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¿Es un equipo virtual adecuado para usted? Los pros y los contras de los equipos virtuales


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Más las organizaciones han adoptado equipos virtuales. Obviamente, se han disparado en la práctica en el transcurso de este año. Ciertamente parece que los equipos virtuales están aquí para quedarse, pero ¿son adecuados para su empresa?

¿Son los equipos virtuales la bala mágica para acabar con todos los males de su empresa? En pocas palabras, no. Puede que sea ideal para su empresa y puede que no. Es importante observar de cerca los equipos virtuales y determinar si van a funcionar dentro de la estructura de su organización. Necesita los hechos antes de tomar una decisión.

Veamos las diferentes ventajas y desventajas de los equipos virtuales para ayudarlo a decidir.

Ventajas y desventajas de los equipos virtuales

Al igual que cualquier estructura organizativa, existen ventajas y desventajas. al uso de equipos virtuales. Aquí hay algunas razones por las que es ventajoso usar equipos virtuales.

Ventajas de los equipos virtuales

  1. Los equipos virtuales ahorran dinero a una organización. Los costos de oficina son más bajos, ya que los miembros a menudo pueden trabajar desde su casa o en una ubicación remota que no es propiedad ni está alquilada por la empresa.
  2. Algunos miembros del equipo pueden disfrutar de la flexibilidad que ofrecen los equipos virtuales. Aunque algunos equipos virtuales prefieren cumplir con las horas regulares de oficina, otros tienen más libertad para trabajar durante todo el día, siempre que completen sus tareas asignadas a tiempo. Esto a menudo se cita como un beneficio importante de los equipos virtuales y puede conducir a la obtención de los mejores talentos.
  3. La productividad puede aumentar con los equipos virtuales. Los investigadores de Stanford demostraron que trabajar desde casa puede mejorar el rendimiento hasta en un 13 por ciento. Otro estudio reveló que los trabajadores remotos son un 29% más felices que los que trabajan en un entorno de oficina.
  4. Cuando ha empleado equipos virtuales, también puede aumentar la productividad con el trabajo por turnos. Si el trabajo requiere atención las 24 horas, puede contratar tres equipos virtuales en diferentes zonas horarias y mantener la producción avanzando durante todo el día.

Aunque hay muchos beneficios de los equipos virtuales, eso no significa que el trabajo remoto resuelva todos los males Hay desventajas que también deben tenerse en cuenta.

Desventajas de los equipos virtuales

  1. La desventaja más obvia es la que está más fuera del control de una organización: Internet. Si bien algunos problemas tecnológicos relacionados con los servidores y las computadoras pueden manejarse si los recursos financieros están disponibles, los cortes de Internet locales y el acceso irregular pueden dejar a los equipos virtuales impotentes. Esto puede ser un gran desafío para los equipos virtuales que tienen plazos estrictos.
  2. Si bien la comunicación es una ventaja si los gerentes hacen el esfuerzo y utilizan las herramientas adecuadas, la comunicación puede ser un gran obstáculo para superar. El problema es generalizado en mensajes de texto o correo electrónico, donde el tono puede malinterpretarse. Esto puede destruir la confianza, que es esencial para los equipos virtuales. Incluso la videoconferencia puede ser problemática. A menos que esa reunión virtual esté bien organizada, puede ser incómodo y difícil participar para algunos.
  3. También puede ser más difícil tener tiempo para unirse cuando los miembros del equipo que no están físicamente presentes. A menudo, los equipos virtuales solo trabajan juntos temporalmente, lo que también les dificulta generar confianza y conexión. Incluso si tienen tiempo para conocerse, la barrera técnica puede ser un desafío difícil de superar.
  4. Finalmente, los equipos virtuales pueden crear un dolor de cabeza para los gerentes responsables de dirigirlos. Los gerentes deben tener muy buenas habilidades de comunicación y las herramientas adecuadas para asignar, monitorear y rastrear el progreso del equipo. Este es especialmente el caso cuando se trata de gestión de proyectos virtuales.

Superando los desafíos de los equipos virtuales

El trabajo en equipo es la clave para equipos exitosos, virtuales o no. Los ejercicios de trabajo en equipo ayudan, pero incluso en las mejores circunstancias, habrá desafíos. Lo más común es la mala comunicación. Dado que la comunicación es la única forma en que se entregan las instrucciones, ya sea oralmente o por escrito, si la comunicación sufre, también lo hace el proyecto.

Es importante fomentar una buena comunicación dentro de los equipos virtuales, lo que implica obtener retroalimentación periódica para mejorar si es necesario. Te sorprendería cuánta fricción se puede superar con la comunicación abierta y las interacciones positivas.

 Una captura de pantalla de la interfaz de ProjectManager.com , mostrando una tarea con diferentes miembros del equipo que lo comentan.
Los equipos virtuales pueden mantener una comunicación adecuada con ProjectManager.com— Más información

Cómo construir un equipo virtual

Si está convencido de que un equipo virtual es una buena opción para su organización, entonces el siguiente paso es aprender cómo armar uno.

La creación de un equipo virtual requiere pasos similares que vendrían con el ensamblaje de cualquier equipo. Sin embargo, debido a que estos equipos están trabajando a distancia unos de otros y de su gerente, existen algunos desafíos únicos.

Compra segura del equipo al destacar los beneficios

Lo primero que debe hacer es asegurarse de que todos estén a bordo con la decisión de ir a distancia, lo más importante, el equipo de liderazgo. Puede ser una buena idea proporcionar capacitación para mostrar los beneficios de los equipos virtuales para obtener la aceptación del liderazgo.

Podría sugerir la combinación de empleados remotos y tradicionales. Para hacerlo, debe ver los equipos virtuales como parte de una estrategia que proporciona una ventaja competitiva. Si solo sugiere un equipo virtual como algo único, no va a solicitar el nivel de talento que necesitará.

Configure la infraestructura y obtenga herramientas remotas

Una vez que tenga un acuerdo a nivel ejecutivo, deberá contar con un proceso para evaluar el rendimiento de su equipo virtual. Eso significa que también tendrá que hacer que su departamento de recursos humanos trabaje con equipos virtuales.

Naturalmente, no puede tener un equipo virtual si no está proporcionando una infraestructura digital sólida para que trabajen. Hay muchas herramientas que pueden conectar a los miembros del equipo, como ProjectManager.com, Zoom, Slack, G-Suite y más. Cualquier herramienta de colaboración que funcione mejor con su organización será una inversión necesaria.

Cemente la cultura del trabajo remoto

Finalmente, la cultura corporativa de su organización tendrá que invertirse completamente en el uso de equipos virtuales. Esto no solo incluye la aceptación de los equipos virtuales como una parte integral de la organización en general, sino un compromiso de comunicación para mantener a los equipos virtuales en el redil.

Cómo hacer que un equipo virtual tenga éxito con ProjectManager.com

Cómo ¿Puedes hacer que un equipo virtual tenga más éxito? Trate a sus equipos virtuales de la misma manera que a los equipos que trabajan en la oficina con usted. Un equipo virtual puede ser tanto un componente de una estrategia ganadora como el modelo más tradicional.

Querrá darles las mismas herramientas poderosas que tendrían si trabajaran a su lado en la oficina. Ahí es donde entra ProjectManager.com. Somos un software en línea que organiza proyectos, ya sea que los equipos estén bajo el mismo techo o que trabajen en los cuatro rincones del mundo.

Planifique proyectos con indicaciones claras

Los equipos necesitan autonomía para tener éxito, pero también necesitan una dirección clara para ser productivos. ProjectManager.com tiene las herramientas para ayudar a los miembros del equipo a saber exactamente lo que tienen que hacer en cada tarea que se les asigna. Nuestros potentes gráficos de Gantt permiten a los usuarios ingresar tareas con fechas de inicio y vencimiento que luego se trazan en una línea de tiempo visual, lo que facilita ver todo el proyecto de un vistazo.

 Una captura de pantalla de la vista de diagrama de Gantt de ProjectManager.com, con tareas entrelazadas en orden secuencial en función de las fechas de inicio y finalización. Un mensaje en la esquina superior derecha dice

Habilitar colaboración

Las tareas se pueden etiquetar por prioridad, para que los equipos sepan cuál es el trabajo más pertinente para comenzar. Pero ese es solo el comienzo de cómo ayudamos a los equipos. Nuestro software les brinda una plataforma de colaboración en la que pueden comentar, adjuntar archivos y etiquetar a cualquier miembro del equipo del proyecto para que haga comentarios. Incluso pueden crear una lista de tareas para cada tarea y administrar su trabajo.

 Una captura de pantalla de una tarea en ProjectManager.com, con asignados, progreso de la tarea, una descripción y una lista de tareas, entre otras estadísticas clave.

Obtenga múltiples formas de trabajar

Mientras que los gerentes de proyecto usualmente Si les gusta planificar y programar un proyecto con nuestro diagrama de Gantt en línea, también pueden preferir una herramienta más adecuada para diferentes propósitos. Por eso ofrecemos múltiples vistas de proyectos. Los equipos pueden usar una vista de lista de tareas, vista de calendario o incluso una vista de tablero kanban para visualizar su flujo de trabajo. Le damos una opción a los equipos virtuales.

ProjectManager.com es un software basado en la nube que mantiene a los equipos virtuales conectados, al tiempo que brinda a los gerentes de proyectos transparencia en su trabajo. Nuestro software ayuda a planificar, monitorear e informar sobre cada fase del proyecto, sin importar dónde se encuentre o cuándo esté trabajando. Somos los pros de la gestión de equipos virtuales. Vea lo que podemos hacer para ayudar a su equipo virtual al tomar hoy esta prueba gratuita de 30 días.

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