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Gestión de proyectos virtuales: beneficios, desafíos y herramientas


Trabajar de forma remota es más que común, se está convirtiendo en una necesidad por varias razones. Hay ventajas para asegurar el mejor talento donde sea que vivan. Ayuda a los resultados de una organización. A veces, un acto de Dios interrumpirá el flujo normal de trabajo.

Cualquiera sea la razón, la gestión de proyectos virtuales viene con su propio conjunto de desafíos que se agregan a la tarea ya difícil de administrar un proyecto. Existen protocolos tradicionales para realizar asignaciones, administrar recursos, hacer un seguimiento del progreso y actualizar a las partes interesadas, pero no cuando se encuentran en un lugar diferente o en un país extranjero.

¿Cómo navega en este valiente y nuevo mundo de gestión de proyectos virtuales? Llegaremos a eso, pero primero es importante comprender el panorama general.

¿Qué es la gestión de proyectos virtuales?

La gestión de proyectos virtuales es el proceso mediante el cual uno administra proyectos a través de equipos remotos o virtuales. Cuando los equipos se distribuyen en diferentes zonas horarias, todavía necesitan que se les asignen tareas y ese trabajo debe ser monitoreado y rastreado para asegurarse de que se mantenga a tiempo. A medida que más equipos trabajan desde casa, la gestión de proyectos virtuales se ha vuelto más definida.

Si bien los conceptos básicos siguen siendo los mismos, como el ciclo de vida del proyecto y las diversas disciplinas que se utilizan para controlar cada aspecto de un proyecto, existe una diferencia. Y es grande. Los equipos que se gestionan no están en un solo lugar, sino que están dispersos por las cuatro esquinas del mundo. No tener contacto físico con el equipo de uno crea nuevos obstáculos que los gerentes de proyecto deben superar.

Los equipos virtuales no van a desaparecer. Están creciendo y los gerentes de proyecto no deben volverse complacientes y creer que las viejas reglas aún se aplican. Las cosas están cambiando y los gerentes de proyecto deben cambiar con ellos y llevar su gestión de proyectos a la era digital.

Afortunadamente, las herramientas de gestión de proyectos han pasado de un tiempo a otro de forma analógica a digital, y con esa transición han aumentado la eficiencia y la productividad. Por lo tanto, el cambio a la gestión de proyectos virtuales es el gran salto que podría parecer al principio. Pero primero veamos la tendencia y por qué no se puede ignorar.

¿Por qué el aumento en la gestión de proyectos virtuales?

Hay muchas razones por las que la gestión de proyectos virtuales está ganando popularidad. Existe el hecho de que muchos equipos exigen una mayor flexibilidad en el trabajo, por lo que tienen más control sobre su horario. Esto podría deberse a tener hijos pequeños y querer quedarse en casa con ellos o encontrar un equilibrio entre el trabajo y la vida en el hogar.

La tendencia de contratar contratistas para externalizar el trabajo ha tenido algunas consecuencias inesperadas. A medida que las organizaciones se acostumbran y se sienten más cómodas trabajando con equipos que no están ubicados con ellas, también se han acostumbrado a la idea de equipos virtuales y gerentes de proyectos virtuales.

Nueva tecnología y una nueva generación

Esto va de la mano – Guante con avances tecnológicos que han facilitado la gestión de trabajadores remotos. El desarrollo de una oficina virtual ha hecho que la transición a la gestión de proyectos virales sea mucho más fácil.

El cambio generacional de los trabajadores también está en juego en el aumento de la gestión de proyectos virtuales. Los nuevos trabajadores están ingresando a la fuerza laboral, pero los trabajadores mayores que son capaces de adaptarse se quedan con la ayuda de equipos virtuales.

Esto crea un equipo aún más productivo, que está energizado por el entusiasmo juvenil y las nuevas ideas, pero anclado por La experiencia y las habilidades de los miembros mayores del equipo. Además, muchos trabajadores más jóvenes se sienten atraídos por trabajar en equipos virtuales. A menudo están más familiarizados con las herramientas digitales y aprecian la libertad.

Se trata de resultados

ROWE, o entorno de trabajo de solo resultados, es una estrategia de gestión que ha estado ganando terreno. Su concepto de permitir a los trabajadores establecer los términos y el tiempo siempre que cumplan con los resultados requeridos. Esto ha ayudado a impulsar el crecimiento de los equipos virtuales y, al hacerlo, la gestión de proyectos virtuales.

De hecho, para que ROWE funcione, tanto los gerentes como sus equipos deben facilitar comunicaciones claras y efectivas, lo cual es la piedra angular de la gestión de proyectos virtuales.

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¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos virtuales?

Las ventajas de la gestión de proyectos virtuales están vinculadas a los beneficios de tener equipos virtuales. La gestión de proyectos virtuales, después de todo, existe solo como un método para gestionar esos equipos remotos.

Bueno para su balance final

El que probablemente sea más persuasivo para las empresas es el impacto en su balance final. Tener equipos virtuales y administración de proyectos virtuales para administrarlos significa menos espacio de oficina, menos equipos, menos facturas de servicios públicos, etc.

Acceso a más talento

Como se señaló anteriormente, la administración de proyectos virtuales significa equipos virtuales, que son un gran atractivo para atraer talento más allá de su región. Así es como muchas organizaciones enmarcan la importancia de tener una administración de proyectos virtual, pero lo que no siempre se aborda es cómo los equipos remotos también ayudan a retener ese talento.

Mayor retención de empleados

Cuando se administra virtualmente, su organización no es solo atraer talento más allá de su alcance geográfico, pero retener a esos trabajadores calificados. Más empleados exigen un equilibrio entre la vida y el trabajo. Ser parte de un equipo virtual generalmente les brinda la flexibilidad de cuidar a los niños pequeños, establecer sus horarios y obtener otros beneficios que los mantengan leales a la organización. Es menos probable que se inquieten y busquen empleo en otro lugar.

Mayor productividad

Si bien puede parecer contradictorio, la gestión virtual de proyectos aumenta la productividad. De acuerdo con una encuesta de Global Workplace Analytics, "un empleador típico puede ahorrar un promedio de $ 11,000 por medio tiempo de teletrabajador por año. Los ahorros primarios son el resultado de una mayor productividad, menores costos inmobiliarios, menor ausentismo y rotación, y una mejor preparación ante desastres ”. Eso ni siquiera incluye menos tiempo de viaje y reuniones innecesarias.

Desafíos de la gestión de proyectos virtuales

Eso no significa que la gestión de proyectos virtuales no esté exenta de desafíos. Siempre habrá obstáculos que superar.

Generando confianza

El problema número uno es la confianza. Esto es cierto con cualquier proyecto. Se debe confiar en los equipos para ejecutar sus tareas lo mejor que puedan con las habilidades que los contrataron.

No tener a su equipo en la oficina con usted crea el temor de que no van a trabajar tan diligentemente como lo harían si usted estaban mirando por encima del hombro. La verdad es que generar confianza lleva tiempo y eso puede llevar mucho tiempo si trabajas en una cultura corporativa que es nueva en la gestión de proyectos virtuales.

Monitoreo del progreso

Ser capaz de monitorear y rastrear progresos El tema de la confianza. Pero incluso si tiene plena fe en que su equipo trabaje duro, cualquier gerente de proyecto que valga su hoja de cálculo sabe que sin métricas para medir su trabajo, las cosas pueden salirse de control rápidamente.

Tener equipos virtuales para administrar hace que el monitoreo y el seguimiento del progreso sean más difícil. No puede simplemente entrar a su oficina y obtener una actualización o ver dónde están en el proceso.

Cultura de la oficina

La cultura corporativa en su organización puede ser un beneficio o un desafío, pero lo más probable es que sea otro obstáculo para despejar. Incluso con una lista siempre y cuando su brazo observe cómo la gestión virtual de proyectos puede ayudar a los proyectos y organizaciones, los viejos hábitos mueren con dificultad. Si los ejecutivos no aceptan la idea de la gestión de proyectos virtuales, entonces seguramente fracasará. Pero obtener esa aceptación genuina desde arriba puede ser difícil.

Comunicación lenta

El tiempo es una de las triples limitaciones en un proyecto. El proceso de racionalización es cómo los proyectos funcionan de manera más eficiente. Pero cuando se trabaja con la gestión de proyectos virtuales y los equipos distribuidos, a menudo puede haber un retraso entre la asignación de una tarea y su ejecución.

También existe la comunicación diaria que es tan importante para cualquier proyecto. Tener un canal para las comunicaciones es crucial, algo más inmediato que el correo electrónico, y asegurarse de que las personas le presten atención.

Herramientas para la gestión de proyectos virtuales

Superar estos desafíos y aprovechar los beneficios es donde las herramientas de gestión de proyectos virtuales entrar. Más personas trabajan de forma remota y más gerentes tienen que controlar ese trabajo virtualmente. Estas son algunas de las herramientas que ayudan a los gerentes y equipos por igual a hacer mejor su trabajo.

G Suite

G Suite de Google Cloud es todo su software de oficina bajo un mismo techo. No solo incluye Gmail, Docs, Drive, Calendar y más para empresas, sino que se almacena en línea y es fácil de compartir con los equipos. Se pueden configurar reuniones y Calendar alerta al equipo. Los miembros del equipo pueden colaborar en documentos en tiempo real. Este es el camino virtual en papel que conduce a una sólida gestión de proyectos virtuales.

Zoom

Zoom es un software de videoconferencia que se ha convertido en el líder virtual en comunicaciones en línea para la gestión de proyectos virtuales. Es ideal para sesiones informativas, reuniones y debates uno a uno. El servicio ha agregado recientemente contraseñas para tapar los agujeros de seguridad que tenía en el pasado.

Software de gestión de proyectos

Las herramientas de productividad y la videoconferencia son solo dos de los pilares que sostienen la gestión de proyectos virtuales. Pero no puede sostenerse sin el software de gestión de proyectos.

Lo que hace el software de gestión de proyectos es permitir que los equipos virtuales trabajen mejor juntos y que los gerentes asignen, supervisen y sigan el progreso. Lo hace con un conjunto de características. Para ilustrar mejor cómo hace esto, echemos un vistazo al galardonado ProjectManager.com.

Cómo hacer la gestión de proyectos virtuales con software

En primer lugar, ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube. Eso significa que los datos se recopilan en tiempo real y cualquier persona con conexión a Internet puede iniciar sesión en el software y trabajar con el equipo. Si está administrando proyectos virtualmente, querrá una herramienta basada en la nube que le brinde datos y comunicaciones en vivo.

Administración de equipos virtuales

Para administrar equipos, primero debe hacer que funcionen. ProjectManager.com simplifica el inicio de un proyecto. Puede cargar una hoja de cálculo de tareas, exportar un proyecto desde otro software y luego importarlo a ProjectManager.com o usar una de las plantillas integradas para guiarlo a través del proceso.

La asignación puede parecer un problema cuando se distribuyen equipos , pero una vez que tenga un nuevo proyecto, simplemente invite al equipo al software y comience a asignarles tareas. El equipo se reunirá en un menú desplegable: asigne una o más a cada tarea.

 Captura de pantalla de Kanban en ProjectManager.com
Asigne tareas a varias personas para que puedan colaborar y hacer el trabajo.

Hacer horarios y apegarse a ellos

Hay múltiples vistas de proyectos, y el diagrama de Gantt en línea es uno que los gerentes encontrarán útil. Pueden programar, vincular dependencias de tareas y establecer hitos en una línea de tiempo del proyecto.

Una vez que se ejecutan las tareas, a medida que los equipos actualizan su estado, el progreso se representa como sombreado en la barra de tareas entre las fechas de inicio y finalización. Este nivel de transparencia y responsabilidad ayuda a mantener a los equipos virtuales en camino y los proyectos en movimiento.

 Captura de pantalla del diagrama de Gantt con cronograma del proyecto
Nuestros gráficos Gantt con todas las funciones lo ayudan a administrar proyectos complejos desde en cualquier lugar.

Colabora desde cualquier lugar

¿Pero cómo puedes ayudar a los equipos a trabajar juntos cuando están físicamente separados? Una vez que los equipos tienen asignadas tareas, tienen una plataforma para colaborar. Cada tarea tiene un lugar para agregar comentarios, lo que desencadena una alerta por correo electrónico, por lo que no importa dónde se encuentren los miembros de su equipo, pueden trabajar mejor juntos.

ProjectManager.com tiene almacenamiento ilimitado de archivos y los usuarios pueden adjuntar tantos documentos e imágenes según sea necesario para la tarea. Incluso pueden etiquetar a alguien no asignado a la tarea y llevarlos a la conversación.

Mantener a los equipos enfocados en la tarea correcta en el momento adecuado puede ser un problema. Una de las vistas del proyecto ofrecidas por ProjectManager.com es un tablero kanban, que visualiza el flujo de trabajo. Las tareas se pueden etiquetar por prioridad, manteniendo productivos a los miembros del equipo, al tiempo que se ofrece transparencia en el proceso de producción para el gerente y otros miembros del equipo.

 captura de pantalla del tablero kanban que muestra un flujo de trabajo
Los equipos pueden cree flujos de trabajo para proyectos para que el trabajo siga avanzando hasta su finalización.

Rastree la productividad y el progreso del proyecto

Pero ver lo que hacen los miembros del equipo solo va a conseguir un gerente de proyecto hasta ahora. Necesitan más datos.

ProjectManager.com ofrece una vista de alto nivel del progreso del proyecto con su panel de control en tiempo real. El software procesa automáticamente los datos del proyecto y los entrega en cuadros y gráficos fáciles de leer, lo cual es ideal para las reuniones de las partes interesadas.

 Captura de pantalla del Tablero de ProjectManager.com
Rastree el progreso de lo virtual equipos en tiempo real con nuestros paneles.

Si desea tener más control sobre las métricas del proyecto, ProjectManager.com tiene una herramienta de informes simple que se puede filtrar para mostrar solo la información que desea. También hay una función de administración de recursos que lo ayuda a mantener equilibrada la carga de trabajo de su equipo. Quizás olvide que está administrando equipos virtuales.

ProjectManager.com es un software galardonado que ayuda a mantener a los equipos organizados. Desde la planificación, el seguimiento y la presentación de informes, cada fase de un proyecto se gestiona y controla para una mayor productividad. Vea cómo ProjectManager.com puede ayudarlo con la gestión de su proyecto virtual hoy mediante esta prueba gratuita de 30 días.

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