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El secreto para proyectos exitosos • Guía para la gestión de proyectos para niñas


Este artículo sobre la planificación de la capacidad está patrocinado por Resource Guru.

No hace mucho tiempo, un gerente de proyecto, quien, a los efectos de este artículo ha pedido permanecer en el anonimato, estaba planeando salir Fase 2 de su proyecto.

Había mucho trabajo por hacer para el equipo de gestión del proyecto, que era solo ella. No hay problema, pensó. Un coordinador de proyecto, o un recurso de administración de la PMO sería el par de manos extra perfecto. Preguntaré se dijo a sí misma.

Así lo hizo. Su gerente le ofreció un recurso. Genial pensó. Pero no estuvo disponible por otros tres meses. Necesito ayuda ahora dijo.

Se reunió con el Gerente de la PMO y con otro gerente que sabía que tenía personal dispuesto a aprender sobre la gestión de proyectos. No me importa entrenar a alguien dijo. Entre ellos se les ocurrieron otros dos recursos. Lo verificaremos dijeron los gerentes.

Así lo hicieron. Y esos recursos estaban ocupados.

El problema se discutió en la próxima reunión del equipo administrativo. Por ahora había pasado un mes. La gerente del proyecto continuó trabajando los fines de semana y las tardes para terminar el trabajo, porque se preocupaba por el proyecto.

Ella produjo un plan de proyecto y un plan de recursos, y mantuvo hojas de tiempo para poder justificar por qué estaba haciendo tantas horas en esto. proyecto. Ella bosquejó lo que quería que hiciera el recurso adicional.

Luego le pidió ayuda a su gerente nuevamente. Veo lo que estás preguntando dijo, y te apoyo totalmente. Estoy seguro de que puedes resolverlo por ti mismo .

Se estaba cansando de rogar por recursos adicionales en un proyecto que supuestamente era importante para la organización. Ella dejó de preguntar. Después de otros tres meses de horas ridículas, y descubriendo que el recurso "disponible en 3 meses" en realidad se había asignado a otro proyecto después de todo, ella renunció.

En realidad, ese último bit aún no ha sucedido. Cuando hablé con ella hace unas semanas, se quejaba temerosa, pero no estaba en el punto de dejar de fumar. Sin embargo, he asesorado y he hablado con suficientes gerentes de proyectos bajo estrés como para saber cómo es que las cosas terminan a menudo.

Lo que más me llamó la atención de esta conversación fue este comentario:

"Si tuviéramos un solo conjunto de recursos no se necesitarían 5 gerentes en una sala para averiguar quién estaba disponible para ayudar, y luego no aparecería nada de todos modos ".

Y es por eso que la planificación de la capacidad es importante.

¿Qué es la planificación de la capacidad?

Si Su plan de proyecto y el sistema de nómina tenían un bebé, sería la planificación de la capacidad .

Aquí hay una breve definición:

La planificación de la capacidad es la unión de conocer la demanda de recursos (los planes del proyecto) y la oferta (que está en la nómina).

Estoy siendo poco inteligente – hay algo más que eso, pero en resumen, la planificación de la capacidad es una forma efectiva y sencilla de determinar quién está disponible en cualquier momento para el trabajo del proyecto .

Se basa en tener un único grupo de recursos que puede usar para rastrear k personas, sus habilidades y disponibilidad y otros recursos como salas o equipos. En otras palabras, hace que todo lo relacionado con la gestión de recursos humanos del proyecto sea transparente.

 5 Beneficios de la planificación de la capacidad del proyecto

¿Por qué las hojas de tiempo y los horarios no son suficientes?

Las hojas de tiempo le dan una visión histórica de lo que tiene sucedió en su proyecto, pero no le agregan mucho valor a lo que se avecina.

La programación de su proyecto le informa qué tareas se avecinan, pero a menudo no se vincula con nada que rastree de forma remota la disponibilidad de recursos. En mi experiencia, incluso cuando su software de administración de proyectos tiene características de recursos compartidos como Microsoft Project, se sienten complicados de configurar y mantener.

Herramienta que facilita la planificación de la capacidad del proyecto, como Resource Guru, que cierra la brecha entre su plan y la gente que trabaja en ello.

La ​​importancia de la planificación de la capacidad

Si aún no realiza la planificación de la capacidad, aquí hay 5 razones por las que desearía hacerlo.

 5 razones por las que La planificación de la capacidad es el secreto para proyectos exitosos

Motivo n. ° 1: Maximiza la utilización

Realiza más tareas con la misma cantidad de personas, lo que aumenta su probabilidad de éxito, a tiempo y en la entrega.

Necesita estrategias que

Andy Jordan, al escribir en ProjectManagement.com, comparte un ejemplo de cómo un fondo de recursos empresariales ayudó a una compañía a superar t Retos de disponibilidad de recursos herederos. Con solo tener una visión más amplia de los recursos disponibles para los proyectos, una empresa aumentó su capacidad de entrega de proyectos en un 11% .

Eso no fue mediante la introducción de nuevos recursos; fue simplemente a través de una mejor visibilidad de quién era libre y, por lo tanto, de poder maximizar su utilización.

Andy escribe:

Cuando se trata de la gestión de recursos del proyecto, muchas organizaciones toman el camino de la menor resistencia, haciendo lo que es más fácil lo que es efectivo.

Las herramientas de administración de capacidad le brindan una visión de cuánto tiempo tienen los recursos disponibles para que pueda ver quién es gratis de un vistazo. Esto te ayuda a aprovechar al máximo la gente que tienes, especialmente importante si trabajas en horas facturables.

 Captura de pantalla del gurú de recursos

Así es como se muestra la disponibilidad de recursos en el gurú de recursos

Razón número 2: obtienes en tiempo real Datos

Evita la molestia de programar a las personas y luego descubres que no están realmente disponibles para ti después de todo, lo que aumenta tus posibilidades de entrega a tiempo.

Soy un gran fanático de los proyectos en tiempo real datos porque he pasado demasiado tiempo trabajando con sistemas que producen "información" que está desactualizada cuando necesito usarla.

Necesito saber ahora que Claire acaba de reservar el viernes, no cuando Envíele un correo electrónico en el que persigue sus tareas el viernes por la mañana y sáquela de la oficina.

Sin embargo, soy consciente de que si coloca basura en el sistema, obtendrá basura. Cualquier herramienta es tan buena como la gente que la usa, por lo tanto, junto con el software de planificación de capacidad, necesitará un cambio cultural y de comportamiento para que la gente registre su tiempo con precisión.

Razón # 3: Usted puede planificar mejor

Cuando Usted planifica mejor, en función de la disponibilidad de la gente, no tiene gente sentada esperando el trabajo. Puede bloquear o acelerar su agenda de manera más efectiva. Nuevamente, aumenta la posibilidad de una entrega puntual.

Los gerentes de proyectos dedican mucho tiempo a la planificación, es lo que hacemos. También somos bastante buenos para cambiar las cosas porque el proyecto de otra persona tiene prioridad y perdemos un recurso clave, o debido a cualquier otro requisito estratégico.

Como gerente de equipo o propietario de un negocio, poder planificar mejor significa más preciso previsión de sus recursos. Eso significa que puedo decirle a mi equipo con confianza que tienen suficiente trabajo por hacer para el próximo año. En un entorno diferente, podría estar teniendo una conversación muy diferente con los miembros de su equipo.

De cualquier manera, sabiendo que la demanda significa que puede planear para ello.

Razón # 4: Puede proteger a su equipo

Decente la planificación de la capacidad lo ayuda a evitar el agotamiento en su equipo de proyecto, aumentando la probabilidad de una moral positiva del equipo y haciendo que sea más probable que su proyecto se entregue con éxito.

La gerente de proyecto de la que hablé anteriormente no estaba protegida por su gerente . Ella estaba sobre asignada. Las herramientas inteligentes de planificación de la capacidad lo habrían señalado a alguien antes de que se convirtiera en un problema.

En Resource Guru, no tendrá que preocuparse por los choques. Si intenta sobre-reservar a alguien, tendrá la opción de agregar el trabajo a su lista de espera. No estoy seguro de que me guste la idea de una lista de espera para todos mis trabajos. Un vistazo a eso y empezaré a perder el sueño … Pero el concepto de establecer la disponibilidad a nivel individual para que no pueda sobrecargar a alguien es definitivamente una buena cosa.

 Captura de pantalla del gurú de recursos

Intentando reservar a alguien que no esta disponible? Es bueno saberlo, ¿no?

Razón # 5: La planificación de la capacidad ayuda a las personas a organizar su tiempo

Desea que las personas sientan que ser parte de su equipo de proyecto es un trabajo de bajo estrés, al menos, bajo estrés relacionado con la forma en que trabajan, si no con el trabajo real que están realizando.

Las personas organizadas se mantienen al tanto de su carga de trabajo, lo que aumenta la posibilidad de una entrega a tiempo. ¿Viste el tema?

Soy más productivo cuando sé exactamente en qué debería estar trabajando. He escrito antes sobre cómo uso una nota adhesiva para resaltar mis 3 prioridades principales para prepararme para la próxima semana.

Sé que no estoy solo en eso. La planificación del tiempo para sus recursos significa que ellos ven lo que tienen en su lista de tareas pendientes. No tienen que esperar un correo electrónico y usted no tiene que arriesgarse a que sepan lo que es importante para el proyecto.

La planificación de la capacidad elimina el estrés de encontrar recursos para su proyecto, o al menos, resalta los problemas para que puedas lidiar con ellos en lugar de preguntarte si vas a tener un problema o no.

 5 razones por las que la planificación de la capacidad es el secreto para proyectos exitosos

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