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Gestión del programa: una decisión rápida


Administrar un proyecto requiere hacer malabares con muchas tareas diferentes a la vez, no es tarea fácil. Pero, ¿y si tuvieras que gestionar varios proyectos a la vez? En resumen, esa es la gestión del programa.

Un programa consiste en muchos proyectos vinculados entre sí para que coincidan con un objetivo comercial general. Y si bien eso puede sonar como una tarea considerable, no es nada menos que factible para un gerente de programa. La gestión de programas, entonces, es la disciplina de vincular varios proyectos simultáneamente para garantizar que todos los proyectos estén integrados para una mayor sinergia entre todos los equipos.

Pero, ¿qué significa cuando se trata de ejecutar una gestión de programas adecuada en el día a día? Comencemos con lo básico.

¿Qué es la gestión de programas?

La gestión de programas es el proceso de gestionar varios proyectos y programas simultáneamente para racionalizar la organización y la productividad. Al priorizar los recursos en todos los proyectos, la administración del programa trabaja para hacer que todos los proyectos sean más eficientes para la estabilidad a largo plazo.

La administración del programa es un proceso que se enfoca en macro sobre micro, que incluye:

  • Verificar programas y realización de actividades de gestión diarias
  • Supervisión de presupuestos para cada programa
  • Gestión de recursos y comunicaciones en todos los proyectos con sus partes interesadas
  • Asegurarse de que los entregables del proyecto coincidan con los objetivos comerciales generales
  • Coordinar todos los documentos del programa con las interdependencias del proyecto, asegurando que todos estén en la misma página

La gestión del programa también aborda la gestión de riesgos, el control de calidad, la gestión de las comunicaciones y los informes de las partes interesadas. Es un proceso que ayuda a que los proyectos tengan éxito e involucra muchas decisiones de gestión en cada etapa.

Lo que no es la gestión de programas:

  • Manejo de las minucias diarias de un solo proyecto y sus tareas
  • Elegir, priorizando y asegurando que todos los proyectos y programas tengan sentido para los objetivos de la compañía
  • Seleccionar los productos correctos en el momento correcto
  • Enfocarse en la ejecución del proyecto
  • Seguimiento e informes sobre restricciones específicas del proyecto

Gerente de Programa vs Gerente de Proyecto [19659020] Las cualidades de un gran gerente de programa incluyen ser más diplomático y carismático que sus contrapartes de gerente de proyecto en un esfuerzo por administrar a las partes interesadas, gerentes de proyecto y miembros del equipo con diferentes objetivos de proyecto.

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Esto difiere de un gerente de proyecto en que los gerentes de proyecto deben estar orientados a los detalles y ser excelentes con los números, con un buen ojo para hiper eficiencia para mantener los proyectos en marcha, pero no necesariamente se espera que sean diplomáticos. Además, los gerentes de programas son pensadores generales, siempre consideran los objetivos empresariales finales en todos los proyectos, asegurando que ninguno de sus programas se salga de la línea. Por otro lado, los gerentes de proyecto no están necesariamente preocupados por los objetivos generales.

Los desafíos únicos que enfrentan muchos gerentes de programa incluyen:

  • Administrar múltiples proyectos a la vez
  • Mantener a todos los gerentes de proyecto y proyectos alineados en el singular grande imagen de los objetivos comerciales
  • Gestión de las expectativas de las partes interesadas y garantía de que todos los miembros del proyecto están a bordo
  • Verificación de que todos los presupuestos y recursos están disponibles en varios puntos a lo largo del proyecto

Mientras que los gerentes de proyectos enfrentan los desafíos únicos de:

  • Gestión de los elementos detallados de un solo proyecto
  • Seguimiento, cuantificación y presentación de informes sobre los altibajos específicos del estado de su proyecto
  • Asignación de recursos, presupuesto, dependencias, tiempo y tareas, mientras los mapea dentro de un alcance de proyecto dado [19659008] Planificación, presupuesto, monitoreo e informes sobre el progreso de su proyecto

También hay gerentes de cartera, que son diferentes Tanto los gerentes de proyecto como los gerentes de programa se ocupan de elegir, priorizar y garantizar que todos los proyectos y programas tengan sentido para los objetivos de la empresa. Además, se centran en obtener el máximo valor por el dinero que se necesita para implementar un proyecto mediante el uso de una investigación exhaustiva para identificar el momento y el lugar correctos para la implementación.

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Herramientas de gestión de programas

No hay un programa demasiado grande o pequeño para un gerente de programa. Pero para ejecutar estrategias de gestión de programas con éxito, muchos gerentes de programas tienen que apoyarse en gran medida en las herramientas para hacer el trabajo. Aquí hay algunas herramientas de administración de programas populares.

Gráficos de Gantt

¿Por qué el gráfico de Gantt ha seguido siendo una de las herramientas más populares entre los administradores de programas? Debido a que los diagramas de Gantt permiten a los administradores de programas ver las tareas en un formato de línea de tiempo y crear dependencias para mantener el progreso del proyecto. Los diagramas de Gantt también permiten a los administradores de programas vincular fácilmente las tareas con sus dependencias dentro y entre múltiples proyectos, algo que los gerentes de programas necesitan a diario.

 diagrama de Gantt para la administración de programas
Diagrama de Gantt en ProjectManager.com: Pruébelo ahora

Herramientas de informes

Entre mantener contentos a los interesados ​​y mantener a todos los miembros del equipo en la misma página, obtener una buena herramienta de informes es de suma importancia para los gerentes de programas. Ya sea que se trate de descargar datos sobre el estado de un proyecto, tareas, hojas de tiempo y más, los gerentes de programa pueden fácilmente poner a los interesados ​​y al personal de liderazgo en la misma página con herramientas de informes.

Gestión de tareas

Esto generalmente está reservado para los más importantes. áreas problemáticas arenosas durante la gestión del programa, pero sigue siendo muy beneficioso. La gestión de tareas ayuda a los administradores de programas a mejorar la productividad en todos los proyectos. Con una herramienta de administración de tareas, los gerentes pueden filtrar por fecha de vencimiento, propietario, proyecto y más. También pueden planificar la eficiencia compartiendo y colaborando tareas con los gerentes de proyecto para que conozcan la directiva más reciente para su proyecto.

Seguimiento del tiempo

Dicen que el tiempo es igual a dinero, y en ningún lugar es esto más importante que con la gestión del programa. Como director de múltiples proyectos, tener visibilidad de las hojas de tiempo es crucial. Los gerentes de programa necesitan ver dónde se está gastando la productividad e informar los éxitos con la alta dirección y las partes interesadas.

Certificación de gestión de programas

El Project Management Institute ofrece una certificación profesional de gestión de programas (PgMP). Incluso para calificar para este programa, debe tener un título secundario, más 6,000 horas de experiencia en administración de proyectos y 10,500 horas de experiencia en administración de programas. Sin embargo, para los administradores de programas con un título de cuatro años, solo se necesita un poco de experiencia en administración de programas más 6,000 horas de experiencia en administración de proyectos.

Pero hay muchas razones para obtener su certificación PgMP. Obtener la certificación demuestra que te tomas en serio la gestión del programa y que no solo tienes la experiencia necesaria para llegar a la cima de un currículum vitae, sino que también tienes el conocimiento y las habilidades reales necesarios para que los proyectos tengan éxito a nivel de toda la empresa.

Industrias y roles de gestión de programas

Dado que los gerentes de programa son similares a los agentes de cambio, puede haber muchos roles que cumplir al mismo tiempo, incluido el gerente de programa, el coordinador de planificación, el usuario senior y más. Necesitan tener las habilidades de las personas para poder ser un comunicador y líder efectivo, pero al mismo tiempo necesitan las habilidades analíticas para ver e informar objetivamente sobre los éxitos de sus proyectos.

Muchos gerentes de programas se encuentran en Silicon Valley, Washington DC y Chicago, IL, ya que muchos gerentes de programas trabajan en empresas de TI, la industria tecnológica, la industria de la ingeniería y otros.

Cómo ayuda ProjectManager.com con la gestión de programas

ProjectManager.com tiene todo lo que necesita para administrar proyectos, programas, partes interesadas y miembros del equipo. Con ProjectManager.com, obtiene acceso a gráficos de Gantt que le permiten crear dependencias entre tareas en diferentes proyectos en su programa. También puede tener informes automatizados que le permiten rastrear el estado de la cartera, el estado del proyecto, la carga de trabajo y más. Nuestras funciones de carga de trabajo incluso le permiten hacer un seguimiento de cómo se está utilizando mejor a su equipo dentro de los diferentes proyectos en su programa.

 Panel de seguimiento del programa en projectmanager.com
Real ProjectManager.com paneles de tiempo completo le brindan datos en vivo de todos sus proyectos

La administración de programas es una práctica de alto nivel profundamente involucrada que incluye un individuo o un equipo de gerentes de programas que supervisan múltiples proyectos. Sin las herramientas adecuadas para administrar todos los proyectos y carteras a la vez, las tareas importantes pueden pasar desapercibidas. Comience hoy una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager.com y obtenga herramientas de administración de programas galardonadas para facilitarle la vida.

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