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¿Estresado? 7 formas de aumentar la productividad laboral al decir "No"


Si te sientes con exceso de trabajo y poco productivo, no estás solo. El lugar de trabajo moderno se mueve a la velocidad del rayo en un millón de direcciones diferentes. Está bien documentado en la discusión en curso sobre la productividad del trabajo que estamos trabajando más horas que nunca, y al mismo tiempo, la productividad de nuestro lugar de trabajo por hora se está reduciendo.

Lo culpo a la palabra "Sí". Puedo "más de las veces realmente significa" Creo que puedo ". Y aunque esa actitud podría haber funcionado en Little Engine That Could está perjudicando a los trabajadores de hoy que no pueden superar una montaña de tareas, incluso con las herramientas de administración de tareas más sofisticadas.

En lugar de comprometernos demasiado, deberíamos decir que la palabra "No." "No" es una palabra poderosa. Aquí hay siete formas de ejercer el poder de no y ser más productivo en el lugar de trabajo.

1. Di no a Digital Clutter

Mira detenidamente tu bandeja de entrada, tu carpeta de descargas y tu escritorio. ¿Hay desorden? Desaste de eso. Por alguna razón, las personas no sienten la necesidad de limpiar el desorden digital de la misma manera que hacemos el desorden físico. ¿Te imaginas si tu oficina era tan desordenada como tu espacio de trabajo digital? Pasamos mucho tiempo trabajando en espacios digitales, así que conviértalo en un espacio de trabajo productivo.

Diga no a las explosiones de correo electrónico que realmente no lee. Di no a los archivos que están respaldados en otro lugar. Y di no a mirar el caos cada vez que abras tu computadora. Si usa un CRM, software de gestión de proyectos o cualquier otro tipo de software de trabajo, haga lo mismo.

Los beneficios de una computadora limpia

Decir no al desorden digital ayudará a su productividad laboral de dos maneras. En primer lugar, lleva tiempo y esfuerzo buscar archivos entre el desorden, por lo que deshacerse de ese desorden y mantenerse actualizado reducirá ese tiempo perdido.

Y segundo, cuando se acostumbre a organizar sus archivos, usted ' Tendré una comprensión clara de lo que es relevante. Abrir su escritorio a 50 archivos "importantes" es abrumador. Lo mismo aplica para las personas que tienen 50 pestañas abiertas en su navegador. Después de ordenarlos, probablemente descubrirá que tienen prioridades diferentes. Algunas serán viejas, algunas serán irrelevantes y algunas serán realmente importantes y vale la pena gastar su tiempo.

2. Di no a Coffee Breaks with Friends

Creo que el café es una excelente manera de superar la depresión de la tarde; es un buen descanso mental, y un momento oportuno para hacer conexiones personales. Por lo tanto, diga sí a los descansos para tomar café, pero sea selectivo con quién pasa su tiempo.

Es fácil acostumbrarse a tomar un café por la tarde con la misma persona o el mejor amigo de la oficina. Conoce a estas personas después del trabajo por una cerveza. De todos modos, será más divertido.

En lugar de tomar café con amigos, use su tiempo en la oficina para reunirse con personas estratégicas dentro de su compañía. Este es el momento de guiar a los pasantes, obtener orientación del personal superior o conocer acerca de un puesto o proyecto desconocido.

3. Di no a la escritura perfecta

Este ha sido un desafío para mí. Como escritor, quiero asegurarme de que cada palabra que escribo es un ejemplo de mi mejor habilidad. Esto es algo bueno cuando se trata de trabajo orientado al cliente, pero pasar 45 minutos en un correo electrónico interno no es lo ideal.

Solía ​​ser realmente malo acerca de esto. Si hice algo tan pequeño como poner una nota en un calendario de un equipo, fue redactado, editado y reescrito. ¡Y no me hagas hablar de Slack! Se desperdició tanto tiempo. La realidad es que la mayoría de la escritura que hacemos en un lugar de trabajo no necesita ser una obra maestra artística; solo necesita transmitir un punto. Mantenga su mejor redacción y edición cuando sea importante.

4. Di no a las reuniones improductivas

He metido esta en el medio del artículo porque muchas personas se quedan aquí. Eso es porque la mayoría de la gente ya sabe que las reuniones pueden ser una gran pérdida de tiempo, y pocas personas tienen el poder de optar por no participar en reuniones improductivas. Pero ya que estás aquí, hablemos de lo que puedes hacer si tienes que asistir.

Cómo sacar el máximo provecho de las reuniones

Lo primero que puedes decir que no en una reunión improductiva es hablar poco. Hay una buena relación en unos pocos minutos de pequeña charla: conoces a tus colegas y te conectas a un nivel más profundo. Pero si prefiere hablar con sus amigos y familiares en lugar de trabajar hasta tarde, mantenga la charla pequeña como mínimo, y salga de allí tan pronto como pueda.

En segundo lugar, si tiene la oportunidad de influir en el las reuniones de tiempo están programadas, luego diga no a las veces que interrumpen su flujo de trabajo. Para mí, necesito horas de tiempo ininterrumpido para escribir. Sabiendo esto, programo reuniones consecutivas para eliminarlas de inmediato, o programarlas estratégicamente para ayudarme a cambiar de un proyecto a otro.

Y tercero, decir no a ser un miembro pasivo de una reunión improductiva. Si tiene que estar allí, aproveche ese tiempo con esa audiencia. Esta es una oportunidad para mostrar su humor con un juego rompehielos, mostrar su liderazgo con comentarios perspicaces o buscar eficiencias generales para el flujo de trabajo de todos.

5. Di no al trabajo que no es bueno

Después de trabajar en el extranjero tanto como yo, he adoptado algo en contra de la cultura educada de Estados Unidos: le digo a la gente cuando su trabajo no es bueno.

Hay una gran productividad diferencia entre empujar suavemente a alguien en la dirección correcta y decirles lo que no le gusta de su trabajo. El impulso solo irá tan rápido como se pueda empujar a la persona, pero comunicar directamente lo que es y lo que no es aceptable tiene un impacto rápido y duradero.

Use Crítica constructiva

Si está pensando qué tan incómodo es decir Alguien que no está haciendo un buen trabajo, tienes razón. Pero la mayoría de las veces, vale la pena pasar por ese momento incómodo.

No te dejes atrapar en la trampa de "Puedo hacerlo mejor yo mismo" o dejar que alguien salga constantemente con la tarea de hacer tu trabajo más difícil. Desafíe a las personas a su alrededor para que sean mejores y más productivos, y descubrirá que también será mejor y más productivo en el lugar de trabajo.

6. Diga no al tiempo no programado

La mayoría de las personas organizan reuniones en su calendario y poco más. Esto es un error. Cuando tiene tiempo no programado en su calendario, es susceptible de calcular mal la cantidad de tiempo que realmente tiene.

Decir no al tiempo no programado significa priorizar deliberadamente en lo que pasará su tiempo y lo que realmente logrará. Si una semana productiva significa terminar ese informe, luego ponga tiempo en su calendario para trabajar en él. Si ser más eficiente significa aprender a usar un nuevo software, entonces ponga tiempo en su calendario para aprenderlo.

Claridad de la priorización

La primera vez que probé esto, me sorprendió el poco tiempo que tenía y cuanto estaba en mi plato Por lo que consideré una semana productiva, necesité tres semanas. No es de extrañar que trabajara muchas horas y sintiera que todo estaba apurado e incompleto. ¡Lo fue!

Una vez que pude mostrarle a mi gerente cuánto tiempo le tomaría un proyecto nuevo a otras prioridades, pudimos tener una discusión real sobre lo que la compañía necesitaba y lo que valía la pena sacrificar.

7. Di no a los proyectos de Back-Burner

Hay demasiadas buenas ideas para hacerlas todas. Algunos proyectos cobrarán impulso inmediatamente, otros se colocarán en un segundo plano para más adelante.

El problema es que muchos proyectos secundarios tienen una duración indefinida en su lista de tareas pendientes y nunca aparecen a la luz del día. Esos proyectos se suman a la culpa y la ansiedad del abrumado trabajador del conocimiento que simplemente parece no poder hacer todo.

Out of Sight, Out of Mind

Cada proyecto pendiente desvía su atención de sus prioridades. Si un proyecto secundario era una prioridad, ya estarías trabajando en ello. Entonces, esa es la prueba. Pregúntese: "¿Vale la pena gastar tiempo en este proyecto ahora, o puedo comprometerme con él programando el tiempo para trabajar en él más tarde?"

Si la respuesta es no, elimínela de su lista. Si tiene miedo de deshacerse por completo de la idea, al menos elimínela de su desorden digital guardándola en una carpeta de otros proyectos de back-quemador que puedan ser relevantes en un momento en que no se sienta abrumado. Al almacenar estos proyectos en una carpeta que no ve todos los días, puede reducir en gran medida su ansiedad y mejorar su productividad.

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