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Fallos de proyectos en la gestión de proyectos: definición y mejores prácticas


Nunca hay suficiente tiempo para administrar un proyecto. Es por eso que hacemos horarios, para tratar de controlar el tiempo, lo suficiente para obtener su entrega antes de la fecha límite. Pero incluso los planes mejor trazados tienden a salir mal, parafraseando el poema.

Los gerentes de proyecto no pueden darse el lujo de citar poemas a las partes interesadas cuando se desvían del camino. Los cambios en un proyecto son comunes, pero es responsabilidad del director del proyecto asegurarse de que esos cambios no produzcan un impacto negativo en el cronograma del proyecto.

Aquí es cuando la triple restricción generalmente entra en juego; alcance, tiempo y presupuesto. Si uno se retrasa, los demás deben compensar la holgura. Hay muchas formas de ajustar cosas en su proyecto para compensar el tiempo perdido. Eso incluye agregar recursos adicionales en el camino, que es un método llamado falla del proyecto.

¿Qué es el bloqueo del proyecto?

El bloqueo del proyecto es cuando acorta la duración de un proyecto al reducir el tiempo de una o más tareas. El bloqueo se realiza aumentando los recursos del proyecto, lo que ayuda a que las tareas tomen menos tiempo de lo que se planearon. Por supuesto, esto también se suma al costo del proyecto en general. Por lo tanto, el objetivo principal del colapso del proyecto es acortar el proyecto y al mismo tiempo mantener los costos al mínimo.

Tal como dice la restricción triple, si reduce la duración del proyecto, o su tiempo, los costos a su vez se habrán para aumentar. Es una compensación. El colapso de la administración de proyectos representa la triple restricción, ya que para lograrlo, incluye recursos adicionales (como se señaló anteriormente) o reduce los requisitos o el alcance del proyecto. Sin embargo, medidas tan drásticas no se pueden implementar sin que el patrocinador o las partes interesadas primarias estén de acuerdo con los cambios.

Un resultado de la caída del proyecto puede ser un cambio en la ruta crítica y el surgimiento de una ruta crítica nueva y diferente. La gestión de fallas del proyecto requiere que regrese a la programación de su proyecto para asegurarse de estar al tanto de los cambios que se han producido allí debido a la falla del proyecto.

Diferentes interpretaciones de la falla del proyecto

La falla del proyecto como un término no está grabado en piedra, y puede significar algunas cosas diferentes. Podría referirse a gastar más dinero para hacer las cosas más rápido. También puede referirse a señalar la ruta crítica, proporcionando mayores recursos allí, sin necesariamente pensar en ser eficiente. O puede revisar la ruta crítica y ver si hay alguna actividad que pueda acortarse por una afluencia de recursos.

Un método relacionado para truncar su programación se llama seguimiento rápido. Esto es cuando superpone tareas que originalmente estaban programadas para ejecutarse por separado. Pero, este curso de acción no debe tomarse sin primero analizar su viabilidad y riesgo. Cualquiera sea la ruta que tome, siempre es prudente pensar y analizarla.

¿Qué provoca fallas en la gestión de proyectos?

¿Cuándo querría un director de proyecto aumentar la inversión para completar el proyecto antes? Después de todo, se invirtió mucho tiempo y esfuerzo en la planificación y el cronograma del proyecto. Obviamente, dado que el bloqueo del proyecto requiere costos más altos, no se usaría a menos que haya una emergencia.

Una razón para usar el bloqueo del proyecto sería si el proyecto se programó de manera poco realista, y esto no estaba claro hasta que el proyecto ya se ejecutado. Esto puede suceder incluso en la etapa de planificación si el patrocinador, el cliente o la parte interesada insisten en una fecha de vencimiento que no es factible.

Otra razón es que, durante el proceso de un análisis de control de cambios (que muestra el impacto en el tiempo, costo, alcance u otros factores del proyecto), surge un problema que debe abordarse de inmediato. A medida que surgen problemas en el curso de la gestión de un proyecto que lo desvían, el director del proyecto debe encontrar una manera de volver a la línea base del cronograma.

Como se señaló anteriormente, además del bloqueo del proyecto, existe el método de seguimiento rápido . Aunque estamos discutiendo el bloqueo del proyecto, es importante mencionar cuándo es preferible el seguimiento rápido. A veces puede usar cualquiera, pero si el proyecto ya está por encima del presupuesto y no tiene fondos, entonces el seguimiento rápido es la opción más probable.

Mejores prácticas al bloquear su proyecto

El bloqueo del proyecto suele ser el último recurso y no está exento de riesgos sustanciales. Hay algunas cosas que debe considerar antes de llevar su proyecto por este camino. Por un lado, ¿las tareas que busca fallar en la ruta crítica? Estas tareas afectarán la entrega de su proyecto. Si las tareas no están en la ruta crítica, probablemente pueda ignorarlas.

Otra cosa a considerar es la duración de las tareas. Una tarea corta será difícil de acelerar, especialmente si no se repite a lo largo del proyecto. Las tareas largas suelen tener algo de grasa que recortar. Pero independientemente de la tarea, debe tener recursos disponibles. Si no tiene acceso a los recursos adecuados, no tiene sentido que el proyecto se bloquee. Tener que conseguir nuevos materiales o miembros del equipo probablemente será demasiado costoso para ser efectivo.

Relacionado: Cómo hacer una estructura de desglose de recursos (RBS)

Otra consideración es si se necesitaría demasiado tiempo para acelerar el colapso del proyecto; por ejemplo, si el proyecto implica habilidades muy específicas y la incorporación de nuevos miembros al equipo sería costosa y requeriría mucho tiempo. Si bien puede parecer lógico fallar al final del proyecto cuando está claro que no va a alcanzar su objetivo, la mayoría de los expertos sugieren evitar ese escenario. El bloqueo del proyecto es más efectivo al principio de la línea de tiempo, generalmente cuando un proyecto está a menos de la mitad de su finalización.

Etapas de gestión del bloqueo del proyecto

Una vez que haya tomado la decisión de utilizar el bloqueo del proyecto, hay algunos pasos que querrá a seguir para obtener los resultados que desea.

1. Ruta crítica

Lo primero que debe hacer es analizar la ruta crítica de su proyecto. Esto le ayudará a determinar qué tareas se pueden acortar para cerrar el proyecto antes. Por lo tanto, si aún no lo ha hecho, calcule su ruta crítica, vea qué tareas son esenciales y cuáles son secundarias para el éxito del proyecto.

2. Identificar tareas

Obtenga una lista de todas las tareas que tiene, luego reúnase con aquellos a quienes se les ha asignado para completarlas. Pregúnteles si creen que alguna de las tareas de las que son responsables se encuentra en la ruta crítica y puede eliminarse. Luego, comience a buscar formas de ajustar esas tareas.

3. ¿Cuál es la compensación?

Una vez que haya delimitado las tareas de la ruta crítica que cree que se pueden acortar, comience a calcular cuánto costará agregar más recursos. Encuentre las tareas a las que se pueden asignar recursos adicionales y participe antes con la menor cantidad de presión sobre su presupuesto.

4. Haga su elección

Cuando sepa lo que tendrá que gastar (en comparación con el tiempo que ahorrará) para cada una de las tareas en su ruta crítica, ahora debe tomar una decisión y elegir la forma menos costosa de avanzar. El colapso de proyectos no es solo agregar recursos para que se haga más rápido, sino que es obtener el máximo provecho a cambio de ese gasto adicional.

5. Cree un presupuesto

Como cualquier proyecto, una vez que haya decidido su plan, debe pagarlo. Hacer un presupuesto de falla del proyecto es el siguiente paso para ejecutar el plan de falla de su proyecto. Tendrá que actualizar su línea de base, cronograma y plan de recursos para alinearse con su nueva iniciativa.

Cómo ProjectManager.com hace que el bloqueo de proyectos sea más fácil

El bloqueo de proyectos implica conocer sus recursos y luego reasignarlos. Si el tiempo está en su contra, este proceso debe ser lo más eficiente posible. ProjectManager.com es un software galardonado que rastrea sus recursos, equipos y proyectos para aumentar la productividad.

Nuestro software de administración de recursos está basado en la nube, lo que significa que los datos que ve son la imagen más actual posible de los recursos de su proyecto. También obtiene visibilidad de lo que hace su equipo a medida que lo hace, incluidos los costos. Esto le permite tomar mejores decisiones.

Seguimiento de costos de recursos

Se pueden identificar todos sus recursos, desde equipos hasta suministros, equipamiento y más. Cuando agrega las tarifas por hora al proyecto, puede verlas en todas nuestras funciones de software. Una vez que su equipo registre sus horas, calculamos los costos reales para usted. Luego, se pueden comparar con los costos planificados, para que sepa inmediatamente si está en el objetivo.

Nuestro software de hoja de ruta en línea lo ayuda a identificar y realice un seguimiento de los costos de sus recursos.

Use Gantt para programar recursos y tareas

Use nuestra herramienta de diagrama de Gantt en línea para programar sus recursos. Las asignaciones se pueden realizar desde esta vista. Una ventana emergente también le dirá cuántas horas está trabajando el miembro de su equipo y si tiene demasiadas o muy pocas tareas asignadas. Gantt también filtrará la ruta crítica, estimará los costos planificados para sus recursos y establecerá una línea de base. Incluso puede realizar un seguimiento del progreso en Gantt o mediante el uso de nuestro panel en tiempo real.

Equilibre la carga de trabajo de su equipo para lograr una falla eficiente del proyecto

Para asegurarse de que el plan de gestión de fallas de su proyecto no sobrecargue a algunos de su equipo mientras que otros están subasignados, utilice la página de carga de trabajo. En el gráfico codificado por colores, puede ver fácilmente quién tiene demasiadas tareas, equilibrar la carga de trabajo o asignarlas a la falla del proyecto.

 Una captura de pantalla del gráfico de carga de trabajo general, que muestra a los miembros del equipo y la cantidad de tareas que realizan
El gráfico de carga de trabajo codificado por colores facilita ver quién tiene demasiadas tareas y quién tiene muy pocas.

ProjectManager.com le brinda las herramientas para controlar sus recursos y moverlos rápidamente para ejecutar sus gestión de fallos del proyecto. Puede planificarlo en nuestro diagrama de Gantt, realizar un seguimiento del progreso en el panel e incluso informar a las partes interesadas con informes que se pueden filtrar para mostrarles los datos que solicitan. Vea por qué decenas de miles de equipos en organizaciones tan variadas como el Bank of America y la NASA están utilizando nuestro software. Realice esta prueba gratuita de 30 días ahora.

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