Stakeholder management

Herramientas para la toma de decisiones para decisiones grupales • Guía para la gestión de proyectos para niñas


 herramientas de toma de decisiones grupales

Este es un artículo invitado por el autor Edoardo Binda Zane.

Si usted es un gerente de proyectos, tomar decisiones difíciles es parte de su vida cotidiana.

Por lo general, más el tiempo que dedique a este rol, cuanto más grueso se vuelva a hacer llamadas de riesgo por su cuenta. Después de todo, dirigir el proyecto es su trabajo y su prioridad es entregar resultados dentro de sus plazos.

Independientemente de cuánta experiencia en gestión de proyectos tenga, en un momento determinado, todavía deseará o necesitará tomar una decisión como equipo.

Y ahí es donde comienzan los problemas.

Cada vez que involucra a su equipo en las decisiones del proyecto, la complejidad con la que tiene que lidiar aumenta exponencialmente. En pocas palabras, ya no eres el único pensante, de repente eres uno de los muchos y depende de ti coordinarlos. En este punto, entonces, la cuestión no es cómo administrar las decisiones del equipo, sino cómo administrar esta cantidad de complejidad.

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Lea a continuación: Cómo tomar mejores decisiones

En este artículo, le daré algunas herramientas para ayudarlo a facilitar el proceso y dirigir los esfuerzos y la energía de su equipo en la dirección correcta. .

Malas prácticas

Antes de adentrarnos en el meollo de la cuestión, aclaremos una cosa: llamar a su equipo para una reunión o conferencia para hacer una lluvia de ideas sobre soluciones es una muy mala idea, por dos motivos. [19659004] La primera es que la lluvia de ideas en realidad no funciona, y en realidad es contraproducente para la toma de decisiones (más sobre esto aquí).

La segunda es que supones que todos en tu equipo saben tanto como tú. el proyecto, mientras que, en cambio, es posible que solo se preocupen por su propio paquete de trabajo.

Si toma decisiones como grupo pero no tiene a todos en la misma página, le faltará la base para su trabajo, y eso conducir a una decisión errónea.

Entonces, en lugar de

El proceso de decisión del grupo

Tomar una decisión como grupo es un proceso de 3 pasos:

  1. Decidir si necesitas a tu equipo
  2. Poner a todos en acción la misma página
  3. Acuerde las herramientas de toma de decisiones y decida

Paso 1: Decidir si necesita su equipo

¡El primer paso para tomar una decisión como grupo es realmente evaluar si necesita un grupo! [19659004] Las decisiones de grupo pueden ser complicadas, incluso con los instrumentos apropiados. Por esta razón, siempre tengo mucho cuidado al pedir uno.

Mi práctica preferida es confiar en las herramientas que se desarrollaron específicamente para evaluar el nivel óptimo de participación del equipo. Estas herramientas funcionan y también ayudan a reducir su sesgo. Mi modelo favorito se llama Vroom-Yetton-Jago: es rápido y lo suficientemente detallado.

Dependiendo de cuánto tiempo tenga en sus manos, también puede optar por otros.

En este artículo quiero para centrarme en el proceso de toma de decisiones en grupo, por lo que omitiré cómo hacer estos modelos. Si estás interesado en eso, echa un vistazo a este artículo.

Paso 2: Pon a todos en la misma página

Todos tienen vidas ocupadas, incluidos los miembros de tu equipo, y cuanto más grande sea el equipo, más difícil será para encontrar un momento que se adapte a todos, y en el que todos estén completamente enfocados.

Si logras encontrar ese lapso de 1 a 2 horas, querrás hacer el mejor uso posible. Lo que desea es que todos puedan ingresar a la reunión totalmente preparados y comprometidos. Depende de usted hacer que eso suceda. Aquí hay dos formas de hacerlo:

Encontrar la causa raíz del problema

Tomar una decisión no es más que encontrar una solución a un problema. Su trabajo, entonces, es identificar el problema correcto antes de pedirle a su equipo que comience a trabajar, y la mejor herramienta que conozco para hacer esto se llama un diagrama de Ishikawa.

 Diagrama de Ishikawa creado por Edoardo

Diagrama de Ishikawa creado por Edoardo

Brillante en su simplicidad: bifurque todas las causas generales o áreas que podrían ser la causa de su problema y enumere sub-áreas / subcategorías específicas para cada una.

Vaya tan profundo como desee con las subcategorias Al detallar y separar las causas de raíz, podrá identificar exactamente dónde deben ir sus esfuerzos para resolver su problema.

Involucre a su equipo antes de la reunión

Una vez que haya identificado el problema, envíelo a su equipo. miembros, pídales que propongan algunas soluciones posibles y que se las envíen antes de la reunión.

Esto le dará dos resultados:

  1. Las personas pueden pensar por sí mismas en lugar de en un grupo, por lo tanto, las ideas que será mucho, mucho más creativo (más sobre esto aquí);
  2. Todo el mundo se verá obligado a pensar sobre el problema y hará contribuciones más informadas.

Esto, en pocas palabras, puede ahorrarle un tiempo precioso durante el reunión, tiempo que, en cambio, se perdería en explicaciones básicas.

Lograr que todos participen y sean conscientes antes de la reunión puede ayudar a mitigar la toma de una decisión equivocada.

Paso 3: Estoy de acuerdo en tomar decisiones y tomar decisiones

En este punto deberías tener toda la entrada y Necesitas dirigir tu reunión. Sin embargo, hay un último punto fundamental a tener en cuenta: elegir el método de decisión.

Debes tener a mano algunas soluciones posibles para tu problema. Durante la reunión, deberá analizarlos y seleccionar el adecuado.

La forma en que lo hará dependerá de varios factores, por ejemplo, el nivel de participación del equipo (ver Paso 1), los requisitos de votación (mayoría contra consenso) o la complejidad del problema.

Dependiendo de cómo estos factores resulten en su método de decisión puede ser simple o complejo, y como gerente de proyecto , la elección de qué método utilizar es completamente tuya. Sin embargo, debe asegurarse de que selecciona una herramienta de toma de decisiones adecuada.

Aquí hay cuatro diferentes, en orden de complejidad:

  • Análisis de cuadrícula (comparando las opciones sobre un conjunto de criterios)
  • Kepner- Tregoe Matrix (comparando opciones sobre un conjunto de criterios y coeficientes)
  • Análisis de comparación emparejado (comparando opciones entre sí y clasificándolas después)
  • Proceso de jerarquía analítica (una combinación compleja de todos los métodos anteriores, adecuada para muy complejos decisiones)

Si está interesado, mi libro de toma de decisiones le brinda una guía paso a paso para todos ellos.

Registre su decisión en un rastreador para que pueda registrar fácilmente lo que decidió y por qué.

Prepárese para el peor escenario

Quiero hacer una última advertencia. Las decisiones grupales y el trabajo en equipo son excelentes, pero no olvides dónde reside tu lealtad. Por insensible que parezca, su primera responsabilidad como gerente de proyecto es el resultado del proyecto.

Si el proyecto lo requiere, prepárese para intervenir y tomar una decisión por su cuenta. Los miembros del equipo pueden no responder, estar ocupados con otro proyecto o simplemente estar enfermos o de vacaciones y no pueden tomar parte en una decisión, por lo que cada vez que decida contratar a todo el equipo, asegúrese de tener suficiente información para realizar esa llamada por su cuenta.

Sobre el autor: Edoardo Binda Zane es un capacitador en innovación y consultor de creatividad. Es el autor de Toma de decisiones efectiva.

 Cómo tomar decisiones como grupo

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