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Gestión de proyectos para startups y emprendedores: una guía rápida


La gestión de proyectos puede parecer muy formal para un extraño. Esto se debe a que la administración de proyectos diseña un proceso específico, aparentemente inflexible, para iniciar, monitorear y cerrar un proyecto, todo de acuerdo con una metodología establecida. Y si es un emprendedor o trabaja en una startup, la rigidez de estos sistemas de gestión de proyectos puede ser restrictiva. Aún así, la necesidad de tener un marco alrededor del cual enfocar su equipo y recursos es fundamental para el éxito de cualquier negocio.

Sin importar cuán estricta y formal sea la administración del proyecto, puede adaptarse a su situación. Existen muchos métodos, enfoques y software de gestión de proyectos diferentes, según la industria y el tipo de proyecto. Además, siempre hay nuevas ideas en el redil, incluidas las metodologías híbridas que obtienen lo mejor de ambos mundos.

Entonces, ¿cómo pueden los empresarios y equipos sacar el máximo provecho de la gestión de proyectos, independientemente de su entorno de inicio o negocio? ciclo de vida?

Comience con una visión

En primer lugar, para utilizar la gestión de proyectos de manera efectiva, debe comenzar su proyecto con una visión. Necesita tener una idea clara o un objetivo en el que su equipo pueda concentrarse. Para llegar a algún lugar, a cualquier lugar, debe haber un destino. Este destino debe tener un resultado específico que afecte a su organización o a quienes sirve.

Las empresas emergentes y los empresarios a menudo intentan hacer un millón de cosas al mismo tiempo con personal limitado, por lo que es esencial crear una visión para garantizar el éxito del proyecto. Bueno, ¿cómo estableces tu visión?

Sé específico

Necesitas dedicar un poco de tiempo y energía a pensar sobre lo que quieres lograr y qué impacto deseas tener. No es suficiente decir algo así como: "Queremos hacer crecer nuestro negocio".

Para darle a los proyectos un sentido de propósito y enfoque, necesitaría tomar esta idea general y agudizarla. Diría algo así como: "Queremos hacer crecer nuestro negocio en un 10% este trimestre creando una nueva línea de servicio para nuestros clientes existentes".

Este es un ejemplo bastante simple, pero va desde una idea vaga hasta un conjunto específico de objetivos. Esto se aplica a cualquier tipo de negocio, porque todos los proyectos deben tener enfoque, independientemente de la industria.

Haga un plan

Una vez que tenga su objetivo o su resultado en su lugar, el segundo paso para implementar la gestión del proyecto es crea un plan Un bache para proyectos no sigue el plan que usted hizo para completar el proyecto.

Sin embargo, apegarse demasiado a su plan puede llevar a otro problema: un plan de proyecto que se traba como esposas alrededor del equipo, sin permitir que el equipo tenga cualquier flexibilidad en la forma en que abordan el trabajo o abordan sus roles.

Manténgase flexible

Como emprendedor o startup, debe sentirse cómodo con el cambio. El cambio ocurre, y cuando estás abriendo un nuevo camino, ser capaz de pivotar es la clave del éxito. Cualquier plan que crees hoy es solo un punto de partida para hacia dónde vas a ir en el futuro.

Pero aún necesitas tener un plan que comience con el fin en mente. ¿A dónde vas? ¿Cuándo necesitas llegar allí? ¿Qué tipo de recursos tienes o necesitas? ¿Qué otros factores están involucrados en completar este proyecto?

Entonces, el plan es importante pero puede cambiar. Para programar su plan, haga un cronograma del proyecto con hitos, o fases principales del proyecto, para desglosar los pasos o tareas que tendrá que completar para finalizar el proyecto en el tiempo asignado.

El mejor El regalo que le puedes dar a tu equipo es el don de la flexibilidad para alcanzar las metas y los hitos. Como se mencionó anteriormente, en demasiados casos, podemos crear planes que son rígidos, lo que nos fija en un camino.

La flexibilidad es importante para su equipo, porque si están trabajando duro e inteligentemente, las soluciones y acciones que toman podría no ser obvio y debería permitirse evolucionar con la experiencia.

Ejecutar el proyecto

Ahora es el momento de pasar el proyecto a la etapa de ejecución. Esto significa dejar a su equipo suelto en el proyecto.

A menudo, cuando las personas y las organizaciones no alcanzan el máximo rendimiento, se saltan los dos primeros pasos y entran directamente en esta etapa de la gestión de proyectos. El problema es que no se preguntan: "¿Por qué?"

Por ejemplo, si desea simular una nueva característica, ¿se ha preguntado a sí mismo: "¿Por qué quiero la nueva característica? ¿Por qué quiero crear un nuevo producto? ¿Por qué estoy haciendo una maqueta y no otra cosa? "

No desperdicie recursos

Una organización ineficiente (y las startups no pueden permitirse ser ineficientes) puede gastar mucho tiempo gastando recursos en cosas que nunca debería haber recibido recursos valiosos en primer lugar. Probablemente sea el punto de partida más importante de la gestión de proyectos: haga la debida diligencia para preguntarse dónde, qué, por qué, cuándo y cómo antes de comenzar cualquier proyecto.

En cuanto a la etapa de ejecución real del proyecto, si usted ' Hemos creado un plan completo y hemos trabajado al revés a partir de una fecha límite para crear un cronograma y una lista de tareas realistas, todo debe estar listo para comenzar y continuar el camino. Por supuesto, querrá monitorear e informar el progreso del proyecto para asegurarse de estar alcanzando sus puntos de referencia.

Monitoree el progreso

¿Cómo va a medir su éxito contra los hitos y el cronograma? Hágase estas preguntas: "¿Son los planes e hitos aún relevantes para lograr la meta o el resultado? ¿Estamos encendidos, adelantados o retrasados? ¿El resultado sigue siendo relevante para nuestro negocio o simplemente estamos completando lo que comenzamos? "

Debería hacérsele constantemente a usted mismo y a su equipo estas preguntas hasta que haya alcanzado su objetivo. Además de hacer tales preguntas, debe supervisar KPI y otras métricas a lo largo del proyecto. El panel de un proyecto puede ser de gran ayuda cuando se trata de realizar un seguimiento diario de las métricas.

Sepa cuándo doblarlas

Un obstáculo que enfrentan las startups y los empresarios es la falta de voluntad para reconocer y aceptar costos irrecuperables. Con esto quiero decir, si su objetivo o resultado ya no es relevante, pero está tan metido en el proyecto que no lo dejará ir. Usted piensa que podría tener un impacto negativo en el equipo.

Lo mejor que puede hacer es abandonar las cosas que deben abandonarse. Saber cuándo dejar de fumar es un poco de arte. Si luchas con ello, lee el libro de Seth Godin The Dip . Escribe sobre saber cuándo dejar de fumar y cuándo mantener el rumbo.

Wrap It Up

Finalmente, debe concluir el proyecto. En este punto, debe haber logrado su resultado y tener algo significativo que mostrar para su tiempo y recursos.

Archive Your Documents

Reúna las lecciones aprendidas en un marco que puede usar para proyectos futuros. Tenga en cuenta las cosas que funcionaron y las que no. Dedique tiempo a pensar en los cronogramas y el uso de recursos, tomando notas de lo que esperaba y de lo que realmente sucedió.

Es posible que desee recopilar sus programas de comunicaciones, informes y otros documentos que puede usar para crear plantillas para proyectos futuros.

Lecciones aprendidas para proyectos futuros

Crear un recurso que lo ayude a acelerar el inicio de proyectos futuros es la clave para finalizar bien un proyecto. Dependiendo de su naturaleza y su organización, estos documentos recopilados pueden ser complejos, o pueden ser sueltos.

Una vez más, lo importante es asegurarse de que ha recopilado cosas que debe buscar y cosas que debe evitar para que no lo haga. tengo que volver a aprender todo cada vez que comienzas un proyecto.

Creo que si puedes pensar en tus proyectos como cuatro fases simples, te será más fácil usar los principios de administración de proyectos y esto te permitirá no solo hacer un proyecto gestión de algo que puede agregar rápidamente, pero de manera efectiva también.

Los empresarios y las nuevas empresas necesitan un software ágil para planificar, supervisar e informar sobre sus volátiles proyectos. ProjectManager.com es una solución de gestión de proyectos basada en la nube que ofrece un panel de control en tiempo real y un diagrama de Gantt en línea, brindándole la flexibilidad que necesita para responder rápidamente al cambio. Vea cómo puede ayudar su proyecto al realizar esta prueba gratuita de 30 días.

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