenta aquí, incluido qué hardware y software será necesario. ¿Cuál es el proceso que usará para completar el trabajo? Esto incluye los resultados, el tiempo involucrado e incluso los pasos generales que se tomarán para lograrlo.
  • Dónde se realizará el trabajo: El equipo que emplee tendrá que trabajar en alguna parte. El proyecto podría ser específico del sitio, en una instalación central o, si no todos, los miembros del equipo podrían trabajar de forma remota. De cualquier manera, aquí es donde desea detallar eso y dónde se ubicarán los equipos y el software utilizados.
  • Tareas: Siga los pasos generales delineados en el alcance del trabajo y desglose en tareas más detalladas. Sea específico y no omita ninguna acción que se requiera del proyecto para producir sus entregas. Si lo desea, divida las tareas en hitos o fases.
  • Hitos: Defina la cantidad de tiempo programado para completar el proyecto, desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización propuesta. Detalle las horas facturables por semana y mes, y cualquier otra cosa relacionada con la programación del proyecto. De nuevo, la especificidad cuenta. Por ejemplo, si hay una cantidad máxima de horas facturables para proveedores y / o contratos, anótelo aquí.
  • Entregables: ¿Cuáles son los entregables del proyecto? Listelos y explique lo que debe y cuándo es debido. Describa en detalle, como cantidad, tamaño, color y lo que sea relevante.
  • Calendario: Incluya una lista detallada de cuándo se deben realizar los entregables, comenzando con qué proveedor se seleccionará para lograr este objetivo , la patada de salida, cuál es el período de ejecución, la etapa de revisión, desarrollo, implementación, prueba, cierre del proyecto, etc.
  • Estándares y pruebas: Si hay estándares de la industria que deben cumplirse , enumera los aquí. Además, si habrá pruebas del producto, enumere quién participará en este proceso, qué equipo se necesita y otros recursos.
  • Defina el éxito: Tenga en cuenta lo que el patrocinador y / o parte interesada espera como un proyecto exitoso. terminación.
  • Requisitos: Enumere cualquier otro equipo que se necesite para completar el proyecto y si se requiere un grado o certificación necesaria para los miembros del equipo. Además, tenga en cuenta si habrá viajes u otros aspectos del proyecto que no estén cubiertos.
  • Pagos: Si se ha creado el presupuesto, puede enumerar los pagos relacionados con el proyecto y cómo se entregarán. , por adelantado, con el tiempo o después de la finalización. Por ejemplo, puede pagar después de la finalización de un hito o en un horario fijo, el que sea más factible financieramente.
  • Otro: Habrá otras partes del proyecto que no se adecuan a las categorías anteriores, y este es el lugar donde puedes agregarlos para que todo esté cubierto. Por ejemplo, ¿hay problemas de seguridad, restricciones en hardware o software, pago de viajes, soporte post-proyecto, etc.?
  • Cierre: Esto determinará cómo se aceptarán los entregables, y quién entregará, revisará y firmará apagado en los entregables. Además, se ocupa de los deberes administrativos finales, asegurándose de que todo está firmado, cerrado y archivado.

¿Cuál es el uso de una declaración de trabajo?

Como se señaló, la declaración de trabajo es una descripción detallada del proyecto en todas sus dimensiones. También es una forma de compartir lo que el proyecto implica con aquellos que están trabajando en el proyecto, ya sea que estén colaborando o contratados para trabajar en el proyecto. Esto incluye vendedores y contratistas que están pujando para trabajar en el proyecto.

También es útil para el líder del proyecto, ya que proporciona una estructura sobre la cual se puede construir el plan del proyecto. La declaración de trabajo también ayudará a evitar conflictos en el proyecto. Con detalle y claridad, el SoW ayuda a mantener a todos los involucrados en el proyecto en la misma página y trabaja para dejar la confusión al mínimo.

Diferentes ejemplos de una declaración de trabajo

Un SoW se puede dividir en categorías. Hay tres tipos principales, que se pueden definir básicamente de la siguiente manera:

  • Diseño / Detalle : Cuando escribe esto, lo que está haciendo es transmitirle al proveedor cómo quiere que se haga el trabajo. . ¿Cuáles son los requisitos del comprador que controlarán el proceso del proveedor? Estos requisitos pueden abarcar toda la gama desde la calidad hasta la medición de materiales. En este caso, es el comprador el responsable del rendimiento, ya que son ellos quienes dirigen su curso.
  • Nivel de esfuerzo / tiempo y de materiales / tasa de unidad: Esta es una versión casi universal y puede aplicar a la mayoría de los proyectos. Lo que define es el servicio por hora, así como los materiales necesarios para realizar las tareas. Tiende a encontrar uso en contratos a corto plazo.
  • Basado en el desempeño: Este es el SoW preferido de los gerentes de proyecto ya que se enfoca en el propósito del proyecto, los recursos y el nivel de calidad esperado de los entregables. Sin embargo, no explica cómo se supone que se debe hacer el trabajo. Esto permite una gran autonomía de cómo llegar a un resultado sin requerir un proceso específico.

Cómo escribir una declaración de trabajo

Cuando se escribe una declaración de trabajo, puede ser útil usar una plantilla debido a todos los diversos aspectos del proyecto que debe capturar. La mayoría de las plantillas incluirán cosas tales como un glosario de términos que definen a qué se refiere en el SoW. Habrá un lugar para que escriba la declaración de propósito, así como también información de administración.

Hay mucha información para describir en el SoW. Puede crear esto por su cuenta si lo desea, pero cualquier medida para asegurarse de que no quede nada será útil. Solo tiene una oportunidad para crear este documento y desea hacerlo bien.

En cuanto a la redacción de la propuesta, querrá ser específico. Desea aclarar los términos utilizados para hacerlos universalmente entendidos. Además, defina claramente quién hará qué y cuándo deben realizarse esas tareas. Hacer esto evita la confusión más adelante en el proyecto cuando no puede permitirse ningún error de comunicación o disputas.

Además de escribir con claridad, debe incluir imágenes en el SoW. Esto ayudará a enfocar la lente en los diversos aspectos del proyecto. Incluyendo elementos visuales, ya sean cuadros, gráficos u otras ilustraciones para ayudarlo a aclarar el proyecto, harán que el SoW sea más fácil de digerir. Recuerde, algunas personas son más lectoras y otras más visuales, mientras que la mayoría son una combinación de ambas. Desea hablar con todos los tipos con este documento.

Después de todo el trabajo que ha realizado al detallar las características específicas del proyecto, no desea descuidar el último paso crucial: terminar el trabajo. No puede continuar si no tiene la autoridad para hacerlo. O, más exactamente, puede, pero puede costarle el éxito del proyecto. Por lo tanto, asegúrese de que aquellos con autoridad hayan firmado la declaración de trabajo. Eso incluye el cronograma, los hitos y los entregables. Al firmar el SoW, puede cumplirlo. Usted tiene los límites en los que se puede realizar el trabajo, cómo se realizará, la duración de ese trabajo, etc. Si hay una disputa, puede mostrar el documento firmado para respaldar sus acciones.

La declaración de trabajo es un documento fundacional de cualquier proyecto. Una vez creado y aprobado, deberá crear un plan e implementarlo. Ahí es donde entra en juego ProjectManager.com. Nuestro software de administración de proyectos basado en la nube proporciona datos en tiempo real para ayudarlo a administrar y seguir su declaración de trabajo. Tómelo para un giro de prueba y vea cómo puede ayudarle con esta prueba gratuita de 30 días.

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