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El mejor software de colaboración de 2020 para equipos remotos e internos


La colaboración es más importante que nunca ya que más personas trabajan desde casa y los equipos se distribuyen por todo el mundo. Hacer que las personas trabajen juntas en una habitación es bastante difícil, pero cuando están a millas o incluso a una zona horaria de distancia, puede parecer casi imposible.

El software de colaboración es la grasa que hace girar la rueda de la colaboración. Ayuda a los equipos a trabajar mejor juntos. Los ejercicios de creación de equipos tienen su lugar, pero el software de colaboración les brinda a esos equipos las herramientas que necesitan para trabajar de manera más productiva después de haberse unido.

Antes de darle la lista del mejor software de colaboración disponible, echemos un vistazo a esto categoría de software y discuta exactamente cómo ayuda a los equipos.

¿Qué es el software de colaboración?

En pocas palabras, el software de colaboración es una herramienta para ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más efectiva. Lo que hace el software colaborativo es conectar las tecnologías existentes para facilitar las comunicaciones y el intercambio. Facilita la coordinación, la cooperación y la resolución de problemas cuando más de una persona está trabajando en una tarea.

Cualquier información que sea pertinente para el proyecto se puede compartir y acceder a los archivos en cualquier momento y en cualquier lugar. Eso significa que los equipos en diferentes turnos, como los que trabajan desde casa o en diferentes zonas horarias, pueden estar en contacto y mantenerse en la misma página en términos de su progreso. Esto aumenta la productividad para los miembros del equipo y todo el proyecto.

Un espacio de oficina virtual

Con el software de colaboración se crea un espacio de oficina virtual y se invita a los miembros del equipo a unirse. Ahora tienen acceso a un proyecto compartido que contiene el trabajo que deben realizar los miembros del equipo. Todos los cambios se sincronizan con otras personas que también usan el software de colaboración, por lo que todos saben lo que los demás están haciendo, lo que evita que varias versiones de trabajo floten.

Los beneficios de usar software de colaboración son muchos. Por un lado, ahorra tiempo, que es una de las tres restricciones en un proyecto. Eso ayuda a los resultados de una organización, ya que los equipos trabajan de manera más eficiente y, por lo tanto, productiva. Esto hace que el software colaborativo sea tan útil para la gestión de proyectos. Monitorea y rastrea el progreso mientras obtiene los mejores resultados de los equipos.

Pero no se trata solo de exprimir la mayor parte del trabajo de su equipo. El software de colaboración puede construir lazos e impulsar las relaciones de equipo. Al trabajar juntos se conocen mejor y esto los hace más cómodos el uno con el otro. No solo los equipos sino los gerentes se benefician de la organización mejorada. El flujo de trabajo es transparente, por lo que administrar las etapas de un proyecto es más fácil.

Herramientas de colaboración típicas

Hay muchos tipos de herramientas que componen el software de colaboración. Este conjunto de características ayuda a facilitar que las personas trabajen en colaboración, ya sea en el mismo espacio físico o virtual. Los siguientes son algunos de los aspectos de las herramientas de colaboración que deseará en su software.

Comunicación en tiempo real

La parte más importante de cualquier software de colaboración es que se comunica en tiempo real. Debes tener un software que se actualice de inmediato o siempre estarás poniéndote al día. Es como mirar una película extranjera que se dobla pero el sonido no está sincronizado con las bocas que hablan. Probablemente no sigas mirando. Lo mismo ocurre con el software de colaboración.

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Gestión de tareas

El objetivo de colaborar es trabajar en grupo para completar las tareas. Por lo tanto, una herramienta de gestión de tareas es esencial. Por un lado, las tareas deben asignarse para que se ejecuten. Los gerentes deberán seguir el progreso de las tareas, mientras que los equipos necesitarán herramientas para ayudarlos a trabajar juntos en la tarea.

 Función de lista de tareas en ProjectManager.com
Ser capaz administrar tareas como equipo es esencial para cualquier software de colaboración.

Chat

Debido a que la comunicación en tiempo real es clave, los equipos necesitan una plataforma que soporte el diálogo. Las personas que están en la misma oficina pueden acurrucarse en una sala de conferencias, pero si parte del equipo completo está trabajando de forma remota, entonces debe estar disponible una sala de conferencias virtual. Los equipos querrán características que les permitan comunicarse sin problemas entre ellos.

Intercambio de archivos

En la línea de facilitar las comunicaciones, los equipos deben poder compartir documentos e imágenes. Los gerentes también querrán enviar directivas de las partes interesadas. Por lo tanto, una herramienta para compartir archivos es esencial.

Espacio privado

Puede parecer contradictorio querer un lugar donde otros estén excluidos. Esto es, después de todo, colaboración. Pero cada gerente y miembro del equipo necesita tener espacio en el software en el que pueda ver su trabajo privado. Allí pueden recoger sus tareas y cualquier trabajo personal que tengan también. Ahora cada persona tiene las herramientas para realizar un seguimiento de su propio progreso y mantener etiquetas en su propia productividad.

Clasificación de software de mejor colaboración 2020

Existen muchas soluciones de software de colaboración. Algunos hacen todo y ofrecen una ventanilla única, mientras que otros se centran únicamente en un aspecto de la colaboración, pero lo hacen muy bien. Aquí están las 10 mejores herramientas de colaboración de 2020:

1. ProjectManager.com  Logotipo de ProjectManager.com - Mejor software de colaboración

ProjectManager.com es un software galardonado que organiza equipos y ayuda a los gerentes a controlar proyectos. Es más que una simple herramienta de colaboración. Con ProjectManager.com puede administrar cada fase del proyecto desde el inicio hasta el cierre, pero en términos de colaboración es una gran plataforma para equipos, ya sea que trabajen bajo un mismo techo o distribuidos en cualquier parte del mundo.

ProjectManager.com es un software basado en la nube que mantiene a todos conectados. Los gerentes pueden asignar fácilmente proyectos desde un diagrama de Gantt en línea y los equipos pueden ejecutar tareas como lo deseen. Hay múltiples vistas de proyectos, desde listas de tareas hasta calendarios y tableros kanban.

ProjectManager.com hace que los miembros del equipo trabajen juntos en las tareas. Cada tarea se puede comentar y se pueden agregar tantos documentos e imágenes como sea necesario, por lo que el diálogo y las notas están en un solo lugar. Mejor aún, a medida que se actualizan las tareas, se alerta a los miembros relevantes del equipo, por lo que la colaboración se realiza en tiempo real.

 Funciones de colaboración en la herramienta Kanban en ProjectManager.com [19659037] Los gerentes querrán asegurarse de que los equipos estén programados para trabajar cuando estén disponibles para trabajar. Esto puede ser un problema, especialmente para equipos remotos, pero no con ProjectManager.com. La asignación de recursos se recopila en una sola página, para que pueda ver de un vistazo quién está haciendo qué y cuándo. Programar equipos nunca ha sido tan fácil. </p>
<p> Fuera de la programación, hay muchos recursos que los gerentes necesitan para mantener a los equipos trabajando y colaborando de manera efectiva. ProjectManager.com le permite verificar los recursos de asignación e incluso hacer un seguimiento de los costos para ellos. Un panel de control en tiempo real le brinda una vista de alto nivel y los informes de un clic se pueden filtrar para obtener más detalles. </p>
<p> <noscript><img class= Panel de ProjectManager.com

Si está buscando una sección del software que es solo suyo, ProjectManager.com tiene una página Mi trabajo. Aquí puede ver todas las tareas que se le han asignado en todos los proyectos. También puede agregar sus propias tareas personales y listas de tareas, lo que ayuda a los miembros del equipo a administrarse mejor.

Si bien ProjectManager.com tiene todas las funciones que necesita para administrar un proyecto, es probable que esté utilizando otras aplicaciones, como Google Drive, calendarios y otros. ProjectManager.com tiene una integración personalizada a través de Zapier para sincronizar su trabajo con todas sus otras aplicaciones.

2. Asana  Logotipo de Asana

Asana es una herramienta de administración de tareas que le permite administrar equipos y tareas para trabajar de manera más productiva. Incluye vistas de tablero y lista que permiten a los usuarios desglosar los planes en los próximos pasos, lo que mantiene a los miembros del equipo en camino con objetivos concretos.

La herramienta tiene tableros kanban simples para visualizar el trabajo, para que los gerentes y los equipos puedan ver dónde están todos. términos del ciclo de producción. Asana también tiene automatización para agilizar su trabajo, simplificar el flujo de trabajo y reducir los errores. Una vista de cartera permite a los gerentes monitorear el estado del trabajo en tiempo real, para que puedan informar a las partes interesadas.

3. Trello  Logotipo de Trello

Trello es un software de gestión de proyectos que ayuda con la colaboración a través de tablas y listas kanban. Permite a los equipos organizar su trabajo y priorizar proyectos, dándoles una gran flexibilidad. Las tareas se recopilan en tarjetas que tienen fechas de vencimiento y archivos adjuntos, y los equipos pueden comentar.

Una de las cosas buenas de Trello es que hay una automatización de flujo de trabajo incorporada que aumenta la productividad al eliminar esas tareas tediosas de su escritorio. Trello también se integra con las aplicaciones que su equipo ya está utilizando, lo que mantiene todo en un solo lugar para un flujo de trabajo más eficiente. Incluso se sincroniza en todos sus dispositivos, por lo que los equipos pueden colaborar en cualquier lugar.

4. Slack  Logotipo de Slack

Slack es un centro de comunicaciones colaborativas que une equipos en tiempo real. A diferencia de un software de gestión de proyectos, Slack se centra en el aspecto de las comunicaciones del software de colaboración. Hace que el correo electrónico se sienta obsoleto. Todos sus archivos adjuntos y conversaciones están en un solo lugar y son fáciles de buscar.

El software se puede dividir en diferentes canales, por lo que los equipos pueden tener su propio lugar para comunicarse sin saturar los espacios de trabajo de los demás. Otros canales son visibles si se invita a los miembros del equipo, lo que crea transparencia y permite que todos sepan lo que están haciendo los demás. Los miembros individuales del equipo también pueden enviar mensajes directos o pueden enviarse mensajes a sí mismos, creando un espacio para recopilar ideas o listas de tareas pendientes.

5. Zoom  Logotipo de Zoom

Zoom es una aplicación de videoconferencia y teléfono que se puede usar para reuniones, seminarios web de video, como sala de conferencias virtual y sistema telefónico. También existe Zoom Chat, que mantiene a los equipos conectados para una mayor colaboración. Zoom permite a los usuarios crear un espacio de trabajo virtual donde los equipos pueden reunirse y trabajar en colaboración.

También hay una función para organizar las comunicaciones. Zoom hace que sea fácil llegar a la señal en el ruido de demasiados mensajes, contenido y enlaces relacionados con conversaciones y proyectos. La búsqueda también agiliza la búsqueda de contactos, y una integración de calendario se sincroniza para mostrar el estado de los miembros del equipo, ya sea que estén en una reunión, en un dispositivo móvil, de escritorio o sin conexión.

6. Skype  Logotipo de Skype

Skype es otra herramienta de comunicación que ofrece a los usuarios funciones para hablar entre ellos. Proporciona videoconferencia para dos o más miembros del equipo, por lo que puede pasar tiempo cara a cara sin importar dónde se encuentren los equipos. También puede hacer llamadas de audio y usar la función de texto para mantenerse en contacto con los equipos.

Puede llamar a números de teléfono de Skype desde cualquier parte del mundo, incluso si no tienen una cuenta de Skype. Funciona como una aplicación móvil o de escritorio para Windows, Mac OS X y Linux. Skype es propiedad de Microsoft, que retirará su servicio premium de Skype for Business el 31 de julio de 2021 y lo reemplazará con Microsoft Teams. Esto ampliará las capacidades al reunir archivos, chats y aplicaciones, convirtiéndolo en una aplicación más integrada para la colaboración.

7. Dropbox  Logotipo de Dropbox

Dropbox es un centro de contenido basado en la nube que reúne todos sus archivos. Es ideal para el almacenamiento de archivos personales y comerciales. Considéralo tu respaldo para todos los archivos importantes que tienes. Cualquiera puede cargar y transferir archivos desde y hacia la nube y luego compartirlos con cualquier persona. Puede hacer copias de seguridad de fotos, videos, documentos y otros archivos, que luego se sincronizan con todos sus dispositivos.

Algunas de sus características incluyen cargas automáticas, acceso a archivos incluso sin conexión, poder enviar archivos demasiado grandes para correo electrónico y escanear documentos directamente a su cuenta de Dropbox. Los beneficios para la colaboración son muchos, especialmente para los equipos que no están ubicados en el mismo espacio. Poder compartir archivos y tener documentos relevantes a solo una tecla de distancia hace que trabajar juntos sea más eficiente.

8. Box  box logo

Box es un almacenamiento en línea seguro que ayuda a los equipos a colaborar. Protege los archivos confidenciales y facilita el acceso cuando los miembros del equipo necesitan el archivo. Box ayuda a construir puentes entre los miembros del equipo, clientes, socios y proveedores, manteniendo a todos en la misma página. También ayuda con el flujo de trabajo, permitiendo a los usuarios automatizar sus tareas repetibles, como incorporación de recursos humanos, contratos, gestión de activos digitales, etc.

Este lugar central y seguro para almacenar su contenido es una bendición tanto para quienes están dentro como fuera de su organización . Desde allí, los equipos pueden editar, comentar y compartir archivos. Incluso se pueden asignar tareas desde Box. La integración incorporada con Slack, G Suite y Office 365 se suma a la usabilidad de Box.

9. G Suite  Logotipo de GSuite

G Suite ofrece Gmail, Docs, Calendar, Meet y más para negocios de Google Cloud. Este conjunto de software toca muchas de las bases sobre las que se basa la colaboración. Hay Gmail para correspondencia y el calendario de Google para rastrear la disponibilidad y establecer reuniones. Luego está todo el paquete de software de oficina de Google Drive: Documentos, Hojas de cálculo, Formularios, Diapositivas, Sitios, Conservar y más. Todos sus archivos se almacenan en Google Cloud y se puede acceder y buscar fácilmente.

En la edición básica hay 30 GB de almacenamiento en línea por usuario, pero hay almacenamiento ilimitado disponible para una actualización a la edición Business o Enterprise. La colaboración se fomenta con una gama tan amplia de herramientas que son los componentes básicos de casi cualquier empresa. Existen controles de administración para agregar y eliminar usuarios, configurar grupos y administrar opciones de seguridad, todo desde una consola de administración centralizada.

10. Office 365  Logotipo de Office365

Office 365 es el conjunto de herramientas empresariales Office de Microsoft con almacenamiento en línea al que se puede acceder por la web. Obtiene Outlook para correo electrónico, Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Microsoft Teams, etc., todo guardado y disponible en línea con OneDrive. Obtiene aplicaciones actualizadas para escritorio y web que están disponibles en todos sus dispositivos para mejorar la productividad donde quiera que esté.

Como puede imaginar, con esta cantidad de potencia de fuego, Office 365 tiene muchas ventajas. En términos de colaboración, permite equipos para trabajar en cualquier lugar con conectividad a internet. Todo está disponible para usted en tiempo real en dispositivos PC, Mac, iOS, Android o Windows. Todos en su equipo pueden agregar y editar documentos que se comparten con ellos, todos trabajando en la misma versión para evitar duplicados frustrantes e inexactos. El video HD multipartita, los calendarios compartidos y el chat en equipo también se sincronizan siempre.

ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube que brinda a los equipos las herramientas que necesitan para trabajar mejor juntos, de manera más efectiva y más eficaz. de manera eficiente y más productiva. Desde el chat en tiempo real, el almacenamiento ilimitado de archivos hasta el flujo de trabajo transparente con tableros kanban, todos son libres de hacer lo mejor. Vea por qué ProjectManager.com es el mejor software de colaboración al tomar hoy esta prueba gratuita de 30 días.

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