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Herramientas de gestión de correo electrónico: ser mejor en el correo electrónico


Todos dejamos que el correo electrónico se apodere de nuestras vidas en un momento u otro. O bien se convierte en una distracción que nos hace sentir productivos (cuando realmente no estamos moviendo la aguja en los proyectos), o nos hace sentir abrumados y deseando que nunca haya existido.

Debido a que el correo electrónico es una parte necesaria de la vida cotidiana, aquí hay algunas herramientas de administración de correo electrónico, consejos y trucos para ser más eficientes al leer y responder a los mensajes que inundan su bandeja de entrada. Al combinar estas herramientas de administración de correo electrónico con su software actual de administración del trabajo, seguramente mejorará su productividad.

Responda por lotes a sus correos electrónicos

Si su bandeja de entrada de correo electrónico parece abrumadora, una La forma de hacerlo es tratarlo como una curita: hágalo todo de una vez, rápidamente, y termine. Esto se puede hacer manualmente, pasando poco a poco por su bandeja de entrada, o puede usar una herramienta de administración de correo electrónico para hacerlo más divertido.

Recomiendo emailga.me que usa un temporizador y una cara triste o feliz para ayudarte a mantener la tarea y trabajar a través del correo electrónico rápidamente. Se conecta a su bandeja de entrada de Gmail o Google Apps y le permite archivar mensajes, así como reenviarlos. También puede usar diferentes correos electrónicos de remitentes si tiene varios correos electrónicos diferentes que van a una sola bandeja de entrada de Gmail.

Establezca expectativas en la firma del correo electrónico

Un espacio infrautilizado para comunicarse con todos los correos electrónicos con su firma de correo electrónico . Por supuesto, es común poner información como su número de teléfono o redes sociales, pero también puede incluir una línea sobre cómo manejar su correo electrónico para que las expectativas se establezcan con anticipación.

Por ejemplo, cuando trabajé como Editor Ejecutivo En el Search Engine Journal, recibía cientos de correos electrónicos al día. Incluí una línea en mi firma de correo electrónico que decía algo como: “Los correos electrónicos se responderán en 48 horas durante la semana. Gracias por su paciencia ". Desde que puse eso en mi firma de correo electrónico, nunca tuve a nadie que me enviara un segundo correo electrónico pidiéndome un seguimiento incluso antes de que tuviera la oportunidad de leer su primer correo electrónico.

Mensaje de la oficina

Es muy frustrante cuando las personas están fuera de la oficina y su mensaje dice algo que es demasiado simple para ser útil, como “Estoy fuera de la oficina hasta el jueves 12/2. ¡Gracias! ”Muchas veces, si estoy enviando un correo electrónico a alguien, tengo una necesidad o solicitud específica.

Siempre es útil incluir más detalles sobre su tiempo fuera de la oficina, así que, con suerte, algunos problemas pueden resolverse antes de que regrese. Incluya la información de contacto de la persona que lo está cubriendo o avise a los que le envíen un correo electrónico cuando pueda contestar su correo electrónico: "Estoy fuera de la oficina hasta el viernes 11/9, pero devolveré su correo electrónico el lunes. 11/12 ”.

Use los servicios de correo electrónico para un mejor filtrado

Si el correo electrónico le resulta abrumador, intente usar servicios automatizados que puedan presentarle una bandeja de entrada más limpia. Unroll.me es un servicio de gestión y suscripción de correo electrónico. No solo le permite darse de baja de varias listas de correo electrónico a la vez (después de conectar su correo electrónico), también le enviará un resumen diario de sus correos electrónicos suscritos, para que pueda verlos todos en un solo correo electrónico en lugar de tener que abrirlos manualmente. y leer cada uno.

La otra herramienta de administración de correo electrónico que realmente ayuda a manejar el correo electrónico abrumador es Sanebox. Automáticamente coloca los correos electrónicos que considera menos importantes en una carpeta llamada "SaneLater". Si no desea que el correo electrónico de una persona específica ingrese a la carpeta SaneLater, simplemente vuelva a moverlo a su bandeja de entrada, lo que le indica a SaneBox que debe dejar los correos electrónicos desde ese remitente en su bandeja de entrada en adelante. SaneBox filtra algunos correos electrónicos personalizados de personas reales (en lugar de una lista de correo electrónico), pero nunca se ha perdido ningún correo electrónico.

Plugin de lectura de correo electrónico de lectura

El seguimiento de correo es un tema muy dividido; que el remitente de los correos electrónicos que reciben sabrá si lo abrieron o no, mientras que otros juran que les ayuda a mantenerlos en el buen camino. Dependiendo de lo que haga para vivir, el seguimiento de los correos electrónicos puede tener una gran cantidad de beneficios. Para los dueños de negocios, el seguimiento del correo electrónico es útil si está enviando información sobre precios o proyectos.

Alguien que diga que no recibió su correo electrónico puede ser perjudicial para su ingreso o el estado de su proyecto. Por lo tanto, poder ver si alguien ha abierto un correo electrónico puede garantizar que sepa que otras personas lo han leído y, por lo tanto, conoce el estado más reciente del proyecto, o si conoce el costo de su propuesta.

MailTrack es uno dicha herramienta de administración de correo electrónico que funciona con las aplicaciones de Google o Gmail y le permite rastrear automáticamente todos los correos electrónicos salientes enviados desde el navegador en el que se instaló el servicio (por ejemplo, no rastrea los correos electrónicos que se envían desde su aplicación de Gmail en su teléfono).

Haga que los correos electrónicos vuelvan a aparecer en su bandeja de entrada

Muchas veces, tratamos nuestras bandejas de entrada como listas de tareas pendientes. Si este es el caso para usted, puede ser útil contar con un servicio que le recuerde un proyecto permanente o un elemento de acción que estaba sucediendo a través del correo electrónico.

Relacionado: Plantilla de lista de tareas gratuitas

Boomerang Es una de esas herramientas. Una vez agregado a su bandeja de entrada de Gmail, le permite configurar un boomerang a un correo electrónico saliente. Esto significa que el correo electrónico volverá a recibirlo en una fecha o intervalo establecidos (por ejemplo, en una semana). Puede elegir si el bumerang ocurre solo si la persona no responde o independientemente de una respuesta.

Escribe mejor

Finalmente, no importa cuál sea tu industria o el tema de tus correos electrónicos, todos podemos usar algunos recordatorios sobre cómo escribir mejor. Afortunadamente, existen herramientas que pueden ayudar a guiar nuestra escritura para evitar errores tipográficos y gramaticales.

El primero es Grammarly que se instala en Chrome como una extensión y tiene versiones gratuitas y premium. Esta herramienta escaneará automáticamente cualquier texto ingresado en busca de errores de ortografía y gramática. Si compra la versión premium y tiene una PC, también puede configurar Grammarly para usar en Word. De cualquier manera, también puede pegar texto en su herramienta en línea para analizarla.

Otra gran herramienta es el complemento Just Not Sorry que funciona en Gmail o Google Apps en el navegador Chrome. Esto fue creado para ayudar a las personas a evitar el lenguaje pasivo innecesario que muchas mujeres usan en sus correos electrónicos. Las frases como "Creo que" o "por favor" están subrayadas, y luego el usuario puede desplazarse sobre ellas para obtener una explicación de por qué debería eliminarse o editarse.

Al usar una combinación de estas herramientas de correo electrónico, puede hacer que la administración de su bandeja de entrada sea más eficiente y consuma menos tiempo y energía. Trate la administración del correo electrónico como una tarea que debe superar en lugar de algo que puede llevar fácilmente a toda su vida. Esto le permite trabajar en proyectos que realmente hacen avanzar su negocio o carrera.

¡Vaya, ese problema de correo electrónico finalmente se resuelve! Ahora que has manejado todas esas molestas correspondencias, ¿qué tal si obtienes una gran herramienta para ayudarte a administrar el trabajo en sí? ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube que tiene características como listas de tareas, líneas de tiempo de planificación y paneles de control en tiempo real que se actualizan inmediatamente a medida que se ingresa nueva información en el sistema. Manténgase al tanto de sus correos electrónicos y sus proyectos realizando esta prueba gratuita de 30 días.

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