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Estimación de costos para proyectos: cómo estimar con precisión


Una buena estimación de costos es esencial para mantener un proyecto por debajo del presupuesto. Muchos costos pueden aparecer durante el ciclo de vida de un proyecto, y un método de estimación preciso puede ser la diferencia entre un plan exitoso y uno fallido. La estimación, sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Los proyectos traen riesgos, y los riesgos traen costos inesperados.

La estimación de costos es el proceso que toma en cuenta esos factores y calcula un presupuesto que cumple con el compromiso financiero necesario para un proyecto exitoso. La estimación del costo del proyecto se aplica a todo, desde construir un puente hasta desarrollar esa nueva aplicación asesina. Todo cuesta dinero, por lo que cuanto más claro esté en la cantidad requerida, más probabilidades tendrá de alcanzar su objetivo.

Una descripción general de la estimación de costos

Dicho de otro modo, la Oficina de Responsabilidad del Gobierno de los Estados Unidos define la estimación de costos como "La suma de los elementos de costos individuales, utilizando métodos establecidos y datos válidos, para estimar los costos futuros de un programa, con base en lo que se conoce hoy en día".

Además define las características básicas de la estimación de costos creíbles como: [19659006] Identificación clara de tareas

  • Amplia participación en la preparación de estimaciones
  • Disponibilidad de datos válidos
  • Estructuras estandarizadas para las estimaciones
  • Provisiones para incertidumbres del programa
  • Reconocimiento de la inflación
  • Costos excluidos
  • Independiente revisiones de estimaciones
  • Revisión de estimaciones para cambios significativos en el programa
  • Proceso de 12 pasos para la estimación de costos

    El gobierno de EE. UU. Ha identificado un proceso de 12 pasos que da como resultado estimaciones de costos válidas y confiables. Esos doce pasos se detallan a continuación.

    1. Defina el propósito de la estimación: Determine el propósito de la estimación, el nivel de detalle que se requiere, quién recibe la estimación y el alcance general de la estimación.
    2. Desarrollar un plan de estimación: Reúna un equipo de estimación de costos y describa su enfoque. Desarrolle un cronograma y determine quién hará la estimación de costos independiente. Finalmente, cree el cronograma del equipo.
    3. Definir características: Cree una descripción básica del propósito, el sistema y las características de rendimiento. Esto incluye cualquier implicación tecnológica, configuraciones del sistema, cronogramas, estrategias y relaciones con los sistemas existentes. No olvide el soporte, la seguridad, los elementos de riesgo, las pruebas y la producción, la implementación y el mantenimiento, y cualquier sistema heredado similar.
    4. Determine el enfoque de estimación: Defina una estructura de desglose de trabajo (WBS) y elija un Método de estimación que se adapta mejor a cada elemento de la WBS. Verificación cruzada de costos y horarios de los conductores; luego cree una lista de verificación.
    5. Identifique la regla y los supuestos: Defina claramente lo que se incluye y excluye de la estimación e identifique los supuestos específicos.
    6. Obtenga datos: Cree datos
    7. Desarrolle la estimación del punto: Desarrolle un modelo de costo estimando cada elemento PEP.
    8. Análisis de sensibilidad de conducta: Sensibilidad de prueba de costos a los cambios en la estimación de los valores de entrada y los supuestos clave, y determinar los factores clave de costos.
    9. Realizar análisis de riesgos e incertidumbres: Determinar el costo, el cronograma y los riesgos técnicos inherentes a cada elemento en la WBS y cómo adminístrelos.
    10. Documente la estimación: Tenga documentación para cada paso del proceso para mantener a todos en la misma página con la estimación de costos.
    11. Estimación actual para la gerencia: Breves tomadores de decisiones sobre co st estimaciones para obtener aprobación.
    12. Estimación de actualización: Cualquier cambio debe actualizarse y notificarse. Además, realice una autopsia donde pueda documentar las lecciones aprendidas.

    Desafíos de la estimación de costos

    Hay muchos factores que son inciertos al estimar los costos. Por ejemplo, si el proyecto no es como los anteriores, la experiencia no ayudará a guiarlo. Si el horizonte de planificación está más alejado, mayor es la incertidumbre. Dicho esto, cuanto mayor sea la duración del proyecto, menores serán las estimaciones de costos de enfoque.

    Luego está el equipo: el nivel de habilidad y experiencia disponible tendrá un gran factor en los costos generales del proyecto. [19659003] Técnicas de estimación de costos del proyecto

    Todos estos factores impactan la estimación de costos del proyecto, lo que dificulta la elaboración de estimaciones precisas. Afortunadamente, existen técnicas que pueden ayudar a desarrollar una estimación de costos más precisa.

    Estimación análoga

    Busque la ayuda de expertos que tengan experiencia en proyectos similares, o use sus propios datos históricos. Si tiene acceso a datos históricos relevantes, intente la estimación análoga, que puede mostrar precedentes que ayudan a definir cuáles serán sus costos futuros en las primeras etapas del proyecto.

    Modelado estadístico

    Existe un modelado estadístico o una estimación paramétrica , que también utiliza datos históricos de factores clave de costos y luego calcula cuáles serían esos costos si se cambiara la duración u otro aspecto del proyecto.

    Estimación de abajo hacia arriba

    Un enfoque más granular es la estimación de abajo hacia arriba, que utiliza estimaciones de tareas individuales y luego las suma para determinar el costo total del proyecto.

    Estimación de tres puntos

    Otro enfoque es la estimación de tres puntos, que presenta tres escenarios: muy probable, optimista y rangos pesimistas. Luego se ponen en una ecuación para desarrollar una estimación.

    Análisis de reserva

    El análisis de reserva determina cuánta reserva de contingencia debe asignarse. Este enfoque trata de resolver la incertidumbre.

    Costo de calidad

    El costo de calidad utiliza el dinero gastado durante el proyecto para evitar fallas y el dinero aplicado después del proyecto para abordar fallas. Esto puede ayudar a afinar la estimación general del costo del proyecto. Y comparar las ofertas de los proveedores también puede ayudar a calcular los costos.

    Herramientas dinámicas

    Siempre que esté estimando costos, es útil utilizar un software en línea para recopilar toda la información de su proyecto. Software de gestión de proyectos que se puede utilizar en el congreso con muchas de estas técnicas para ayudar a facilitar el proceso. Utilice el software en línea para definir sus equipos de proyectos, tareas y objetivos. Incluso administre a sus proveedores y realice un seguimiento de los costos a medida que se desarrolla el proyecto. Le mostraremos cómo.

    Cómo ProjectManager.com puede ayudar con la estimación de costos

    ProjectManager.com es un software de administración de proyectos que tiene características para ayudar a crear una estimación de costos de proyecto más precisa. Nuestro diagrama de Gantt en línea se puede utilizar para ayudarlo a rastrear costos y gastos para proyectos y tareas.

    Estimación de costos de tareas específicas

    Al estimar tareas individuales, los costos también se pueden recopilar y rastrear en nuestro diagrama de Gantt en línea. Aquí puede agregar una columna para los costos estimados, el costo de referencia y los costos reales para ayudarlo a mantener el proyecto dentro del presupuesto una vez que se haya ejecutado.

    Nuestro diagrama de Gantt en línea no solo puede realizar un seguimiento de las tareas, sino que también puede configurarlo para haga un seguimiento de los materiales y los costos fijos asociados con cada tarea del proyecto, y monitoree la diferencia entre el presupuesto y los costos reales, como puede hacerlo con cada tarea. Todos estos datos se recopilan en una página.

     utilizando diagramas de Gantt en línea para ayudar con la estimación de costos

    Comience por crear un proyecto y luego vaya a la vista de Gantt en ProjectManager.com. Si ya tiene datos, puede importarlos haciendo clic en el botón Importar en la parte superior derecha de la página. O puede usar este diagrama de Gantt en línea para recopilar los datos. Se puede compartir fácilmente con los miembros del equipo y las partes interesadas cuando esté listo para recibir aportes o aprobación.

    Costo estimado de los recursos

    La función de administración de recursos en ProjectManager.com es otra herramienta que puede ayudarlo a lograr una mayor precisión proyecto de estimación de costos. Ofrece una manera de ver sus costos a través de la carga de trabajo entre tareas y proyectos.

    Al planificar un proyecto con nuestra herramienta de administración de recursos, puede contabilizar los horarios de los empleados, el alquiler de equipos, las vacaciones y el espacio de oficina, entre otros factores que tener un impacto en su presupuesto La distribución de recursos del proyecto es una forma de equilibrar un presupuesto.

     cómo ayuda la administración de recursos con la estimación de costos del proyecto
    Administre los recursos y la carga de trabajo de su equipo: Haga clic para probarlo ahora.

    Cree un plan de recursos programando las fechas de los recursos planificados, cuánto tiempo los necesitará y las personas que participarán. Eso incluye cualquier equipo o alquiler del sitio. Además, divida eso en la cantidad de recursos necesarios para cada actividad diariamente. Luego, cree un cronograma con recursos detallados, incluida la duración y los costos estimados.

    Al estimar los costos en un proyecto, desea tener las mejores herramientas para ayudarlo a calcular un presupuesto más preciso. ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube con gráficos de Gantt en línea y funciones de administración de recursos que le dan control sobre los costos de su proyecto. Vea cómo ProjectManager.com puede ayudarlo con la estimación de costos de su proyecto al tomar hoy esta prueba gratuita de 30 días.

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