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Gestión de requisitos: una guía rápida


Digamos que su organización está construyendo un nuevo centro de distribución. Según los informes, este nuevo centro de distribución traerá cientos de nuevos empleos, e incluirá carretillas elevadoras, personal certificado, un nuevo personal de recursos humanos y cientos de miles de dólares en nuevos equipos. Pero sin una perspectiva de todos los lados (sus especialistas de atención al cliente, partes interesadas, miembros del equipo y base de clientes), ¿cómo sabrá qué se necesita para que ese centro de distribución sea un éxito?

Es por eso que la gestión de requisitos es algo tan importante para dominar, ya que es imprescindible para el éxito de un proyecto a largo plazo.

¿Cuáles son los requisitos?

En la gestión de proyectos, los requisitos son un grupo de tareas o condiciones que deben completarse para finalizar el proyecto con éxito. Puede incluir características del producto, comportamientos, servicios o incluso procesos. El propósito de estos requisitos es garantizar que los recursos y los objetivos a largo plazo de la empresa estén alineados al final del proyecto.

Se puede ver un ejemplo de esto cuando una empresa está integrando una nueva herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) , como Salesforce, Microsoft Dynamics o Quickbooks. Los requisitos para la integración de una herramienta CRM importante pueden incluir varios equipos, como ventas, contabilidad y marketing, y requerirían una revisión de procesos, datos y sistemas.

En general, los requisitos se pueden clasificar de tres maneras: requisitos comerciales , requisitos de solución y requisitos de las partes interesadas.

Requisitos del negocio

Los requisitos del negocio son las necesidades generales del negocio para hacer que el proyecto suceda. Los requisitos que entran en esta categoría son necesidades más fundamentales y de largo plazo que se alinean con los objetivos a largo plazo de la organización.

Requisitos de la solución

Los requisitos de la solución están más centrados en el producto y profundizan un poco más. Pueden ser funcionales o no funcionales, y garantizar que el resultado final del producto satisfaga tanto lo que el producto necesita hacer, como también lo que el producto debe hacer.

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Al igual que nuestro ejemplo anterior, los requisitos de la solución pueden incluir un requisito funcional, como la implementación de las herramientas adecuadas que el equipo de ventas necesita para hacer su trabajo con el nuevo CRM. Un requisito no funcional sería si la herramienta CRM también incluyera un calendario de marketing de contenido para ayudar también al equipo de marketing, pero no es necesariamente una necesidad.

Requisitos de las partes interesadas

Los requisitos de las partes interesadas describen a su personal clave que firma en hitos, producir el trabajo, finalizar entregables y más. A veces pueden ser clientes, miembros del equipo, socios comerciales o líderes clave. Se requiere un gerente de proyecto tenaz para asegurarse de que los requisitos de todos los interesados ​​involucrados estén bien equilibrados durante todo el proyecto. Es esencial para una buena gestión de las partes interesadas.

¿Cómo puedo reunir efectivamente los requisitos?

Hacer una lista temprana de sus requisitos puede actuar para romper un muro de comunicación entre el usuario y el desarrollador, la parte interesada y el miembro del equipo, y La empresa y el cliente. Así que analicemos el proceso de recopilación de esos requisitos.

Obtención de requisitos

Al igual que con cualquier proyecto bien mapeado, comenzará el proceso de planificación entrevistando e investigando los requisitos y las necesidades del proyecto de otros. Esto podría ser un desglose de toda su lista de partes interesadas, el equipo de atención al cliente, los asociados de ventas y sus necesidades o sus clientes reales. Este proceso se llama obtención de requisitos y es el primer paso para reunir los requisitos para su proyecto. Utilice nuestra plantilla gratuita de recopilación de requisitos para comenzar.

Documentación y comprensión de los requisitos

Escriba todo y documente las especificaciones del producto para que otros miembros del equipo puedan comprender el alcance del proyecto desde el principio. Esta parte del proceso se denomina documentación y comprensión de los requisitos, y cuanto más detallado pueda obtener, mejor.

Comuníquese temprano y con frecuencia

Haga que la documentación de sus requisitos sea muy fácil de traducir entre departamentos. Incluso si nunca tuvieron una reunión con usted, deben comprender claramente los requisitos del proyecto y el alcance desde el principio. Incluya también notas actualizadas de las partes interesadas y de las reuniones internas, de modo que cada persona involucrada sienta que tiene la aceptación del proyecto mientras observa cómo se desarrollan las actualizaciones.

Comprenda sus suposiciones

Si comprende sus suposiciones dentro de su proyecto, puedes equilibrar mejor los requisitos dentro. Las suposiciones generalmente se envuelven en torno a tres cosas: tiempo, presupuesto y alcance. Las suposiciones mientras se gestionan sus requisitos pueden ser:

  • Olvidarse de tener en cuenta las vacaciones, el PTO y la baja por enfermedad
  • No considerar si las herramientas son operativas o necesitan reparación
  • Suponiendo que las partes interesadas proporcionarán comentarios durante los hitos de manera oportuna

Supervisar y realizar un seguimiento de los requisitos

A lo largo de la totalidad de su proyecto, asegúrese de supervisar y realizar un seguimiento de sus requisitos en todos los niveles del equipo, asegurando que el riesgo se mantenga bajo en cada fase. También podrá utilizar estos datos para asegurarse de que el proyecto esté en marcha desde el punto de vista del tiempo, el alcance y el presupuesto, para que pueda informar sus hallazgos a las partes interesadas clave cuando llegue el momento de revisar los hitos.

Pasos para una efectividad Gestión de requisitos durante la ejecución del proyecto

Los requisitos generalmente no se gestionan desde un departamento de una organización; se gestionan desde la planificación estratégica hasta la gestión de carteras, la gestión de programas, la gestión de proyectos y los departamentos de mejora continua.

Los beneficios de gestionar sus requisitos en el transcurso de todo el proyecto son cinco: ayuda a reducir costos, puede mejorar el proyecto calidad, ayuda a disminuir el tiempo que lleva completar el proyecto, disminuir los riesgos y puede hacer que su plan de gestión del alcance sea efectivo.

Por eso es importante tener un plan de gestión de requisitos, o RMP. Este plan generalmente incluye la siguiente lista de verificación:

  • Roles y responsabilidades de las partes interesadas : ¿Se han identificado estos roles? Para cada tarea, ¿se ha asignado un propietario para controlar el riesgo y administrar el día a día?
  • Proceso de gestión de requisitos : ¿Se han obtenido, documentado y entendido en todos los departamentos y partes interesadas? [19659026] Defina sus tipos de requisitos : ¿Cuáles son los requisitos funcionales y no funcionales?
  • Asigne sus artefactos de requisitos : Esto puede incluir documentos complementarios para la revisión de las partes interesadas.
  • Priorizar requisitos : No todos los requisitos tienen la misma importancia. Si un requisito tiene muchas dependencias, se mueve más arriba en la lista para asegurarse de que no retenga una serie de otras tareas. Pero si es una necesidad independiente? Entonces puede ser priorizado.
  • Hacerlo rastreable : Uno de los componentes principales para una buena gestión de requisitos es la trazabilidad. El seguimiento de sus requisitos brinda a las partes interesadas y a los miembros del equipo una idea de por qué existe el requisito, qué cambios se han realizado y si el requisito está completo.
  • Incorpore un sistema de numeración o control de versiones : Esto es para ayudar a ambas partes interesadas. y los miembros del equipo obtienen un indicador de cuántas revisiones se han producido en cada hito y se aseguran de que siempre se trabaje en la última.
  • Desarrolle un plan de comunicación : Como mencionamos anteriormente, es mejor ser lo más transparente posible y documentar todo. Esto ayudará cuando llegue el momento de revisar dónde fue mejor el proyecto y dónde se experimentó el hipo. Un plan de comunicación también puede alentar la aceptación de los empleados, así como gestionar las expectativas tanto para las partes interesadas como para los miembros del equipo.

¿Cómo garantizo que se hayan cumplido los requisitos?

Es importante que revise el proyecto con las partes interesadas en cada hito y también al final Realice una revisión post-mortem donde revise las preguntas de su entrevista y la lista de verificación de cierre de su proyecto para recopilar información final. También puede agregar preguntas adicionales para obtener nueva información. Esto puede incluir:

  • ¿Sintió que el proceso del proyecto se desarrolló sin problemas? Sí o no
  • ¿Qué podría haber mejorado durante este proceso del proyecto?
  • ¿Qué aprendiste de este proceso del proyecto?
  • ¿Qué recomiendas que incluyamos en los proyectos en el futuro?

Al final del proyecto, se trata de trazabilidad. Si puede mirar hacia atrás a un requisito y ver todos los cambios que sufrió y cómo se completó, usted y su equipo pueden evaluar si realmente fue una solución genuina o no. También puede saber si tiene requisitos no funcionales relacionados.

La comprensión del resultado del proyecto y sus requisitos giran en torno a la gestión de la trazabilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto, por lo que puede revisarlo a fondo posteriormente.

Cómo puede ProjectManager. com Ayuda con la gestión de requisitos

La clave de cualquier gran proyecto es no tener sorpresas. Con la gestión de requisitos, el objetivo es solo eso: crear un entorno donde la comunicación sea el nombre del juego, y todos estén en la misma página, por lo que las sorpresas son limitadas. ProjectManager.com tiene herramientas que hacen que no solo sea posible, sino también simple.

Con nuestros diagramas de Gantt basados ​​en la nube, usted y su equipo pueden ver todo el plan del proyecto desde una sola vista, incluidas todas sus dependencias. ¿Necesita editar un requisito? Nuestros diagramas de Gantt son fáciles de editar y pueden adaptarse a cualquier cambio, por lo que es totalmente rastreable.

 Captura de pantalla del diagrama de Gantt con el plan del proyecto
Los requisitos a menudo involucran dependencias, y nuestro diagrama de Gantt lo tiene a usted

ProjectManager.com es ideal para equipos que buscan comunicarse con más transparencia en todos los ámbitos. Con múltiples vistas como gráficos de Gantt, tableros kanban y listas de tareas, puede colaborar fácilmente presentando comentarios de los principales interesados ​​o miembros del equipo. Además, cuando un miembro del equipo actualiza una tarea, se envían notificaciones a las personas adecuadas en el momento adecuado.

 captura de pantalla de la lista de tareas en projectmanager.com
Las listas de tareas colaborativas lo hacen requisitos fáciles de mantener en primer plano.

Administrar los requisitos en varios equipos no es tarea fácil. Confirme que todos los involucrados en su proyecto estén en la misma página, pase lo que pase. ProjectManager.com es un software galardonado que se compromete a ayudar a los equipos a colaborar eficazmente en múltiples plataformas. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.

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