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Estimación del tiempo para proyectos: consejos y técnicas


"Si hubiera más tiempo", dice el lamento. Los gerentes de proyecto cantan esta canción triste, pero no esperen que el coro se una. Cumplir con el cronograma del proyecto es una de las tres puntas de la triple restricción.

El tiempo rige todos los proyectos. Es de suma importancia para todos los involucrados, desde los interesados ​​hasta los miembros del equipo. El reloj siempre corre. Lo mejor que puede hacer un gerente de proyecto es desarrollar una estimación de tiempo precisa sobre cuánto tiempo llevará completar satisfactoriamente el proyecto.

Cuestiones de estimación de tiempo

Un estudio de 2018 realizado por el Project Management Institute (PMI), en su pulso de El informe de la profesión, declaró que la estimación del mal tiempo es la causa raíz del 25 por ciento de los proyectos fallidos. Con esas probabilidades, quien pueda descubrir cómo detener el reloj será un súper gerente de proyecto.

Si bien puede ser imposible detener el tiempo, es posible superar su enfoque inminente en lo que se refiere al final del proyecto. Mirar hacia el futuro para determinar cuánto tiempo llevará completar las tareas del proyecto permite una estimación. Pero no es brujería, son técnicas de gestión de proyectos bien ejecutadas.

Entonces, ¿cuáles son algunos de esos consejos y técnicas para una mejor estimación del tiempo? Corren de lo simple a lo complejo. Hemos enumerado algunos de los probados y verdaderos a continuación. Vea cuál funciona mejor con su estilo de gestión de proyectos.

 métodos de estimación de tiempo

No caiga en la falacia de planificación

La falacia de planificación proviene del trabajo de los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky , a quien se le ocurrió el término a fines de la década de 1970 para describir la tendencia psicológica de las personas a subestimar la cantidad de tiempo que llevará completar una tarea. Las personas a menudo descuidan tomar datos históricos en sus cálculos y piensan solo en lo que debe hacerse, lo que hace que las estimaciones estén mal informadas.

En 2011, Kahneman amplió la falacia de planificación en el libro Pensar rápido y lento, indicando que los percances de estimación son generalmente causado por dos factores: datos históricos (no mirar hacia atrás en cuanto a la duración de una tarea en el pasado) y suponer que no habrá obstáculos para complicar el camino a seguir. Este último se define por otro término psicológico, sesgo de optimismo.

La principal lección para aprender de todo este perfil psicológico es que nuestro intestino es un pobre estimador del tiempo. Los gerentes de proyecto pueden tener en cuenta la intuición, pero es mejor haber hecho una copia de seguridad de un cronograma con datos sólidos. Echemos un vistazo más de cerca a un par de estos tipos de datos duros.

Datos históricos

Primero, los datos históricos, que es solo una forma elegante de decir: usted no es la primera persona en hacer esto. Así que mire hacia atrás en ejemplos pasados ​​y vea cuánto tiempo tomaron. Más allá de lo anecdótico, los datos históricos son información sobre eventos pasados ​​y circunstancias relacionadas con un tema determinado. El análisis de estos datos es informativo.

Los datos históricos también son amplios. Es una red amplia en torno a cualquier tema con el que esté relacionado. Aquí puede haber una variedad de información, desde comunicados de prensa hasta informes financieros, archivos de registro y documentación de proyectos y productos.

Para tener una estimación de tiempo consistente, los datos históricos son importantes, pero no son baratos. Recopilar datos históricos cuesta dinero, tiempo y esfuerzo. Eso ni siquiera incluye el análisis. Pero incluso una pequeña cantidad de datos históricos es mejor que ninguno, ya que apunta a un precedente y puede conducir a la planificación en un camino que sea más preciso en términos de estimar el tiempo que llevará el proyecto completar.

Sepa lo que necesita para realizar

Sin embargo, los datos históricos solo funcionan si un gerente de proyecto se reúne de antemano con las partes interesadas y comprende claramente cuáles son las metas y los objetivos del proyecto. Este es solo el primer paso hacia una comprensión completa del proyecto.

Hay muchas herramientas que pueden ayudar a identificar las tareas necesarias para completar el proyecto con éxito y puede surgir un cronograma más preciso. Solo una de esas herramientas es una plantilla de estructura de desglose de trabajo (WBS), que es una forma de tomar los entregables del proyecto y dividirlos en pequeñas tareas. Esto no solo hace que el trabajo sea más manejable; ayuda con las estimaciones de tiempo.

Pero un proyecto no solo ejecuta tareas. Hay otras actividades, aparentemente insignificantes, que consumen mucho tiempo. No olvide incluir el tiempo que llevará llevar a cabo reuniones, tanto con el equipo como para informar a las partes interesadas. También hay comunicaciones en general, pruebas y otras actividades que ocurren en el transcurso de las fases del proyecto.

Hable con los expertos

Puede hacer muchas estimaciones por su cuenta e incluso buscar datos históricos para ubicar su proyecto en un contexto más amplio, pero la estimación del tiempo no debe hacerse de forma aislada. Hablar con una persona que ha trabajado en proyectos similares descubrirá matices y detalles que no se encuentran en los datos secos.

Los expertos son geniales, pero puede haber personas cercanas, sin explotar. Estamos hablando de tus colegas. Los equipos están formados por experiencia y conocimientos. Hable con ellos, haga una lluvia de ideas, escuche sus ideas y preocupaciones.

Es probable que los miembros del equipo hayan realizado proyectos similares y hayan resuelto problemas que podrían haberlos desviado en el pasado. Pueden darle ideas sobre una planificación eficiente y efectiva, incluida una mejor idea de cuánto tiempo llevará todo.

Estimación de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo

La estimación de abajo hacia arriba está dividiendo las tareas más grandes en tareas más pequeñas y detalladas Tareas. Luego calcula cuánto tiempo tomará completar cada tarea. La estimación del tiempo a nivel granular también aumenta la precisión.

La estimación de arriba hacia abajo es un análisis en el que primero se desarrolla una visión general de la línea de tiempo esperada. Luego, utilizando los proyectos anteriores, la experiencia y los datos históricos como guía, determine cuál es la estimación de tiempo.

Ambas técnicas de estimación de tiempo funcionan bien juntas. Compare los resultados de ambos y obtendrá una estimación aún más precisa del tiempo necesario para completar el proyecto. Si los dos no se alinean, no significa que uno u otro estén equivocados, solo que debe refinar su estimación.

PERT

PERT (Técnica de evaluación y revisión del programa) proviene de la Marina de los EE. UU., Donde se usó para estimar el tiempo que tomaría desarrollar misiles balísticos. Fue un proyecto complejo y masivo, con miles de contratistas involucrados. Gracias a PERT, el proyecto finalizó dos años antes de lo esperado.

Lo que PERT hace es administrar las probabilidades. Comienza con un WBS, dividiendo las tareas en actividades más pequeñas, que luego se colocan en un diagrama de Gantt. En ese diagrama de Gantt, todas las tareas dependientes (tareas que no pueden comenzar hasta que otra finalice) están vinculadas. Cada tarea es una línea en el diagrama de Gantt, que comienza en un punto y termina en la finalización.

La Fórmula de Estimación del Tiempo

Para cada una de estas actividades estimar estos tiempos: tiempo optimista (O), cuanto más rápido puede una actividad ser completado; tiempo más probable (M), la fecha de entrega requerida del gerente del proyecto; y tiempo pesimista (P), la mayor cantidad de tiempo dado para terminar la actividad.

Para calcular cuánto tiempo llevará la actividad, complete esta ecuación, con E representando el tiempo esperado para completar: E = (O + 4M + P ) / 6.

Para calcular la varianza, con V siendo la varianza, use esta ecuación: V = [(P – O)/ 6] ^ 2.

Después de calcular E y V para cada actividad, sume el Es, y obtendrá una precisión tiempo estimado para la finalización del proyecto.

Uso de ProjectManager.com para la estimación de tiempo

Para una mayor precisión al cargar datos iniciales, use el diagrama Gantt en línea de ProjectManager.com. Vincular tareas dependientes es fácil. La duración de la tarea de edición es tan simple como arrastrar y soltar la línea de tiempo. Incluso puede calcular automáticamente la ruta crítica.

 Gráfico de Gantt de programación de PM

Una vez que tiene una estimación y está listo para comenzar el proyecto, ya se encuentra en una sólida gestión de proyectos software con actualizaciones de estado en tiempo real, asignación fácil de tareas y una plataforma colaborativa para ayudar a los equipos a comunicarse y trabajar juntos de manera más productiva.

Nada ahorra más tiempo.

ProjectManager.com es una gestión de proyectos basada en la nube software que mantiene a los gerentes de proyectos, equipos y partes interesadas trabajando juntos de manera más eficiente. Los diagramas de Gantt en línea agregan herramientas de colaboración a la programación y un panel de control en tiempo real recopila datos a medida que se actualizan, que luego muestran las métricas del proyecto que son fáciles de filtrar y compartir. Realice una prueba gratuita de 30 días y vea cómo puede ayudarlo a estimar mejor el tiempo en sus proyectos.

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