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Gestión de tareas para equipos: 15 consejos para mantenerse en el camino


Los proyectos se componen de tareas. Muchos de ellos. Mantenerse al tanto de sus tareas como equipo es muy importante si desea cumplir con los plazos de su proyecto.

En este artículo cubriremos todo lo que necesita saber sobre la administración de tareas y cómo mantener a su equipo en el camino adecuado para administrar sus tareas. .

¿Qué es la gestión de tareas?

Primero, debemos asegurarnos de que estamos hablando de lo mismo.

La gestión de tareas es el proceso de identificación, registro, realización y cierre de una tarea.

Tareas vaya a través de este ciclo de vida básico:

  • Identifique la tarea
  • Asigne la tarea a alguien a realizar
  • Realice la tarea
  • Termine la tarea, lo que podría implicar completar el trabajo según lo planeado o podría resultar en un estado diferente como cancelado o fallado (en cuyo caso necesitará una estrategia para intentar nuevamente o intentar algo nuevo).
 Infografía de Toggl sobre gestión del tiempo

Gestión de tareas frente a gestión de proyectos

La gestión de tareas no es lo mismo que gestión de proyectos.

La gestión de tareas se refiere a la gestión de una tarea individual. Podrías hacer la tarea. Entonces, ¿podría alguien en su equipo? Es una cosa. De acuerdo, probablemente estén gestionando 100 tareas en este momento, pero cada una es una tarea individual. La gestión de tareas considera las tareas como unidades individuales de un todo más grande.

La gestión de proyectos consiste en llevar al equipo a la meta final, con un resultado final completo e integrado como entregable.

Por ejemplo, mi proyecto es limpiar Mi oficina. El resultado final es una hermosa oficina brillante. Las tareas incluyen desempolvar, tirar la basura, pasar la aspiradora y pedirle a alguien que saque la araña gigante que vive en la ventana.

En otras palabras:

  • El proyecto tiene muchas partes.
  • Las tareas son el trabajo se requiere para lograr el objetivo general.
  • La gestión del proyecto es cómo garantizar que todas las tareas sucedan de manera coherente para llegar al objetivo final de manera eficiente, y con el menor encuentro posible con las arañas.

En el proyecto, usted ' Hará la gestión general del proyecto, y probablemente también algunas tareas individuales, utilizando sus habilidades de gestión de tareas. Pero administrar sus tareas personales y las tareas en todo el equipo son dos cosas diferentes.

La administración de tareas para equipos es una habilidad en la que todos tendrán que ser buenos si quieren que su proyecto tenga éxito. Aquí hay 15 consejos para la administración de tareas para hacer su trabajo de manera efectiva.

15 Consejos para la administración de tareas

1. Utilice una aplicación de gestión de tareas

¿Cómo gestiona las tareas en el trabajo? Durante un tiempo utilicé mi cerebro como una aplicación de gestión de tareas. Recordaba cosas.

Como tuve que recordar más, y envejecí, ¡esa estrategia de gestión de tareas dejó de funcionar!

Igualmente, si estás trabajando en un equipo, podrías salir con hojas de cálculo y correos electrónicos. cuando son solo un par de ustedes. Cuando su equipo alcanza cifras dobles, compañías como Twinkl han descubierto que necesitan una aplicación como Toggl para realizar un seguimiento de todas las cosas.

Necesita una forma de registrar sus tareas. Puede usar una computadora portátil, Outlook o un documento de Google para su carga de trabajo personal, pero la administración de tareas para los equipos es diferente. Necesita una forma de administrar las tareas entre varias personas y garantizar que todos tengan acceso a la lista. No puede hacerlo sin software.

Obtenga una aplicación de administración de tareas.

¿Cuál es la mejor aplicación de administración de tareas?
No hay una respuesta fácil para eso. Todos trabajan de diferentes maneras y cada equipo tendrá diferentes necesidades. Es posible que necesite administrar 10,000 tareas y solo necesito administrar 10 a la vez. Busque aplicaciones que lo ayuden a mantenerse al tanto de su trabajo, sea cual sea ese trabajo, y realice un seguimiento de su tiempo de manera efectiva. Pruebe algunas herramientas diferentes y encuentre una que pueda usar como equipo.

2. Priorizar tareas

No puede hacer todo al mismo tiempo. Incluso si tienes un gran equipo de proyecto. Necesita una estrategia de gestión de tareas para priorizar el trabajo.

La mayoría de las herramientas de gestión de tareas de proyectos tienen una forma de priorizar tareas y marcar las importantes. Puede hacer esto con color, con categorías o un estado de prioridad. No importa cómo suceda, siempre y cuando las personas que realizan el trabajo comprendan dónde debe enfocarse primero.

Periódicamente, verifique las prioridades y elimine las tareas que ya no son la máxima prioridad (si todavía hay alguna abierta)

3. Tener un sistema para administrar la asignación de tareas en el proyecto

Se deben realizar tareas. Alguien tiene que hacerlos. La asignación de tareas en la gestión de proyectos vincula a la persona con el trabajo.

Puede asignar el trabajo a las personas de varias maneras. Por ejemplo:

  • Hay una gran lista de tareas y las personas eligen en qué quieren trabajar a continuación. Algunos equipos ágiles se configuran de esta manera, con los miembros del equipo que tienen la flexibilidad de asignar tareas a sí mismos.
  • Agrega la tarea a su software de administración de tareas y le asigna un propietario al momento de escribirla. Esa tarea aparece entonces en su proyecto para hacer la lista.
  • Chateas en una reunión de equipo y las personas se ofrecen como voluntarias para el trabajo, o son voluntarias para una tarea.

Probablemente también hay otras formas. En última instancia, no importa cómo lo haga, o incluso si tiene varios enfoques diferentes según la tarea y quién puede (o no) estar disponible. Mientras tengas alguna forma de vincular las tareas con las personas y asegurarte de que sepan lo que tienen que hacer, eres bueno.

4. Categorizar tareas

Si elige una aplicación de administración de tareas de la App Store, es probable que organice sus tareas en una gran lista.

Eso está bien si no tiene demasiadas tareas. Pero cuando obtiene más de 50 tareas, esa forma no categorizada de registrar actividades comienza a ser difícil de administrar. También es difícil administrar tareas más grandes que tienen subtareas.

Necesita un método de administración de tareas: una forma de clasificar las tareas de manera lógica para poder agruparlas y filtrarlas, e idealmente la opción de agrupar tareas juntas.

Una forma de hacerlo es agrupar horas facturables y no facturables, pero cualquier método de categorización que funcione para usted lo ayudará a realizar un seguimiento del trabajo.

5. Hacer transparente la carga de trabajo

Hay muchas tareas. Asegúrese de que todos puedan verlos a todos, incluso si no son responsables de ellos. Necesita visibilidad de lo que está haciendo el equipo para comprender su propia parte en él.

Ser capaz de ver el trabajo que están haciendo sus colegas le da contexto para sus propias acciones.

Evite la multitarea. Y tampoco esperes que tu equipo lo haga. Tenga cuidado con las asignaciones de tareas y no sobrecargue a alguien hasta el punto de que esté tratando de administrar demasiados elementos a la vez.

6. Facilite el seguimiento del tiempo

El seguimiento de su tiempo es importante para gestionar la eficiencia. Cuando tenga datos que lo ayuden a comprender lo que hace la gente, puede asegurarse de que la carga de trabajo se distribuya de manera justa.

El seguimiento del tiempo debe ser fácil, de lo contrario la gente no lo hará. Elija una aplicación como Toggl que tenga temporizadores en tiempo real, una aplicación de escritorio e integraciones con otras herramientas. Incluso tiene la opción de agregar entradas de tiempo manuales y asignar tiempo de su calendario, si no es fanático del seguimiento en tiempo real.

 Aplicación móvil Toggl

7. Comprenda las fechas de entrega de tareas

No todas las tareas son cosas importantes que terminarán en el cronograma de su proyecto. Muchas cosas que deben hacerse en los proyectos son tareas simples como resultado de una discusión en una reunión. Sin embargo, ya sea una tarea grande o pequeña, debe hacerse en un cierto punto. Porque si no es necesario hacerlo, ¿por qué lo está haciendo?

Asigne fechas de entrega – fechas de finalización de tareas – para que funcionen como lo puso en su herramienta de gestión de tareas.

Nota: si está estableciendo plazos para las tareas, asegúrese de que estén de acuerdo con la persona responsable de hacer el trabajo.

Haga que las fechas sean transparentes para todos también. Llame a las personas que no completan sus tareas a tiempo.

8. Comprender 'hecho'

¿Cómo se ve 'hecho'?

No puede marcar una tarea como completa a menos que sepa lo que significa 'completada'.

Cuando cree una tarea, piense cómo lo hará defina cuándo está completo. Describa la tarea de manera que sea fácil de entender cuándo se realizará. Hazlo transparente y entendido. Asegúrese de que la persona que realiza el trabajo sepa cuál es el estado final esperado.

Si no hace esto, los miembros del equipo marcarán las tareas que en realidad no están completas. Por ejemplo, pueden entregar una parte del proyecto, pero no completar la documentación de entrega o crear un plan de capacitación para acompañarlo.

9. Tenga una manera de comunicar el progreso y los problemas

Ya sea que se comunique a través de las funciones de su aplicación de administración de tareas, cara a cara, por teléfono o de alguna otra manera, debe seguir hablando.

Las tareas son un problema. A veces no podrás seguir trabajando sin un chat.

Estás haciendo la gestión de tareas en equipo. En última instancia, el éxito o el fracaso de su proyecto depende de su capacidad para trabajar juntos. Facilite que las personas hablen entre sí y con usted para que el trabajo continúe.

10. Piensa visualmente

La mayoría de las aplicaciones de administración de tareas te dan listas. Puede agrupar listas o codificarlas por colores, pero en última instancia, son palabras en una página, en una lista.

Si tiene personas en el equipo que prefieren recibir información en otros formatos, o incluso si solo desea pruebe una forma diferente de visualizar su carga de trabajo: piense en cómo podría mostrar las tareas.

Por ejemplo, pruebe con un tablero Kanban clásico donde mueve las tareas de una columna a otra.

Creo que hay una limitación con lo visual basadas en herramientas de administración de tareas y eso es lo que puede caber en la página. Si funciona para tu equipo, genial. Si no es perfecto, siempre puede usarlo para visualizaciones de alto nivel y mantener los detalles detrás de escena.

11. Tener una manera de reasignar tareas

Alguien se va de vacaciones. Hiciste un gran proyecto de entrega de vacaciones, así que sabes lo que están dejando atrás. Pero, ¿cómo va a reasignar su trabajo?

En algunos casos, no será necesario. No habrá nadie más que pueda hacer el trabajo. O no será necesario completar la tarea más rápido. Pero en algunos casos tendrá que reasignar la tarea a otra persona si el propietario de la tarea original ya no está disponible.

Piense detenidamente cómo va a hacer esto. ¿Es tan fácil como cambiar un nombre en su aplicación de administración de tareas? ¿O necesita conocer a la nueva persona, facilitar una entrega y apoyarla para que realice el trabajo requerido?

12. Ordene la lista de tareas

De vez en cuando, digamos una vez al mes, ordene su lista de tareas.

Habrá actividades allí que ya no son necesarias. Tareas que se completaron pero que no se marcaron como completas. Tareas que realmente son parte de otras tareas. Tareas que son duplicados obvios.

Elimine todo esto para que el equipo pueda concentrarse en lo que es realmente importante. Anímalos a que también hagan tareas domésticas.

13. Facilite la búsqueda de archivos

En realidad no soy un gran admirador de vincular archivos a tareas en software porque los documentos que uso a menudo cambian. Quiero que las personas tengan la versión correcta, no una que cargué en la aplicación la semana pasada. Si buscan la versión correcta en el disco compartido, definitivamente tendrán la última copia.

Sin embargo, hay una excepción. Si estoy compartiendo algo para que alguien lo haga, ya está finalizado, adjuntaré el documento. Por ejemplo, adjuntaré la copia final de un folleto de marketing a la tarea que dice 'producir folleto de marketing' y luego lo asignaré al gerente de marketing del equipo.

Entonces sé que tienen la versión exacta que quiero. utilizar para la tarea.

Dependiendo de a qué se esté vinculando, agregue archivos. Por ejemplo, si está agregando un diagrama de flujo para un proceso que necesita ser creado,

Cuando tenga sentido hacerlo, agregue archivos al software de administración de tareas para que sus colegas tengan la información que necesitan para completar el trabajo. Cuando los archivos puedan cambiar regularmente o actualizarse, piense dos veces si es útil compartir la versión actual con ellos a través de la herramienta.

14. Utilice recordatorios y notificaciones de tareas

Configure recordatorios y notificaciones de tareas para ayudarlo a realizar sus tareas. Esto es especialmente útil si está creando tareas que no necesitan completarse por algún tiempo pero que ya están en su lista.

A veces encuentro que estoy viendo una tarea tan a menudo que se convierte en parte del fondo . Como todavía no se debe, lo veré, y aún no lo veo, y de repente se vuelve urgente. Los recordatorios de tareas pueden ayudarlo a avisarle cuándo comenzar a trabajar, o darle una cuenta regresiva para la fecha de vencimiento de una tarea.

Use sus herramientas de administración de tareas para configurar recordatorios de tareas para usted, o si no tiene esa función, o desea una opción de copia de seguridad, cree recordatorios en su calendario también.

Las notificaciones funcionan al alertarlo cuando hay un cambio en una tarea, como que alguien la actualice, agregue un comentario, etc.

Use sus herramientas de administración de tareas como configurar recordatorios de tareas para usted, o si no tiene esa función, o si desea una opción de respaldo, cree recordatorios en su calendario también. Haga clic para tuitear

15. Cree una cultura donde esté bien pedir ayuda

¿Entonces no puede hacer la tarea de su proyecto? Debería poder pedir ayuda. Ya sea que no tenga tiempo, o las habilidades, o las conexiones para hacer el trabajo, la ayuda está disponible. Solo tienes que pedirlo.

Sin embargo, si tus compañeros de equipo son personas horribles y hay una cultura de culpa para cualquiera que parezca que no saben lo que están haciendo, entonces no vas a pedir ayuda. .

Como líder del proyecto, su trabajo es crear una cultura cómoda donde se solicite ayuda, se aliente e incluso se espere ayuda.

Solo asegúrese de que si alguien pregunta, el resto del equipo tiene una actitud positiva. acerca de ayudar.


Gracias a nuestro patrocinador, Toggl, por hacer posible que le traiga este artículo sobre consejos de administración de tareas. Toggl le ofrece un seguimiento del tiempo simple, informes potentes y funciones de administración de equipos.


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 15 consejos de administración de tareas para equipos

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