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Estudio piloto: cómo hacerlo funcionar


Los proyectos son riesgosos, y los gerentes de proyecto buscan reducir ese riesgo. Hay muchas maneras en que pueden hacer esto, desde una evaluación de riesgos hasta la investigación de datos históricos sobre proyectos similares y una planificación exhaustiva. Si bien surgen problemas inevitablemente en cualquier proyecto, cuanto más se puedan identificar y controlar, menos serán un problema.

¿Pero qué pasa con todo el proyecto? ¿Funcionará? ¿Será rentable y se completará dentro de un plazo razonable? Hay tantas preguntas fuera de la probabilidad de que algo salga mal. ¿Cómo puede un gerente de proyecto probar las aguas, por así decirlo, y ver si el proyecto es incluso factible?

Ahí es donde entra un estudio piloto. Es posible que haya escuchado que se conoce como proyecto piloto, prueba piloto e incluso Experimento piloto. Piense en ello como una prueba de sabor para ver si va a querer comer toda la comida. Para un proyecto, es un pequeño paso asegurarse de que valga la pena realizar un viaje más grande.

¿Qué es un estudio piloto?

Un estudio piloto es un proyecto a pequeña escala que se utiliza para probar la factibilidad, duración, costo y riesgos del proyecto a gran escala. A través de este estudio, se pueden hacer mejoras para mejorar el desempeño del proyecto más grande.

Las razones para un estudio piloto son obvias. ¿Por qué perder tiempo, esfuerzo y dinero en un proyecto destinado a fracasar? Con un estudio piloto, queda claro si el proyecto lo vale o no. Es un gasto inicial pequeño que puede ahorrar una gran pérdida más adelante.

También es un gran proceso para encontrar deficiencias en el diseño del proyecto que sería costoso de solucionar cuando el proyecto esté a todo vapor. Sin embargo, esos defectos podrían rediseñarse antes de ejecutar el proyecto a gran escala y, por lo tanto, agregar eficiencias que hagan que todo el proceso sea más productivo.

Las ideas de un estudio piloto son invaluables y vale la pena el esfuerzo, el costo y el tiempo. Pueden mostrar dificultades que no son evidentes, cosas que faltan en el plan y más. Todo esto ahorra dinero a largo plazo y despeja el camino para un resultado más exitoso.

Cómo ejecutar un estudio piloto

Un estudio piloto necesita incorporar cada característica o actividad del proyecto. Debe desglosar el proyecto en tareas que luego se prueban. Pero esto hablará de la viabilidad del proyecto en grande. También es recomendable buscar cualquier información histórica que pueda obtener de otras compañías u organizaciones que tengan estudios de casos relevantes para el trabajo que está a punto de emprender. Una vez que haya hecho eso, siga estos seis pasos para implementar un estudio piloto efectivo.

1. Tener una meta clara

Sin una meta clara, una razón para comenzar un estudio piloto, no puede haber enfoque. Sin enfoque, su trabajo no alcanzará su objetivo, ya que no habrá objetivo que alcanzar. Antes de comenzar, es imprescindible saber qué está estudiando y establecer un objetivo de proyecto. Parece un paso obvio, pero a menudo los proyectos tropiezan ignorantemente sin él.

Por lo tanto, haga algunas preguntas para agudizar el estudio piloto. ¿Cómo se ve el éxito? Podría estar haciendo un producto más barato, o tal vez sea más importante ahorrar tiempo y llevar el producto al mercado más rápido. Cualquiera sea el objetivo, clarifíquelo, asegúrese de que esté claramente establecido y luego téngalo en cuenta a medida que avanza en el estudio piloto. Esto le permite decidir si el estudio piloto es un éxito o un fracaso.

2. Determine la duración

El siguiente paso es decidir cuánto tiempo debe durar el estudio piloto. Esto dependerá de lo que esté estudiando, cuál sea su objetivo y cuánto tiempo llevará ejecutar el estudio piloto para tener una idea de sus ventajas y desventajas. Esto incluye el tiempo de configuración y cualquier otro proceso auxiliar.

3. Crear un grupo de estudio

El grupo que está probando el producto o la tecnología es importante. Le proporcionarán los datos que necesita para tomar una decisión sobre el futuro o la reelaboración de algunas funciones. Por lo tanto, el grupo debe ser lo suficientemente grande como para proporcionar datos utilizables, pero no tan grande que se vuelva difícil de manejar. Por lo general, el tamaño del grupo es de entre 10 y 20 personas. Deben ser personas que entiendan cómo usar la tecnología y que lo hagan regularmente.

4. Tenga un plan de incorporación

Este paso no solo es vital para el grupo de estudio, sino que también será un activo valioso más adelante en el proyecto al pasar por el proceso de control de calidad. Ya tendrá un conjunto de instrucciones para difundir entre su equipo para las pruebas. Querrá tener capacitación y recursos disponibles para ayudar a los usuarios en el estudio. Si el producto o la tecnología está lista para el mercado, y cuando esté listo, tendrá un conjunto de usuarios cómodos con él, lo que ayuda a adoptar el producto o la tecnología a gran escala.

Relacionado: Cómo planificar un lanzamiento exitoso del producto

5. Obtenga comentarios

Esto suena como una obviedad. ¿Qué sentido tiene un estudio piloto si no recibe comentarios? Pero a veces son los pasos más obvios los que se pierden en la confusión. No descuide este.

El estudio piloto es un informe de prueba y error, por lo que desea saber si funcionó o no. Esto le proporciona la información necesaria para solucionar problemas y resolver problemas antes de una implementación a gran escala.

El grupo de estudio piloto debería tener una amplia oportunidad para compartir su experiencia durante todo el proceso, no solo al final. Cuando se completa el estudio piloto, puede utilizar métodos más formales de recopilación de datos, como discusiones grupales, encuestas y autoevaluaciones.

6. Problemas de dirección

El objetivo de todo el estudio piloto es tener una lista de desafíos que deben abordarse. Por lo tanto, el último paso en este proceso es trabajar en cualquier problema o tropiezo en el camino hacia el mercado que descubrió y resolverlos antes de lanzar el producto o la tecnología.

Es importante recordar que desea que los beneficios de su proyecto superen lo que sea costos, tiempo y esfuerzo son necesarios para implementarlo. Este es un pensamiento básico de retorno de la inversión y será el factor final para decidir la viabilidad del proyecto en el futuro.

Cómo ProjectManager.com ayuda a un estudio piloto

Un estudio piloto es un proyecto. Como escribimos anteriormente, solo difiere en términos de su tamaño. Por lo tanto, un software de gestión de proyectos es clave para asegurarse de planificarlo e implementarlo bien. Con ProjectManager.com, puede planificar todas las fases del estudio piloto en un tablero kanban. Cada paso es un encabezado de columna y las tareas son tarjetas que viajan horizontalmente a través de ellas.

 captura de pantalla del tablero kanban
Los tableros Kanban facilitan la administración de tareas y el seguimiento del progreso.

Con Con nuestras vistas múltiples, puede seguir el proyecto cambiando a la vista de Gantt, que coloca todas las tareas en una línea de tiempo del proyecto. La fecha de inicio y las fechas de finalización están representadas por puntos en la línea de tiempo, con una barra que los conecta para ilustrar la duración de la tarea. Las tareas dependientes se pueden vincular y todas las tareas se pueden asignar a quien sea responsable de ejecutarlas.

Una vez que reciba comentarios de su grupo de estudio piloto, puede mantenerlo todo en un solo lugar, gracias al almacenamiento ilimitado de archivos que ofrecemos. Esto hace que sea fácil de encontrar y garantiza que no se pierda nada importante en las grietas.

 Diagrama de Gantt en ProjectManager.com
Los diagramas de Gantt son buenos para vincular tareas y planificar proyectos complejos

El trabajo real, por supuesto, comienza después del estudio piloto. Ahora tienes que implementar los cambios. Este también es un proyecto y es adecuado para el software de gestión de proyectos en línea de ProjectManager.com. Ofrecemos una plataforma de colaboración, para que sus equipos tengan autonomía para trabajar juntos de manera más productiva, compartiendo documentos y comentando a nivel de tarea.

Mientras tanto, los gerentes de proyecto obtienen la transparencia que desean en cada aspecto del proyecto. Nuestro panel de control obtiene datos actuales y analiza esos números para mostrarlos en gráficos y cuadros coloridos. Se realiza un seguimiento de seis métricas del proyecto, como el progreso de la tarea, el estado y la variación.

 función del panel en ProjectManager.com
Rastree su proyecto en tiempo real con nuestro panel en vivo. [19659033] Esta transparencia se profundiza con informes con un solo clic, hojas de tiempo que registran las horas del equipo, una ventana a la carga de trabajo para mantener los equipos equilibrados y mucho más. No es necesario saltar de un programa a otro para ejecutar un estudio piloto y luego implementar esos cambios. ProjectManager.com tiene todo lo que necesita bajo un mismo techo.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que mantiene el proyecto funcionando sin problemas en todas las fases, desde el inicio hasta el cierre. Los gerentes de proyecto obtienen las herramientas que necesitan para planificar, rastrear e informar mejor sobre el progreso, mientras que los equipos reciben características de colaboración que los hacen más productivos. Pruebe ProjectManager.com con su próximo proyecto con esta prueba gratuita de 30 días.

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