Productivity, The Project Manager Blog

Ideas de organización de la oficina: Organícese, póngase ocupado


Organizarse en la oficina se siente como una pérdida de tiempo valioso para algunos. ¿Por qué preparar el escenario cuando puedes comenzar a actuar? Pero la verdad es que si el escenario no está configurado adecuadamente con técnicas efectivas de organización de oficinas y herramientas de administración de proyectos, perderá aún más tiempo navegando por el desorden en su espacio de trabajo y su caótico flujo de trabajo.

Por lo tanto, tiene sentido para organizarse Pero no confíe en nuestra palabra. Investigadores del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton observaron en un artículo titulado "Interacciones de mecanismos descendentes y ascendentes en la corteza visual humana" publicado en The Journal of Neuroscience que el desorden dificulta la concentración (aunque no usó un lenguaje tan simple).

Debes enfocarte en tu trabajo, no en el desorden, y ese desorden puede ser de una variedad de tipos, desde papeles viejos hasta software desactualizado, todo conspirando para minar tu productividad. No dejes que te atrape; obténgalo primero siguiendo estas ideas de organización de oficinas.

Configure su escritorio correctamente

Según CNN Money, las personas pierden una hora de trabajo diariamente porque su oficina no está organizada. El mejor lugar para comenzar es con su escritorio. ¿Dónde está tu monitor? Debería estar a la altura de los ojos y a unas 17 pulgadas de distancia de usted. Luego coloque esos otros artículos que utiliza con frecuencia, como su teléfono, en su lado dominante. Eso hace que sea más fácil de alcanzar. Sí, las ideas de su organización de oficina deberían obtenerse en ese momento. Los detalles importan.

Los suministros de oficina que usa mucho también deben estar en su escritorio, pero los que solo necesita un par de veces durante la semana deben estar en uno de los cajones de su escritorio. Esto lo mantiene sentado y trabajando, no caminando ni buscando.

Está bien tener algunos artículos personales en su escritorio. Es parte del equilibrio trabajo-vida. Pero es el equilibrio que quieres lograr. Por lo tanto, mantenga los doodads y las imágenes al mínimo. Desea tener una buena cantidad de espacio libre en su escritorio, al menos tan grande como una hoja de papel, de modo que tenga un lugar en su estación de trabajo para firmar un documento u otro trabajo que pueda llegar inesperadamente durante el día.

Su escritorio no está cincelado en piedra, por así decirlo. Deberá volver a evaluar su funcionalidad regularmente para asegurarse de que siempre esté trabajando de la manera más eficiente posible. Pero, ¿qué pasa con el desorden de la oficina que los escritorios atraen como imanes? Eso se aborda a continuación.

Ir virtual con herramientas en línea

Si tienes niños pequeños, probablemente jueguen con Lego, y si caminas sin zapatos en casa, probablemente hayas pisado algunas piezas errantes. Esa no es una experiencia agradable. Entonces, si tienes suerte, los niños crecen y descubren que Lego tiene un sitio de construcción virtual en línea, y nunca más tienes miedo de ir descalzo (al menos en tu casa).

Puedes tomar esta lección y activar en una idea de organización de oficina. El llamado "desorden" Mia Lotringer ofrece este consejo en el sitio web de Psychology Today: "¡Todo lo que pueda conservar como documento en su computadora, sígalo!" Continúa sugiriendo que nunca imprima nada a menos que deba hacerlo, y luego, siempre haga una copia de seguridad de esos datos digitales, de modo que si hay algún tipo de problema, su información está segura.

Es más fácil que nunca mantener su trabajo en la nube, por lo que incluso si sufre un problema informático catastrófico, todos tu trabajo es seguro. Esto es cierto para documentos, como Google Docs, pero también se aplica a todos los aspectos de su trabajo, incluidas las tareas. El software de gestión de proyectos basado en la nube almacena tus archivos y planes de proyecto en la web, donde no solo puedes estar seguro de que tus datos están protegidos y seguros, sino que también puedes acceder a ellos en cualquier lugar y en cualquier momento.

Simplificar

Deshacerse del desorden es solo un comienzo. Sería bueno si pudieras limpiar tu escritorio para que nunca se ensucie nuevamente, pero lamentablemente no es así como funcionan las cosas. El trabajo es un dínamo de papel y actividad, y no hay un refugio seguro para evitar el torbellino de desorden a menos que aterrices en la línea de desempleo. Eso, por supuesto, no es una opción.

¿Cómo mantienes el desorden a raya? De acuerdo con Forbes, simplifica! Bueno. Eso suena bien, pero ¿cómo se puede simplificar cuando su trabajo es cada vez más exigente y complejo? Primero, debes aprender a disciplinarte a ti mismo. Ese es un proceso, por supuesto, así que no esperes que las cosas cambien de la noche a la mañana. Pero con el tiempo, si sigues, el desorden disminuirá.

Algunas sugerencias serían no obtener más de lo que realmente necesitas. Probablemente no necesites todas esas pantallas que te miran todo el día. Muchos de estos dispositivos se pueden plegar en una herramienta que lo hace todo y lo mantiene enfocado y productivo.

Fomentar la colaboración

Ahora que su espacio personal está optimizado para trabajar de manera más efectiva, que es el micro, ¿qué pasa con la macro ? Ese es todo el espacio de la oficina. Es posible que no tenga la autoridad para ordenar un rediseño completo del Feng Shui, pero es probable que no esté trabajando en una isla y tenga interacciones diarias con otros miembros del equipo. ¿Cómo puede facilitar esta estructura más grande para cumplir los objetivos de la organización que busca para una mayor productividad general en el trabajo?

Wired tiene un artículo sobre la optimización de su espacio de trabajo, y en su lista está cuantificando lo que hace feliz al equipo. Sí, un trabajador feliz es un trabajador más productivo, según una investigación citada en Fast Company.

El fabricante de muebles Herman Miller también realizó un estudio sobre cómo la instalación en un espacio de oficina ayuda o dificulta la creatividad y la productividad, mencionada en el Pieza con cable. ¡Esta no fue una reunión de intercambio de ideas, sino un estudio basado en la ciencia que llegó incluso a contratar flebotomistas para obtener muestras de sangre y monitorear la fisiología de los sujetos!

¿Qué encontraron? Que al crear una atmósfera que apoyara la interacción social, los miembros del equipo estaban más contentos y por lo tanto más felices en el trabajo. Trabajadores felices, trabajadores productivos, ¿recuerdas? Ya sea que eso signifique crear un plan de oficina abierta o una agrupación específica de miembros del equipo, tener espacios donde puedan interactuar fácilmente es importante. Lo que sea que elija, desea fomentar un espacio de oficina que sea fácil de usar y facilite, no impide, que las personas se mezclen.

Si está buscando virtualizarse y colaborar con su equipo, entonces ProjectManager. com es la herramienta de organización que anhelas. Es un software de gestión de proyectos basado en la nube, lo que significa que todo se guarda en la web. Un panel en tiempo real le brinda información actualizada y los diagramas de Gantt en línea hacen que la programación sea fácil y colaborativa. Vea cómo finalmente puede organizarlo probándolo durante 30 días con esta versión de prueba gratuita.

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Powered by themekiller.com