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El equipo de marketing de Frontline Education obtiene un 20% más de trabajo realizado con Wrike


Hace dos años, el socio de ideas educativas Frontline Education estaba en medio de un cambio de marca. Nuevo logotipo, nuevo sitio web, nuevos mensajes.

El software de gestión de proyectos anterior del equipo de marketing no facilitó esos cambios masivos y las montañas de trabajo. Las carpetas se perdieron dentro de las carpetas. La colaboración sufrió. Los trabajadores de línea lucharon por administrar las tareas.

Sean Amster, el Gerente de Estrategia y Operaciones Digitales de Frontline, fue responsable de las operaciones de lanzamiento del nuevo sitio web de la compañía. Con tantas piezas que gestionar, desde wireframes hasta codificación y QA, recurrió a Wrike. El resto es historia.

Recientemente nos reunimos con Sean para aprender cómo el equipo de marketing de Frontline ha establecido una única fuente de verdad para toda la organización, calcula el ROI de sus esfuerzos y asume 80 proyectos más por trimestre. [19659002] Cuéntenos un poco sobre su papel y el equipo de marketing de Frontline.

Bajo el paraguas de marketing de Frontline se encuentra nuestra marca Research & Learning Institute, que cuenta con el respaldo de todos los aspectos del equipo de marketing de Frontline. Administro operaciones, tecnología y datos para el departamento. Mi equipo está compuesto por analistas de marketing, coordinadores de proyectos y algunos desarrolladores. En conjunto, tenemos un grupo de marketing de productos, un grupo de generación de demanda, marketing de contenidos, comunicaciones corporativas, eventos y nuestro equipo de diseño.

¿Cómo se gestionó el trabajo antes de Wrike?

Usamos Workfront, que no funcionaba Satisface nuestras necesidades y la naturaleza profundamente colaborativa de nuestro equipo. Antes de Workfront, el equipo utilizó Asana. Nos dimos cuenta de que necesitábamos un poco más de administración de proyectos y no solo administración de tareas, pero en ese momento nuestro sistema era demasiado complicado y no estaba diseñado teniendo en mente al usuario final. Wrike es una buena combinación. Es fácil de usar para colaboradores individuales pero lo suficientemente potente para gerentes y ejecutivos.

¿Qué más influyó en su decisión de cambiarse a Wrike?

La capacidad de personalizar nuestros flujos de trabajo para procesos específicos era enorme. Con Wrike, podemos crear estados que son realmente significativos y contarnos una historia de dónde está una tarea o un proyecto. En última instancia, eso nos permite comunicarnos mejor con la administración y el liderazgo.

La otra cosa era la organización. Con nuestro sistema anterior, era como las carpetas dentro de las carpetas dentro de las carpetas, lo que era realmente difícil de seguir. En Wrike, puedo etiquetar un proyecto en mi propia carpeta específica donde puedo hacer un seguimiento de él. Puedo tener widgets para supervisar mi trabajo más fácilmente, que se mantienen totalmente separados de otra persona a la que le gustaría administrar sus cosas de manera muy diferente.

Pasar de Workfront a Wrike significa que venimos de un sistema realmente rígido a un sistema más flexible y fácil de usar. Realmente nos gusta esto porque somos un departamento de marketing, tenemos personas muy analíticas, y tenemos personas muy creativas, y esas personas a menudo no operan de la misma manera. Wrike los reúne en una herramienta que funciona para todos.

¿Cómo se ha recibido Wrike en todo el equipo?

De hecho, presenté Wrike a mi empresa porque estábamos pasando por un cambio de marca, y yo estaba al frente del proceso desde la perspectiva de operaciones del sitio web. Finalmente tuvimos que el resto del equipo de marketing lo usó para QA el sitio web, y todos realmente nos encantó. El departamento de marketing fue el primero en implementar Wrike, pero eso ha cambiado a básicamente a toda nuestra compañía.

De las operaciones de CS a TI a nuestro equipo de seguridad para financiar, ahora estamos todos en Wrike. Actualmente tenemos alrededor de 180 usuarios de Wrike y alrededor de 160 colaboradores. Esto es enorme para nosotros porque ahora puedo obtener una solicitud de CS sobre un proyecto, por ejemplo, y puedo comentar de ida y vuelta en Wrike para aclaraciones o aprobación. Ahora tenemos un sistema de gestión de proyectos todo en uno, que ha sido transformador para nuestra empresa. Ha sido capaz de unir finanzas, marketing, CS, operaciones e IT en un solo sistema.

¿Cómo ayuda Wrike a facilitar la colaboración entre estos equipos?

Creo que esta podría ser una de las cosas más simples, pero ser capaz de @mencionar a las personas y comentar de ida y vuelta ha sido muy útil. Nos encanta la posibilidad de adjuntar diferentes elementos como correos electrónicos, documentos de Word o imágenes a las tareas, comentarlos y marcarlos en Wrike.

Toda la comunicación de nuestro proyecto está en Wrike, por lo que sabemos dónde está todo si necesitamos rastrear algo. No está en Slack. No está en el correo electrónico. Está en Wrike. Tener claridad sobre lo que realmente está sucediendo con un proyecto es lo mejor. Sabemos que todos los que deberían ver un proyecto tienen acceso a él, y todos los que deben comentar han comentado. Si necesita etiquetar a alguien o marcar algo, puede hacerlo muy rápidamente.

¿Cómo gestiona su equipo las solicitudes?

Utilizamos los formularios de solicitud dinámica de Wrike. Tenemos un formulario de solicitud de admisión de marketing general que cambia según el tipo de solicitud. Entonces diga que es una solicitud por correo electrónico de servicio al cliente, obtendrá una página. Si necesita una garantía, lo lleva a una página diferente.

Los formularios de solicitud dinámica realmente ayudan a reducir el número de personas que envían correos electrónicos a nuestro coordinador de proyectos o solicitan artículos a través de conversaciones sueltas aleatorias. Nos ayudan a asegurarnos de que tenemos todo lo que necesitamos para comenzar realmente el proyecto. Wrike funciona como la única fuente de verdad para los proyectos que deben realizarse.

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¿Wrike ha ayudado a su equipo a ser más productivo?

Ha hecho que la gente esté menos estresada al ayudarlos a comprender qué trabajo necesitan hacer y qué trabajo tienen por delante. Somos al menos 1,5 veces más productivos con Wrike. Los tipos de cosas que hemos hecho desde la implementación de Wrike han sido increíbles, desde un cambio de marca hasta nuevos sitios web, incluso hacemos nuestras adquisiciones a través de Wrike ahora.

Ha sido increíble. Hacemos más, y lo hacemos más rápido. Los proyectos que solían demorarnos ocho días ahora solo nos llevan a cinco. También hemos podido manejar aproximadamente 80 proyectos más por trimestre desde la implementación de Wrike. Eso es un aumento del 20% en la carga de trabajo que el marketing puede asumir debido a Wrike.

¿Utiliza las capacidades de informes de Wrike?

Sí, lo hacemos. Estamos pasando por el proceso de integrar a Wrike con nuestra herramienta de inteligencia empresarial de marketing, Microsoft Power BI. Durante el último mes o dos hemos podido profundizar mucho en algunos de nuestros análisis de front-end para abordar los cuellos de botella y las oportunidades de capacitación. Estamos analizando la carga de trabajo, qué tipos de proyectos normalmente se retrasan, qué tipos de proyectos están retrasados, qué propietarios de proyectos suelen demorarse y ese tipo de cosas.

El ROI es nuestro objetivo final. Estamos siendo desafiados como una empresa y un departamento de marketing para ser aún más analíticos con nuestras decisiones y la justificación de los recursos. No queremos ser solo un departamento que esté ocupado. Queremos ser un departamento que esté haciendo un trabajo significativo. Y Wrike combinado con todos nuestros otros servicios de inteligencia de negocios nos permite enfocarnos en las cosas que agregan el mayor valor a nuestro departamento y a nuestra compañía.

Eventualmente podremos identificar qué tipo de esfuerzos generalmente contribuyen a lo que conduce y qué cantidad de ingresos generan estos leads. En poco tiempo podrá decir: "Si hacemos más de estos proyectos, podemos esperar razonablemente tener estos ingresos mucho más este año". Ese es nuestro objetivo final, y yo diría que estamos tal vez un mes o dos lejos de él.

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¿Le falta a su compañía una sola fuente de verdad? ¿Desea aumentar la productividad de su equipo en 1.5x? ¿Curioso saber qué esfuerzos generan el mayor ROI?

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Y para obtener más información sobre cómo Frontline Education utiliza Wrike, consulte el caso completo aquí.

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