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Ejemplo de diagrama de flujo de gestión de proyectos (herramientas gratuitas incluidas)


Ya ha escuchado el término antes, pero ¿qué es un diagrama de flujo? En la gestión de proyectos, un diagrama de flujo es una ayuda visual para comprender la metodología que está utilizando para gestionar el proyecto. El diagrama muestra los procesos interdependientes y paralelos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Los gerentes de proyecto utilizan un diagrama de flujo para ofrecer una imagen clara del proceso y encontrar formas de mejorar la eficiencia del proyecto. Un diagrama de flujo muestra gráficamente el objetivo del proyecto y busca ordenar de manera más lógica las actividades en el mismo. Pero, un diagrama de flujo también puede ayudar a monitorear el progreso e incluso a informar sobre el estado.

El diagrama de flujo de gestión de proyectos es una de las muchas herramientas que necesita como gerente de proyecto para controlar el proyecto. Con el software de gestión de proyectos adecuado, su gestión puede ser aún más productiva y eficiente. Pero antes de llegar a eso, veamos un poco más de cerca lo que describe un diagrama de flujo.

¿Qué significa un esquema de diagrama de flujo de proyecto?

En primer lugar, una gestión de proyectos El diagrama de flujo puede delinear lo que quiera delinear. Puede tener uno para el proceso de inicio, por ejemplo, que comenzaría con el inicio y fluiría hacia el estatuto del proyecto, su aprobación y si esa aprobación se otorga o no. Eso conduciría a dos corrientes diferentes: si el estatuto del proyecto no se aprueba, debe ajustar o cancelar el proyecto, lo que lleva al inicio en la parte superior del diagrama de flujo, o termina en el proyecto cancelado. Si se aprueba el estatuto del proyecto, puede continuar con el proceso de planificación. Si necesita ayuda con la carta del proyecto, pruebe nuestra plantilla gratuita de carta del proyecto.

El proceso de planificación es más complejo en la gestión de proyectos. Comienza con la planificación, la recopilación de requisitos y el desarrollo del alcance. Eso puede ir a indicadores a nivel de proyecto o un cuadro de mando del proyecto, los cuales conducen al plan del proyecto. Ese plan, por supuesto, conduce a recursos, presupuestos, cronogramas, etc. Cada uno de esos subconjuntos conduce a otro punto en el diagrama de flujo, como las comunicaciones o el plan de riesgos, que a su vez fluye hacia el plan de control de cambios y la gestión de calidad. Con el tiempo, se llega a la aprobación, lo que conduce al proceso de ejecución, o no a la aprobación, lo que lo devuelve al principio.

La ejecución puede ser un diagrama de flujo completamente diferente, lo que lleva al desarrollo del equipo del proyecto, asegurando recursos para el control de calidad y la forma de distribución de la comunicación. Nuevamente, usted ajusta, cancela o continúa, y dependiendo de lo que elija, regresa al principio, cancela esa fase o pasa al siguiente procedimiento.

Naturalmente, hay un diagrama de flujo para anotar el monitoreo y procesos de control del proyecto, que comienza con el seguimiento y control y conduce a un plan de control de cambios integrado. Eso conduce al control de calidad, que fluye hacia la notificación de riesgos y problemas, etc.

Incluso el cierre de un proyecto es un proceso y, por lo tanto, puede visualizarse en un diagrama de flujo. Comience con el cierre del proyecto y luego las actividades que se derivan de él, incluida la verificación y aceptación de los entregables y las operaciones del proyecto, y luego la transición a las lecciones que ha aprendido. Entonces, ¡ya está listo para firmar!

Si lo prefiere, todo el proceso del proyecto se puede capturar en un diagrama de flujo de gestión de proyectos que se puede utilizar en el congreso con los demás o como un elemento visual independiente. Este macro-diagrama de flujo comenzaría con todo el proyecto, desde la creación del proyecto, la documentación, las asignaciones de tareas, las reuniones, las agendas, los informes, etc. Cada uno de estos puede conducir a su propio flujo, como los flujos de creación del proyecto hacia el seguimiento del proyecto. estado, mientras que la documentación conduce al presupuesto, programa, etc.

¿Por qué es importante un diagrama visual para ver el proceso?

Los diagramas visuales son importantes porque ayudan en la comprensión de sistemas complejos, lo que le ayuda a impulsar fácilmente los proyectos termina. Como se señaló, un diagrama de flujo es flexible y puede adaptarse a sus necesidades, sean las que sean. De hecho, un diagrama de flujo puede ayudarlo como lo hace su diagrama de Gantt, al crear un elemento visual que lo ayude a ver el progreso de manera más rápida e íntima que una pila de documentos.

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El diagrama de flujo puede ayudar en todo tipo de procesos del proyecto, como la planificación de un nuevo producto, documentar ese proceso y modelar el proceso comercial del proyecto. También puede ayudarlo a administrar el flujo de trabajo, los datos, el proceso de auditoría y cualquier otra cosa que esté basada en procesos.

Tipos de diagramas de flujo de proyectos

Existen diferentes tipos de diagramas de flujo que puede usar para diagramar su proceso. Un diagrama de flujo básico es un diagrama simple que representa una serie o secuencia de pasos que involucran una decisión. Aquí hay algunas variaciones comunes sobre el tema:

Diagrama de flujo del proceso

Se utiliza para analizar el flujo de actividades al elaborar un producto o servicio. Muestra la relación entre todos los componentes más grandes necesarios para completar el proyecto.

Diagrama de flujo de trabajo

Esto se usa para ilustrar y administrar el flujo de trabajo. Puede concentrarse en la integración de procesos, las tareas del equipo o ambos. El objetivo es crear una calidad que sea consistente estandarizando el proceso.

The Swimlane Flowchart

Esto divide el flujo en columnas, lo que es útil para organizar actividades en categorías visuales separadas que ilustran diferentes responsabilidades o roles.

] Value Stream Mapping

Este es un diagrama de flujo ajustado que se utiliza para analizar y diseñar el flujo de materiales e información a nivel del sistema, que se utiliza principalmente en la fabricación y el desarrollo de productos.

Diagrama de flujo de datos

Esta es una gran herramienta al hacer un análisis estructural. Muestra la forma en que se procesan los datos y se pueden usar en la gestión de datos, el modelado y más.

Hay muchos más tipos de diagramas de flujo, pero todos comparten ciertos elementos, como visualizar un proceso para comprender ese proceso de un vistazo. . Los diagramas de flujo ofrecen la claridad visual que necesita para que múltiples procesos sean claros y fáciles de comunicar. Se pueden utilizar para reemplazar reuniones en muchos casos, ya que aclaran el proceso. Un diagrama de flujo también secuencia eventos para reducir la posibilidad de sobrecargar a su equipo, lo que ahorra tiempo y recursos. Esto conduce a una mayor eficiencia y un análisis eficaz, lo que permite una mejor resolución de problemas.

Mejores prácticas para hacer un diagrama de flujo de gestión de proyectos

El propósito de un diagrama de flujo es simplificar el proceso y hacer que sea fácil ver cómo una cosa en tu proyecto conduce a otro. Para dejar eso lo más claro posible, querrá hacer el trabajo de antemano. Es decir, tenga sus actividades claramente detalladas y divida su proyecto en fases.

En términos de diseño, desea mantenerse constante. Cada forma, línea e incluso cuadro de texto no debe distraer la atención del diseño general. Mantenga las formas del mismo tamaño y el espacio entre ellas similar. Utilice la misma fuente. No desea llamar la atención sobre el diseño, sino sobre el proceso.

Nuevamente, dado que la claridad es el objetivo, no desea que su diagrama de flujo se extienda en más de una página. Es posible que eso no siempre sea posible y, ciertamente, no reduzca el gráfico para que se ajuste si interfiere con la legibilidad. Pero es una buena regla general apuntar a una página.

Herramientas gratuitas para hacer un diagrama de flujo

Si desea probar suerte en la creación de un diagrama de flujo, existen muchas herramientas gratuitas que pueden ayudarlo a comenzar. Los siguientes son algunos de los más populares:

Dibujos de Google

Dibujo de Google es una extensión para Chrome y le permite crear formas y diagramas en cualquier color. Puede crear sus diagramas juntos en línea y luego agregarlos a documentos y sitios web.

Pencil Project

Pencil Project es otra herramienta de creación de prototipos de código abierto que se puede utilizar en todas las plataformas. La versión más reciente es de 2019 y es excelente para hacer un diagrama de flujo rápido y simple. Tiene muchas opciones integradas, o puede crear sus propias formas.

¿En qué se diferencian los diagramas de flujo del proyecto de las estructuras de desglose del trabajo?

Una estructura de desglose del trabajo muestra las tareas en un proyecto. No es bueno para mostrar el proceso, como un diagrama de flujo de un proyecto. Una estructura de desglose del trabajo es una descomposición jerárquica del alcance del proyecto que debe realizar el equipo del proyecto para crear los entregables requeridos.

Un diagrama de flujo de gestión de proyectos está mejor equipado para manejar el proceso del proyecto. Comunican mejor el proceso a todos los involucrados en el proyecto y pueden ser más efectivos en el análisis de problemas. También sirven como una buena fuente de documentación y una guía a través del proceso del proyecto. Los diagramas de flujo incluso ayudan en el proceso de depuración y mantenimiento al poner el esfuerzo donde más se necesita y de una manera más eficiente.

Las estructuras de desglose del trabajo tienen su lugar en el plan de su proyecto, pero están diseñadas para una tarea más específica. El diagrama de flujo es una herramienta más flexible, pero también es un instrumento para el proceso general del proyecto en lugar de las tareas individuales que componen el proyecto.

ProjectManager.com puede ayudar a optimizar el flujo de trabajo del proyecto

Su El diagrama de flujo de la gestión de proyectos es solo un mapa, en realidad, una guía de cómo va a proceder en el transcurso de su proyecto. Para implementarlo mejor, necesita las herramientas adecuadas. Con las funciones adecuadas del software de gestión de proyectos, puede planificar, implementar, supervisar y cerrar mejor su proyecto y seguir el diagrama de flujo. Por ejemplo, con un panel en tiempo real de ProjectManager.com, puede realizar un seguimiento de un proyecto a medida que avanza a través de su diagrama de flujo planificado.

 panel para supervisar los flujos de trabajo del proyecto
Panel en tiempo real de ProjectManager.com— Haga clic para obtener más información

Gestión de tareas para mantener la productividad

Su flujo de trabajo también se puede facilitar con la galardonada herramienta de gestión de tareas de ProjectManager.com, que le da a su equipo el poder de ver qué tareas deben realizarse y cuándo, en su lista de tareas personales. Esas tareas se pueden asignar a varios proyectos, que puede supervisar para asegurarse de que el trabajo progresa según lo planeado en su diagrama de flujo.

 Funciones de administración de tareas para monitorear el flujo de trabajo
Administrar tareas en ProjectManager.com— Haga clic en para obtener más información

Kanban para visualizar esas tareas

ProjectManager.com incluso tiene tableros kanban para que pueda visualizar sus tareas como tarjetas en un tablero. Mueva las tareas a lo largo del tablero a medida que el equipo las complete. Esta es una excelente manera de ver qué tareas no se han tocado, están en producción o ya están terminadas. Esta es una forma clásica de realizar un seguimiento del flujo de trabajo en un proyecto.

 Kanban para flujos de trabajo visuales
Kanban para realizar un seguimiento visual del flujo de trabajo— Haga clic para obtener más información

Los diagramas de flujo lo ayudan a visualizar el proyecto y el software de gestión de proyectos le brinda las herramientas para tomar esas imágenes y ejecutarlas según lo planeado. Utilice nuestro diagrama de flujo de gestión de proyectos de muestra como plantilla para comenzar a usar diagramas de flujo en sus propios proyectos.

Si está buscando un software de gestión de proyectos que lo ayude a implementar sus diagramas de flujo y mantener los proyectos en marcha, entonces no busque más allá de ProjectManager.com. Nuestra herramienta basada en la nube tiene características para dirigir cada fase de su proyecto hacia un final exitoso. Compruébelo usted mismo tomando esta prueba gratuita de 30 días.

(Esta publicación se actualizó en septiembre de 2020)

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