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Gestión de crisis: cómo liderar durante una crisis


A veces, liderar un equipo, proyecto u organización va bien, y a veces no. Jennifer Bridges, PMP, le muestra técnicas de manejo de crisis para ayudarlo a liderar con éxito durante un desastre.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En revisión – Manejo de crisis: cómo liderar Durante una crisis

Jennifer notó que cuando lideras un proyecto, equipo u organización, las cosas van bien o mal. Es raro aterrizar en el medio. Y, por supuesto, es fácil liderar cuando todo está bien; pero está en crisis cuando se define el verdadero significado del liderazgo. Una crisis es una prueba para que el líder vea si puede intensificar y corregir esos errores. Solo eche un vistazo a algunas de las citas de liderazgo más inspiradoras, ninguna de ellas trata de liderar cuando todo está bien.

Hay innumerables formas en que las cosas pueden salir mal con un equipo, proyecto u organización, pero Jennifer se centró en los tipos de crisis que son comunes y cómo puede ayudar la gestión racional de crisis.

Gestión de crisis para equipos

Los siguientes ejemplos de crisis afectan a los equipos y la gestión de la carga de trabajo. Para su primer ejemplo, Jennifer recordó haber trabajado con un miembro del equipo que estaba gravemente enfermo. La persona necesitaba un trasplante pero tuvo que esperar dos años hasta que se encontró un donante, lo que luego puso al miembro del equipo en una licencia por discapacidad a corto plazo. Otro era un miembro del equipo que tuvo un pariente personal cercano herido en un accidente automovilístico. Eso alejó al miembro del equipo del proyecto para lidiar con una emergencia familiar. En cada caso, Jennifer tuvo que superar la falta de recursos del proyecto.

Otra crisis que Jennifer recordaba involucraba a un contratista renegado que realizó cambios en el sitio de producción pero estuvo de vacaciones durante la fase de implementación, lo que causó todo tipo de problemas. (Para evitar hacerle eso a su equipo, aprenda a prepararse para las vacaciones para que nada salga mal.)

Gestión de crisis en proyectos

Luego, en el lado del proyecto, Jennifer recordó una instancia en la que el mercado estaba funcionando mal. Eso dio como resultado que los costos subieran por el trabajo. Tuvo que hacer algunos recortes presupuestarios, pero también afectó los recursos humanos. En un proyecto diferente, la tecnología inició otra crisis. Afectó el alcance del proyecto. Pero eso no es todo. El proyecto llegó con cientos de millones de dólares por encima del presupuesto, y también impactó a cientos de personas.

Relacionado: Los fundamentos de la gestión de costos del proyecto

Luego Jennifer recordó haber trabajado en un proyecto donde la compañía se fusionó con otra compañía que tenía una cultura corporativa muy diferente. Esto creó una gran cantidad de estrés en el CEO, que puede imaginar que no fue bueno para el proyecto. Como puede ver, las restricciones del proyecto pueden introducir crisis en cada fase de un proyecto, si no tiene cuidado.

Uso de la gestión de crisis para superar una crisis

Todas estas situaciones no son únicas y pueden sucederle a cualquiera. ¿Cómo puede usar el manejo de crisis para seguir progresando, cumplir con el cronograma, ser productivo, detener el sangrado y mantener a su equipo enfocado?

La respuesta es que debe planificar. En los escenarios de los miembros del equipo, debe hacer todo lo posible para identificar los riesgos antes de que el proyecto comience. Haga su mejor esfuerzo para identificar riesgos, cree un plan de respaldo de recursos para determinar quién interviene para aprovechar el recurso perdido y siempre use su inteligencia emocional para tratar la situación con compasión, comprensión y tranquilidad.

Cuando se trata Para los proyectos, también debe evaluar el riesgo e identificar los posibles puntos problemáticos para saber cómo responderá cuando y si ocurren. Si necesita ayuda para comenzar a rastrear riesgos, pruebe nuestra plantilla gratuita de registro de riesgos. Además de rastrear los riesgos, ayuda a crear una junta de control de cambios que tome decisiones y aprobaciones durante los períodos de cambio en el proyecto. Además, conozca a su equipo y a quién puede acudir por problemas creativos, numéricos, estructurales o de personas.

Pro-Tip: Para liderar durante una crisis, debe poder detectar un crisis antes de que afecte el proyecto. Conozca cuáles son las banderas rojas para el cronograma, el presupuesto, el desempeño, el alcance, la calidad y el riesgo de gobernanza.

Lleve más allá: A veces es imposible predecir cuándo ocurrirá una crisis. Por eso es tan importante tener un plan de continuidad comercial. Aprenda a mantener su negocio o proyecto funcionando en caso de un desastre.

¡Gracias por mirar!

Transcripción

Hoy hablamos sobre cómo liderar durante una crisis. Bueno, no importa si lideras un equipo, un proyecto o una organización, a menudo nos damos cuenta de que las cosas pueden ir realmente bien o que pueden estar en crisis.

Es raro encontrarnos a nosotros mismos en el medio de esos, pero es más fácil liderar cuando las cosas van realmente bien. Y probablemente escuchaste que una verdadera medida de un líder es cómo lideran durante una crisis.

Entonces, de lo que quiero hablar hoy es de un par de diferentes tipos de crisis. No son el único tipo de crisis que ocurre, pero son comunes.

Uno es para los miembros del equipo, el otro se refiere a un proyecto. Entonces, recuerdo que en un proyecto específicamente, teníamos un miembro clave del equipo que estaba dispuesto a donar riñones a una hermana, que había estado en la lista de donantes por dos años, pero tuvieron que esperar a que las condiciones fueran las correctas.

Entonces, de repente, las condiciones eran perfectas y lo llamaron para la donación. Entonces, estuvo fuera no solo durante el tiempo para dar la donación de riñón, sino que también tuvo su propio tiempo de recuperación, por lo que estuvo fuera por una discapacidad a corto plazo.

El otro fue que tuvimos un trágico accidente que tuvo ocurrió. Entonces, uno de los miembros clave del equipo tuvo que cuidar no solo de su propia familia sino de varios miembros de la familia.

Y luego, también tuvimos a su contratista renegado que contratamos y descubrimos más tarde durante el fin de semana de implementación cuando estaba de vacaciones, que había estado haciendo múltiples cambios en el sitio de producción que no se incorporaron a la máquina de desarrollo.

Entonces, cuando realizamos la actualización, sobrescribió la producción y ese sistema estuvo inactivo durante tres días. Entonces, lo que tuvimos que hacer es que tuvimos que hacer algunos cambios y realmente trabajar juntos como un equipo para planificar cómo mantener las cosas en marcha.

El otro es el proyecto. Entonces, recuerdo un proyecto específico donde el mercado era realmente malo. Entonces, debido a los cambios del mercado, el costo del proyecto simplemente se disparó.

Entonces, lo que sucedió fue que tuvimos que entrar y comenzar a reducir costos, pero no solo los costos, sino que también afectó a un número significativo de recursos de personas en nuestro proyecto

Y de la misma manera, otra, una nueva tecnología, un nuevo software que estábamos implementando, era tan nuevo que tuvimos que seguir cambiando el alcance. Recuerdo todo el tiempo que el equipo estuvo en modo de bloqueo porque el alcance había cambiado.

Entonces, tuvimos que volver a planificar todo y debido a eso, una vez más, no solo impactó el proyecto, sino que fue $ 500 millones por encima del presupuesto que impactó algunos de los trabajos de 200 y 300 personas.

Y luego otro fue donde dos compañías se fusionaron con dos tipos diferentes de culturas en la compañía. Entonces, causó mucho estrés para el CEO de la compañía que se estaba fusionando, pero no era el jugador dominante.

No solo lo impactó, sino que se estaba volviendo loco debido a todos los diferentes tipos de estrés, sino que también agregó mucho estrés a todos los miembros del equipo en la organización.

Entonces, ¿qué hacemos? ¿Cómo explicamos eso? Aquí hay algunas preguntas en las que debemos pensar. ¿Cómo atravesamos estas diferentes cosas de la crisis y cómo mantenemos las cosas progresando? ¿Cómo detenemos el sangrado cuando las cosas van realmente mal?

¿Y cómo mantiene a su equipo enfocado durante esta crisis? Bueno, una cosa que queremos hacer es planificar con anticipación. A veces podemos … hay incógnitas conocidas que podemos planificar. Podemos pensar, ¿qué sucede si, ya sabes, algo le sucede a algunos de los miembros de nuestro equipo? ¿Qué sucede cuando, ya sabes, el costo o el alcance cambian?

Sabes, necesitamos planear eso de todos modos. Pero, ¿qué pasa con las incógnitas desconocidas con fusiones que surgen de la nada o surge el donante de riñón, como, cómo planeas eso?

Entonces, en el caso de los miembros del equipo, necesitamos identificar los escenarios eso puede ocurrir. Necesitamos crear un plan de respaldo de recursos, necesitamos saber quién intervendrá y también debemos poder usar la inteligencia emocional durante este período de tiempo. Necesitamos usar la compasión, la comprensión y la tranquilidad no solo con las personas que fueron impactadas directamente, sino también con los miembros del equipo.

Y luego, aquí en el proyecto, necesitamos identificar los escenarios. Es bastante común que el costo y el alcance se vean afectados. Por lo general, no es común que haya una fusión o una adquisición, pero usted quiere crear su tablero de control de cambios y su plan de control de cambios. Necesitamos saber quién aprueba estos cambios, quién aprueba el alcance, el cronograma, el presupuesto.

También queremos conocer a los miembros de nuestro equipo, queremos saber a quién podemos recurrir si necesitamos soluciones creativas e innovadoras. ¿Quiénes son los pensadores creativos? ¿Quiénes son nuestros constructores de relaciones? ¿Quién puede ayudarnos a crear relaciones estratégicas a las que podamos recurrir?

¿Quiénes son los números de personas que pueden analizar los diferentes escenarios y el análisis de costo-beneficio? ¿Y quiénes son las personas que conocen las estructuras que pueden establecer el marco y los procesos cuando las cosas cambian?

Pero estas son algunas cosas que se ven afectadas durante una crisis, y si necesita una herramienta con recursos adicionales que puedan ayudar lideras de manera efectiva, luego regístrate para nuestro software ahora en ProjectManager.com.

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