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Detectar oportunidades e identificar problemas


Para muchos de nosotros, leer informes de proyectos puede ser una parte tediosa del proceso de gestión de proyectos. Con demasiada frecuencia, los informes carecen de un formato claro y, en general, no están claros. Las complicaciones comunes ocurren cuando los informes no están dirigidos a los resultados planificados del proyecto, y no consideran lo que el gerente de proyecto, ejecutivo o parte interesada necesita obtener al leer el informe.

Si bien hay muchos tipos de informes de proyectos que podría tiene que saber y leer en algún momento, el que muchos de nosotros tratamos con más frecuencia es el informe de estado. La creación e interpretación de un informe de estado será el enfoque principal de esta publicación, pero las lecciones aprendidas se pueden aplicar a todos los tipos de informes de proyectos y herramientas de informes.

Cómo leer un informe de proyecto

En muchos casos, un informe de estado nos permite la oportunidad de identificar los desafíos y las oportunidades en el proyecto. Desafortunadamente, las oportunidades se pueden pasar por alto fácilmente sin algún tipo de proceso estructurado para su interpretación y revisión. Al trabajar con clientes de todo el mundo, ayudé a muchas organizaciones a maximizar el impacto positivo del tiempo invertido en los informes de proyectos al presentar un enfoque estructurado de los informes que ayuda a simplificar el análisis y la comprensión de los desafíos y las oportunidades.

Crear un plan de informe

Para comenzar, cada equipo de proyecto debe tener un plan para saber cómo se llevarán a cabo los informes del proyecto. Aquí hay cinco elementos que creo que todo plan de informe debe poseer:

  1. Programado regularmente: Todos los que tienen un interés en el proyecto deben saber cuándo se programan los informes y qué se espera de cada informe.
  2. Enfocado : Cada informe debe tener un enfoque o énfasis específico. No deberían desecharse de ninguna manera.
  3. Debería tener una jerga mínima: Cuanto más grande o más diverso es un proyecto, más difícil es para usted asegurarse de que todos tengan un idioma compartido. Es por eso que defiendo que los informes de proyectos excluyan la jerga tanto como sea posible. Un lenguaje claro permite a las personas comprender mejor lo que realmente se dice en un informe, brindándoles una mejor oportunidad para analizar la información de manera efectiva.
  4. Basado en hechos: Hay espacio para el análisis y la opinión en sus informes, pero debes asegurarte de que estén basados ​​en hechos. No puede permitir que sus proyectos se retrasen o desvíen por ideas y retroalimentación que se basan en información no basada en hechos.
  5. Orientada a la acción: No solo es importante identificar desafíos y oportunidades, sino que no hacer nada con ellos es similar a la negligencia. Todo lo que haga dentro de su proyecto debe enfocarse en las acciones que puede tomar para que el proyecto llegue a tiempo, dentro del presupuesto.

Informes de proyectos en contexto

Este es solo un punto de partida para comprender e interpretar sus informes. Pero es esencial que todos estén en sintonía desde el principio, porque sin uniformidad, sus informes pueden sesgar su interpretación y las acciones que realiza. Dirijamos nuestra atención a la comprensión de los informes en un contexto que nos permita reconocer desafíos u oportunidades.

Cada informe necesita ciertos atributos:

  • Deben tener una cierta cantidad de estandarización que le permita comprender dónde buscar qué información.
  • Deberían ofrecer medidas de éxito.
  • Deben centrarse en los hechos.
  • Deben proporcionar un análisis informado.
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Usar Herramientas de informes de ProjectManager.com para estandarizar fácilmente sus informes

Cómo estandarizar informes

Para ayudar a estandarizar los informes para mis clientes, a menudo abogo por una estructura de informes simple. Esto permite que cualquier persona que complete un informe tenga una plantilla que les permita tener menos probabilidades de perder algo, y permite que la persona que lee el informe sea más probable que comprenda lo que se está diciendo.

La plantilla que uso se ve muy similar a esto:

  1. Comience con un resumen y un informe de estado: Tal como se imaginarán, esta parte del informe se centra en dónde se encuentra y qué significa eso. Al leer rápidamente esta sección, cualquier miembro del equipo debe poder saber con certeza si el proyecto está en curso o no.
  2. Lista de metas y logros: Soy un defensor de siempre enfocarme en los resultados. Centrarse en los resultados permite un mejor trabajo, mejores procesos para descubrir y les da a los equipos una sensación de impulso. Puede hacer esto en su informe enfocando su atención en los objetivos y logros, especialmente en el contexto de cómo están avanzando en el proyecto. Para ayudar a ubicar estos elementos en su contexto, será útil asegurarse de aplicar el filtro de fechas límite, cronogramas y otras medidas del cronograma también.
  3. Análisis: Aquí es donde puede darle un poco de profundidad al cosas con las que estás tratando en el proyecto. Puede enfocarse en presupuestos, horarios, recursos, riesgos y oportunidades.
  4. Acciones y próximos pasos: Recuerde, toda esta identificación y análisis no es valioso si no conduce a acciones correctivas o proactivas. Por lo tanto, asegúrese de incluir también en el informe las acciones sugeridas y los próximos pasos.

Cómo detectar desafíos y oportunidades en informes de proyectos

Con todo esto expuesto, la pregunta es qué aspecto tiene un desafío u oportunidad. como cuando estoy leyendo mi informe? La verdad es que la mayoría de las veces no suele haber una gran luz intermitente que diga: "Oportunidad por delante". La otra cara de ese ser, con demasiada frecuencia, es la primera vez que ves los desafíos que son ​​ ] parpadeando y gritando: "Tenemos un problema y necesita atención inmediata".

Esto crea un enigma para el gerente del proyecto porque a menudo nos atrae lo que necesita nuestra atención inmediata. Si bien esta es la naturaleza humana, la realidad es que para entrenarnos a nosotros mismos para darles el mismo peso a los desafíos y oportunidades, tenemos que entrenarnos para pensar en estas cosas de una manera diferente.

Para hacer eso, primero, establecer un objetivo para leer el informe:

  • ¿Qué queremos saber de nuestra lectura?
  • ¿Queremos saber dónde están los mayores obstáculos?
  • ¿Tenemos que mirar el calendario y asegurarnos de que sea? ¿en curso?
  • ¿Estamos tratando de identificar nuevas oportunidades?

Segundo, mientras lee el informe, concéntrese en las tareas y cuestione la información que lee. Interprete lo que está en el informe y confirme que todas las suposiciones e ideas presentes son correctas.

Finalmente, lea con un sesgo hacia la acción. De nuevo, analizar e identificar los desafíos y oportunidades que presenta su proyecto es grandioso, pero inútil sin acción.

Encontrando Retos

Al hacer este tipo de lectura y pensamiento, los desafíos serán mucho más fáciles de detectar. Van a parecer retrasos en progreso. Sacarán sus cabezas como fechas límite perdidas o hitos que no se han cumplido. Pero los desafíos también pueden ocultarse debido a que se cumplen los plazos o porque los proyectos están dentro del presupuesto. Esta es la razón por la cual su análisis también debe enfocarse en las tendencias y el desempeño reciente. También es útil tener comunicación regular con su equipo.

Encontrar oportunidades

Cuando busca oportunidades, el proceso es más complicado por un par de razones:

  • Los informes a menudo se escriben con la idea de que solo van a rastrear lo que el proyecto se ha establecido para lograr y no como un vehículo para nuevas oportunidades.
  • La mayoría del análisis de los informes de proyectos se basa en el mismo concepto. Concéntrese en lo que estamos construyendo y midiendo.

Cómo cambiar su manera de pensar sobre los informes de proyectos

Cambiar su forma de pensar acerca de las oportunidades requiere algunas ideas diferentes.

  • Primero, observe las circunstancias que rodean su proyecto. Simplemente, ¿en qué consiste su proyecto?
  • Segundo, piense en el contexto del proyecto y en el potencial que tiene para crear una oportunidad. En este sentido, el contexto consiste en innovar para que su equipo o su proyecto resuelva un desafío al que se enfrentan sus partes interesadas.
  • En tercer lugar, vea qué restricciones pueden obstaculizar la oportunidad. Tal vez es el momento. O bien, podría ser personas. El dinero siempre es un problema. Pase lo que pase, centre su análisis en estas limitaciones.

Cuando repasa su informe teniendo en cuenta estos tres factores, las oportunidades serán mucho más claras, y los siguientes pasos que debe dar se presentarán con mayor claridad. [19659005] Leer informes es un arte

En última instancia, leer sus informes con el objetivo de identificar desafíos y oportunidades es una forma de arte que requiere práctica. Si bien he presentado varias ideas y plantillas que puede usar para estructurar sus informes y su forma de pensar, el resultado final de todo esto debería ser que se vuelve mejor leyendo informes y puede reconocer lo que está y lo que no está en el informe. .

Porque la verdad es que cada informe, incluso cuando esté completo, proporcionará un camino para desafíos y oportunidades.

Los informes de proyectos son vehículos para generar información, ya sea para equipos, partes interesadas o gerentes de proyectos. Mantienen los proyectos en buen camino y las comunicaciones son transparentes. ProjectManager.com, un software de administración de proyectos basado en la nube, tiene herramientas de informes que le permiten crear 10 informes de proyectos diferentes con solo un clic. Vea cómo puede ayudarlo en su proceso de presentación de informes realizando esta prueba gratuita de 30 días hoy.

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