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Declaración del alcance del proyecto: incluya estas 7 cosas


Alcance del proyecto: es un objetivo en movimiento y uno sobre el que desea obtener una diana antes de planificar su proyecto. Definido como la suma de todos los recursos, entregables, características y tareas dentro de un proyecto determinado, el alcance de su proyecto es el límite en el que existe todo su proyecto. Pero incluso para comenzar a definir eso, necesitará profundizar un poco más y delinear el alcance del proyecto para definir mejor los objetivos comerciales, los resultados y más para obtener la aceptación de las partes interesadas clave.

Este es su proyecto Declaración de alcance, y al igual que un Alcance de trabajo (SOW), existe para reforzar el alcance de su proyecto para todas las partes participantes.

¿Qué es una Declaración de alcance de proyecto?

Típicamente escrito por el gerente del proyecto, una declaración de alcance describe todo el proyecto, incluidos los entregables y sus características, así como una lista de partes interesadas que se verán afectadas. También incluirá los principales objetivos, resultados y metas del proyecto para ayudar a medir el éxito.

La declaración del alcance de su proyecto actuará como la herramienta principal para que las partes interesadas y los compañeros de equipo consulten y utilicen como una guía para medir con precisión el éxito del proyecto. [19659002] Relacionado: Cómo hacer un plan de gestión de partes interesadas

Esquema de la declaración del alcance del proyecto

Similar a las cinco preguntas del periodismo: quién, qué, cuándo, dónde, por qué, para tener su declaración del alcance del proyecto correctamente descrita, debe abordar estas siete cosas:

1. Justificación

Ningún proyecto comienza sin una necesidad ya existente, así que utilícelo como justificación. Comience su declaración de alcance del proyecto explicando la necesidad de su proyecto y cómo el resultado final resolverá esa necesidad.

Ejemplos de necesidades pueden incluir:

  • Un competidor ha presentado un nuevo producto que actualmente no tiene competencia en el mercado
  • Los comentarios de los clientes han estado pidiendo una nueva herramienta para incluir en su producto
  • Se ha presentado una oportunidad para la integración vertical / ingresos recurrentes

2. Descripción del alcance

Puede parecer bastante fácil, pero este es uno de los pasos más importantes. Desde un alto nivel, enumere lo que está dentro del alcance de su proyecto y lo que está fuera del alcance. Esto ayudará a establecer límites para que el proyecto exista. También gestiona las expectativas / aportes de sus partes interesadas y brinda a los miembros de su equipo algunas limitaciones creativas para trabajar dentro de ellos.

3. Objetivos comerciales

Resuma sus objetivos comerciales definiendo los objetivos que su empresa espera lograr con este proyecto. Esto puede incluir las fechas objetivo de lanzamiento del producto, un nuevo modelo de negocio para generar una mayor tasa de ingresos recurrentes, mayor satisfacción del cliente, aumentar los compradores por primera vez y otros.

4. Entregables del proyecto

Enumere las entregas que los miembros de su equipo deben producir para cumplir con los objetivos comerciales. Esto puede incluir el producto en sí, manuales de instrucciones e instalación, materiales de marketing, comunicados de prensa, campañas publicitarias y más.

5. Exclusiones del proyecto

Si bien es imprescindible que defina los límites alrededor de lo que incluye el proyecto desde el principio, también es extremadamente importante que enumere lo que este proyecto no incluye. Por ejemplo:

  • Actualizaciones de aplicaciones que están planificadas para un proyecto posterior y no se incluyen intencionalmente en este proyecto
  • Acceso restringido o reprogramado del cliente a ciertas líneas de soporte / características del producto

 esquema de la declaración del alcance

6. Restricciones

Las restricciones de proyectos son las que hacen que la gestión de proyectos sea un enigma para resolver. Las tres restricciones principales, o la Triple Restricción, para administrar cualquier proyecto son típicamente tiempo, dinero y alcance. Están interconectados, lo que significa que si tira de una palanca en 'alcance', también se moverá otra palanca en 'dinero' o 'tiempo'.

Pero hay restricciones adicionales del proyecto que pueden surgir en cualquier momento, incluido el riesgo, recursos, organización, método, clientes y más. Enumere todas las restricciones que prevé en su proyecto, de modo que pueda intentar tener soluciones listas para lanzarse cuando sea necesario.

7. Suposiciones

Las suposiciones de los proyectos generalmente giran en torno a las cosas que terminan siendo restricciones, incluido el tiempo, el dinero y el alcance. Por ejemplo, es en esta sección que enumerará, "el equipo de desarrollo front-end estará disponible durante este período de tiempo del proyecto", o "el equipo de atención al cliente recibirá capacitación sobre nuevos productos por x veces". Es importante haga una lista de estos, ya que esto no solo le dirá a las partes interesadas clave cuáles son sus recursos principales necesarios para hacer que el proyecto avance, sino que también le dará una idea rápida de dónde se encuentran sus mayores factores de riesgo.

Relacionado: Estrategias y herramientas de gestión de partes interesadas

El esquema de la declaración del alcance de su proyecto ayudará a actuar como marcadores a medida que construya su declaración del alcance completo. Porque aunque predecir el futuro del proyecto es imposible a un nivel tan alto, este es el primer paso para lograr que su proyecto se acerque lo más posible al resultado. Al comenzar con las siete declaraciones clave anteriores, puede comenzar con un proyecto exitoso.

Declaración del alcance del proyecto vs. Alcance del trabajo

Hay algunas cosas con las que las declaraciones del alcance del proyecto generalmente se confunden, incluyendo su alcance del trabajo. Pueden sonar similares, pero aquí están las principales diferencias entre estos dos.

Su alcance de trabajo es un acuerdo de trabajo, generalmente entre el consultor y el cliente, que detalla el acuerdo de trabajo a realizar, que incluye pero no se limita a :

  • Entregables / productos / resultados
  • Cronología del proyecto
  • Hitos del proyecto
  • Informes para catalogar el progreso del proyecto

Si bien su alcance de trabajo puede llevar mucho tiempo escribirlo, describe el proyecto en sí y no necesariamente el plan a seguir. La declaración del alcance del proyecto, a su vez, cumple ese rol al detallar y mapear exactamente qué esperar con el plan del proyecto y el proyecto en sí mismo.

Declaración del Alcance del Proyecto vs. Plan de Administración del Alcance del Proyecto

Pueden sonar similares, y El resultado del proyecto puede ser similar, pero una declaración del alcance del proyecto es diferente al plan de gestión del alcance del proyecto. Un plan de gestión del alcance del proyecto es lo que sigue a la declaración del alcance del proyecto, que detalla su proyecto de principio a fin.

Además, ayuda a definir el trabajo que debe realizarse en el transcurso del proyecto, y controla y monitorea esos procesos. También documenta y realiza un seguimiento de las fases para evitar el desplazamiento del alcance, y ayuda con el cierre del proyecto, incluida una auditoría de entregables y la evaluación del resultado del proyecto para los factores de éxito.

Su declaración de alcance no es tan complicada, es solo el paraguas sobre su plan de gestión del alcance del proyecto, que actúa como una rúbrica para que las partes interesadas y los miembros del equipo lo sigan.

Mejores prácticas para una declaración exitosa del alcance del proyecto

Estas son las mejores prácticas para tener en cuenta al escribir la declaración del alcance del proyecto:

  • Evite el uso de lenguaje jerárquico. Hablarás con varias personas en varios departamentos y especializaciones, así que mantén el lenguaje coherente y claro.
  • Hazlo breve. Dado que este es un documento que busca la aceptación de las partes interesadas, es probable que haya que editar mucho antes de que se finalice, y deberá ser una guía de referencia rápida para más adelante. Por lo tanto, manténgalo simple y guarde la palabrería para su plan de proyecto completo.
  • Manténgase alejado de las declaraciones radicales. No desea comprometer demasiado sus recursos en el proyecto incluso antes de que comience.
  • Asegúrese de que responda preguntas como:
    • ¿Cuáles son los beneficios comerciales a largo plazo? [19659013] ¿Qué ofrece a nuestros clientes que aún no existe?
    • ¿Es esto mejor de lo que ofrecemos actualmente en el mercado?

Cómo ProjectManager.com puede ayudar con su declaración de alcance del proyecto

sea ​​exigente tanto con su tiempo como con su energía. No dejes que te abrume antes del inicio. Para empezar, puede usar nuestra plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita y obtener una visión de los entregables, así como las tareas necesarias para completar antes de enviar su declaración de alcance del proyecto.

Desde allí, puede probar ProjectManager.com y usar nuestra tarea características de gestión para organizar, priorizar y ordenar todas las tareas necesarias por fase del proyecto. Incluso puede pedirle información a otras personas: los miembros del equipo pueden comentar directamente sobre las tareas para que la comunicación se mantenga organizada y al grano.

 función de lista de tareas en el administrador de proyectos
listas de tareas en ProjectManager.com

Mantenga pestañas en sus recursos, tareas y entregas y más para que pueda mantener su proyecto en marcha. Con ProjectManager.com, puede practicar el mapeo de la línea de tiempo de su proyecto utilizando nuestro diagrama de Gantt, enumerar los entregables utilizando nuestra lista de tareas o herramienta kanban e invitar a los miembros del equipo a revisar la línea de tiempo antes de enviar la declaración de alcance a las partes interesadas clave. Comience hoy su prueba gratuita de 30 días.

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