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Diseño de proyectos en Project Management: una guía rápida


El diseño del proyecto es un primer paso importante hacia un proyecto exitoso. Un diseño de proyecto es una organización estratégica de ideas, materiales y procesos con el propósito de lograr un objetivo. Los gerentes de proyecto confían en un buen diseño para evitar trampas y proporcionar parámetros para mantener aspectos cruciales del proyecto, como el cronograma y el presupuesto.

Algunos pueden apresurarse en las etapas preliminares de un proyecto, como el diseño del proyecto, pero que sería un error Cualquier gerente experimentado del proyecto puede decirle por experiencia que cuanto más ponga en la interfaz de un proyecto, mejores serán sus resultados en el backend.

¿Qué es el diseño de proyectos?

El diseño del proyecto es una de las primeras responsabilidades del gerente de proyecto para un proyecto determinado. En esta etapa del proyecto, se toman las decisiones sobre cómo administrar y gobernar. Se crea un plan de proyecto y se centra en las necesidades de los interesados, la organización y el proyecto en sí, por supuesto. Este documento se utilizará para gestionar todas las etapas posteriores del proyecto.

Sin embargo, el pensamiento que se desarrolla durante el diseño del proyecto se centra en los detalles tanto como en un nivel superior en términos de gestión del proyecto. El software de planificación de proyectos puede ayudar a organizar tanto la estrategia de alto nivel como los detalles específicos del diseño de un proyecto.

Detalles

El diseño del proyecto incluye desde quién es responsable de completar el proyecto hasta una descripción del proyecto, metas, resultados y objetivos. Describe cuándo se alcanzarán estos objetivos, resultados y objetivos, y los principales resultados, productos o características que se completarán. El diseño del proyecto también estima el presupuesto y describe cómo monitorear y evaluar el progreso.

Puede haber más de un diseño presentado a los interesados, que luego pueden elegir cuál creen que se adapta mejor a sus necesidades.

La estructura del diseño del proyecto

¿Cómo se diseña un producto para cumplir su promesa? ¡Es difícil! Pero la gestión de proyectos tiene un proceso.

Hay pasos a seguir para definir proyectos y desarrollar una estrategia de implementación. Son los pasos más importantes en un proyecto. Por lo tanto, desea involucrar a su equipo y partes interesadas en el proceso para asegurarse de que está cubriendo todas las bases. Tómese el tiempo para completar esta etapa a fondo.

¿Cuál es la visión?

¿Cuál es su visión para el proyecto? Esto no es un pastel en el cielo, sino una declaración de visión, que visualiza un problema que necesita solución. Eso significa aclarar el motivo del proyecto. La declaración de visión es un documento formal que establece el potencial del proyecto. Se presenta a los interesados ​​para mostrar la viabilidad del proyecto y sus beneficios.

No es un documento largo y detallado. Puede tener una visión corta e idealista en términos del resultado del proyecto; después de todo, así es como usted vende el proyecto. Por lo tanto, describa el éxito del proyecto y colóquelo en un contexto más amplio.

¿Cuál es el problema?

Para respaldar ese documento de visión, debe identificar un problema que necesita solución. Por lo tanto, a menudo se requiere una evaluación de necesidades, para que pueda ver los obstáculos que enfrenta el negocio. Esto alineará el problema que está abordando con la organización y su estrategia. También le proporcionará los datos necesarios para diseñar una solución óptima para el problema.

Para comenzar, ¿qué información está reuniendo? ¿Qué fuentes hay para esa información y cómo reunirá la información? A continuación, analice y determine los problemas que su proyecto se está creando para resolver. Recoja esos resultados en un documento.

¿Quién y qué recursos?

A continuación, debe reconocer los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Los recursos son cualquier cosa, desde personas hasta equipos y las instalaciones necesarias para completar el proyecto con éxito.

Una buena manera de descubrir los recursos es la misma que los periodistas abordan una noticia, con las Cinco W: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. ¿A quién se necesita para ejecutar el proyecto, qué herramientas de gestión de recursos se requieren, dónde se realizará el trabajo, cuándo comenzará y finalizará el proyecto y por qué se necesitan estos recursos?

¿Cuáles son los objetivos del proyecto?

No puede lograr sus objetivos si no los ha identificado primero. Un objetivo es algo al final del proyecto que es observable y mensurable. Un objetivo coincide con la resolución de un problema.

Crea una declaración de objetivo que explica cómo se abordan los objetivos en el proyecto. Para hacerlo bien, aplique el método SMART, que significa específico, mensurable, realizable, realista y relevante para el tiempo. Cada objetivo debe definirse por estos términos.

¿Cuál es la estrategia del proyecto?

Para lograr los objetivos del proyecto debe existir una estrategia. Una estrategia es un proceso para alcanzar los objetivos del proyecto dentro de las limitaciones del proyecto, como sus recursos, cronograma, presupuesto, etc. ¿Cómo se puede crear una estrategia para alcanzar los objetivos del proyecto?

Considere los precedentes y mire hacia atrás en similares proyectos del pasado y lo que podrían haber demostrado en términos de los pros y los contras de sus estrategias aplicadas. Las mejores prácticas para la gestión de proyectos siempre son una buena base y luego desarrollan una estrategia de forma incremental, creando un camino hacia el éxito.

¿Qué es el Plan de Contingencia?

Cualquier gerente de proyectos sabe que muy pocas cosas proceden según lo planeado. Es necesario que haya un plan de respaldo para responder de manera rápida y correcta a los problemas a medida que surgen en un proyecto. Por lo tanto, esto debe incluirse en el diseño de su proyecto.

Busque los riesgos negativos inherentes al proyecto. Están integrados en varios lugares, como los equipos, que pueden carecer de habilidades, tener ausencias inevitables, rotación, etc. Los horarios pueden estar plagados de retrasos. El alcance puede haber sido mal definido. Los costos se subestiman o los fondos se agotan. Tenga un plan para abordar estos riesgos.

¿Qué es el Plan de Evaluación?

Un proyecto siempre debe estar bajo evaluación. Un plan de evaluación lo ayudará a monitorear el proyecto, y tal vez incluso lo alertará cuando comience a desviarse del camino. Use este plan para analizar los componentes del proyecto, los resultados y los impactos.

Los resultados son cambios mensurables, mientras que los impactos son qué tan bien se están logrando los objetivos del proyecto. Por lo tanto, el plan de evaluación es un documento detallado que define un criterio para determinar la efectividad y eficiencia del proyecto al rastrear el progreso en todos los aspectos del proyecto.

¿Cuál es el presupuesto?

El presupuesto describe los recursos financieros que impulsan el proyecto . Un presupuesto asignará un costo a cada uno de los requisitos del proyecto. Crear un presupuesto de proyecto significa formalizar los recursos financieros que se asignarán al proyecto. Esto comienza con la elección de una forma de estimar costos, identificar los impactos e informar sobre la evaluación.

¿Cuál es la Propuesta del Proyecto?

Todo esto lleva a una propuesta de proyecto para explicar por qué el proyecto debe ejecutarse y cuáles son sus beneficios . Los pasos anteriores se resumen, escribiendo la visión del proyecto y una breve descripción del problema al que se refiere. Luego, establezca los objetivos del proyecto y describa la estrategia que se utilizará para alcanzarlos.

Relacionado: Plantilla de propuesta de proyecto

Eso es mucho trabajo, pero al crear un esquema que detalle estas diversas partes del proyecto, está configurando el proyecto para el éxito. Hay más trabajo después de que se diseña el proyecto y la propuesta es aceptada por los interesados, por supuesto, pero mucho menos trabajo de lo que hubiera sido si se escatimase en alguno de estos pasos.

Solo un sólido software de administración de proyectos puede manejar todos los datos necesarios para un buen diseño del proyecto. ProjectManager.com es una herramienta basada en la nube que tiene funciones, como el diagrama de Gantt en línea, para ayudar a programar, así como otras para ayudar con la asignación de presupuesto y recursos. Vea cómo puede ayudarle tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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