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La guía definitiva • Guía para la gestión de proyectos para niñas


Estoy encantado de trabajar con ResourceGuru, que ha patrocinado esta publicación, por lo que podría dedicar horas a brindarle una buena guía para la gestión de recursos del proyecto.

Los proyectos son realizados por personas. Si eso es
solo usted, o si tiene un equipo de muchos cientos, un equipo de proyecto es cómo
El trabajo se realiza.

Trabajar con personas es la parte principal de
gestión de proyectos. Necesitas saber cómo conseguir gente en tu equipo y cómo
Que hagan el trabajo en el momento adecuado. La gestión de recursos del proyecto es cómo
haz esto.

En este artículo, te mostraré qué proyecto
La gestión de recursos es, establecer un proceso simple para hacerlo, describir las herramientas
para ayudarlo y brindarle consejos para superar algunos de los problemas comunes.

Definición de administración de recursos

Comencemos por definir recursos

La gestión de recursos es simplemente planificar, obtener y utilizar los recursos
que necesita de manera eficiente
.

Específicamente para la gestión de proyectos, la Guía PMBOK® – Sexta edición define
Gestión de recursos como este:

Proyecto
La gestión de recursos incluye los procesos para identificar, adquirir y gestionar el
recursos necesarios para la finalización exitosa del proyecto.

Es el Capítulo 9 si desea profundizar en él
más tú mismo.

¿Cuáles son los tipos de recursos?

Entonces, ¿de qué tipo de recurso estamos hablando?

Sobre todo, cuando decimos "recurso de proyecto",
gente mala. Sin embargo, un recurso también podría ser:

  • Una habitación que
    necesidad de reservar o contratar, u otras instalaciones
  • Equipos,
    como un mezclador de cemento o una máquina de coser
  • Raw
    “Ingredientes”, como arena o harina u otros materiales
  • Servicios,
    como los servicios de procesamiento de tarjetas de crédito
  • software informático
    o hardware
  • Cosas
    que se utilizará como parte del proyecto, como los folletos que usted entrega a
    promociona la apertura de tu nuevo café

Y lo más importante:

  • Dinero.
    El efectivo es un recurso enorme para proyectos.

En general, los recursos son personas,
dinero o bienes que necesita para entregar su proyecto.

El Proceso de Gestión de Recursos del Proyecto

Estoy dibujando ampliamente este recurso de proyecto
proceso de gestión de Guía para el cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos ( PMBOK Guide®) – Sexta edición, con mi
Explicaciones e interpretaciones propias. A continuación se muestran los pasos generales a los que irías
a través de la gestión de recursos en el proyecto.

Paso 1: Haga un plan de administración de recursos

Planifique qué recursos necesita para el
proyecto. Básicamente, esto significa hacer una gran lista, basada en la discusión con su
y utilizando la información de la Carta del Proyecto, el plan y su información general.
conocimiento del negocio. A continuación, puede crear roles y responsabilidades, un RACI
matriz, un organigrama del proyecto y una estructura de desglose de recursos.

Es posible que desee llevar esto aún más lejos
y documente exactamente cómo va a estimar la cantidad de tiempo que los recursos
ser requerido para, cómo va a "ganar" los recursos escasos, y qué riesgos
podría enfrentarse a asegurar los recursos.

Todo esto se escribe en su
Plan de Gestión de Recursos. En mi experiencia, es más fácil incluir un breve
sección en su plan principal de gestión de proyectos que cubre la gestión de recursos,
en lugar de crear un documento separado.

Paso 2: estimar los requisitos de recursos

Ahora ya sabe el tipo de recurso que necesita,
tienes que pensar en cuánto tiempo los necesitas para

Probablemente no necesites un tema especializado
expertos en la materia a lo largo de la vida del proyecto, solo llamará al
Los abogados o el experto en relaciones públicas como y cuando los necesite. Pero probablemente hay algunos
personas y materiales que necesitará a lo largo del proyecto.

En este paso, estimará cuáles son sus
el compromiso debe ser.

Paso 3: Obtenga los recursos

Usted sabe lo que necesita. Ahora tienes que hacer
La negociación, la influencia, el acoso para conseguir a las personas y otros recursos.
Necesitas en los momentos que los necesites. Salta a través de los aros de tu negocio.

 recursos del libro en el proyecto
Reserve los recursos que necesita para su proyecto

Nota: Es posible que deba revisar su proyecto
horario y planes en este punto porque inevitablemente alguien habrá reservado
Vacaciones a la hora exacta en que los necesita para hacer pruebas del sistema, o algo así.
Si bien este es un proceso paso a paso, debe abordarlo de manera iterativa y
continúe refinando su gestión de recursos según sea necesario.

¿Qué es la nivelación de recursos?

Cuando obtenga sus recursos por primera vez y los aplique a su plan de proyecto, el resultado se verá desigual. Habrá gente que se supone que trabajará 150 horas a la semana, y algunas personas sentadas sin hacer nada en algunos días.

La nivelación de recursos es la tarea de suavizar todo y reorganizar los recursos para evitar el agotamiento y mantener el proyecto en marcha. Es posible que deba incluir personas adicionales durante los puntos ocupados, o extender las tareas del proyecto durante un período más prolongado para que no se sobrecargue un recurso.

Su objetivo es llegar a un punto en el que su utilización de recursos planificada (cuánto el recurso que necesita) es el mismo que la disponibilidad de recursos (la cantidad de recursos que tiene).

 Choque de recursos en el proyecto
Cuando tiene un conflicto de recursos en un proyecto, use la nivelación de recursos para suavizar el trabajo

Paso 4 : Gestiona el equipo

A medida que tu proyecto avanza, debes
Mostrar habilidades de liderazgo y gestión. Esto es lo que parece:

  • Asegúrese de
    las personas saben lo que se supone que deben hacer, cuándo deben hacerlo y quién más
    debería estar involucrado.
  • Configurar
    Reuniones de equipo.
  • Dales.
    acceso al software de gestión de proyectos que necesitan para hacer su trabajo.
  • Reunirse con
    ellos regularmente 1 a 1.
  • Piensa
    acerca de sus necesidades de entrenamiento para que tengan las habilidades necesarias para completar su

Básicamente, sea un buen gerente de proyecto para
trabajar con.

Paso 5: administrar los otros recursos

Mientras que la mayoría de los desafíos de tus recursos
Probablemente venga de la gente, preste atención al trabajo requerido para tratar con
sus otros recursos también.

Asegúrese de que los proveedores tengan contratos y conozcan
lo que se supone que deben entregar cuando. Reserva o contrata los recursos que necesites en
una manera oportuna. Devuélvelos cuando ya no los necesites. Ser
Mirando hacia adelante constantemente para ver cuándo los recursos pueden hacerte tropezar.

Un ejemplo: estaba trabajando en un proyecto que necesitaba una actualización de software. Terminamos el trabajo justo antes de que se congelara el cambio de fin de año, por lo que retrasamos la actualización hasta el Año Nuevo. Todo muy bien. Sin embargo, lo que no sabía era que tan pronto como la congelación del cambio había terminado, la infraestructura que ejecutaba el software debía actualizarse. Eso significaba que no podía hacer que el software cambiara por otras 6 semanas. Si hubiera sabido acerca de la dependencia de los recursos, me hubiera esforzado más para completar e instalar el cambio antes de que se congele el cambio.

Entonces, ¿qué herramientas y técnicas tiene usted?
¿Estás a tu disposición para gestionar todo esto?

Herramientas y técnicas de gestión de recursos del proyecto

La ​​primera herramienta disponible para ti es tu
cerebro. Gran parte de la gestión de recursos se basa en el juicio profesional y hablar con
las personas adecuadas.

La segunda herramienta disponible para usted es
software. Muchas herramientas de gestión de proyectos tienen capacidades de gestión de recursos.
Más sobre eso en un minuto.

Luego tienes herramientas más específicas y
técnicas, la principal es …

Estimación

La ​​estimación de recursos siempre es complicada. Gente
tienden a ser demasiado optimistas acerca de cuánto tiempo deben realizar una tarea.

Las personas a menudo tampoco lo toman en cuenta si
están trabajando
en proyectos múltiples
son menos productivos y tardan más en completarse
Tareas porque cambian entre proyectos. Así que tenga cuidado con eso.

Asegúrese de que la persona responsable de hacer
el trabajo también tiene cierta información sobre cuánto tiempo creen que tomará el trabajo.

Sugerencia: Programe recursos para solo el 80% de su tiempo. Las personas no pueden ser productivas en tu proyecto el 100% de la semana. Todo el mundo necesita un descanso para tomar café. (Además, responderán a las llamadas y correos electrónicos relacionados con otros proyectos, tendrán reuniones de equipo con colegas que no tienen nada que ver con su proyecto, etc.)

Otras herramientas y técnicas

El PMBOK®
La Guía
enumera muchas herramientas y técnicas para la gestión de recursos del proyecto. yo
no los enumerará a todos, pero los más importantes (para mí) son:

  • Reuniones
    (Todavía me río de que esto se considere una herramienta / técnica)
  • Negociación,
    porque es difícil convencer a la gente de que renuncie a los buenos miembros de su equipo por
    Proyecto de trabajo
  • Problema
    resolviendo, para que pueda averiguar qué hacer cuando ese camión lleno de importantes
    los materiales no aparecen

Y, por supuesto, un software decente para hacer el

Herramientas comunes de gestión de recursos

La ​​mayoría de las herramientas de software de gestión de proyectos
Permitir cierto grado de gestión de recursos. Por ejemplo, MS Project te permite
cree un grupo de recursos y asigne tareas a un individuo.

Sin embargo, gran parte de la administración de recursos en
El software de gestión de proyectos es incidental y en realidad solo se relaciona con la tarea.
Asignación.

El problema entonces es que confías en
comunicarse con otros gerentes o tiene que asumir que sus recursos lo harán
marca un problema con su disponibilidad. Llega un momento en que las organizaciones.
debe comenzar a pensar en las mejores prácticas de gestión de recursos y utilizar una herramienta
que permite que todos vean quién está disponible y para qué trabajo.

Busca una herramienta que te ofrezca:

  • un recurso
    cuadro de mando de gestión
  • de recursos
    calendarios
  • la habilidad
    hacer recurso
    planificación de la capacidad
    y previsión (porque la previsión de proyectos es tan
    importante!)
  • un fácil de
    interfaz de uso.
 Calendario de recursos de gestión de proyectos
Ejemplo de calendario de recursos de gestión de proyectos

Muchas personas comienzan a utilizar hojas de cálculo o
Outlook / calendario de Google para administrar los recursos, pero se complica y se
finalmente, es necesario graduarse para algo adecuado para un propósito, como ResourceGuru.

¿Qué dice PRINCE2 sobre la administración de recursos?

PRINCE2 no dice mucho sobre recursos
administración. Los recursos se derivan del plan y de su actividad de planificación.
Incluye evaluar la disponibilidad de recursos, asignándolos a tareas y recursos.
nivelación.

El principio básico para los recursos es que
se entregan al gerente del proyecto, etapa por etapa, para dar algo de

Cómo lidiar con problemas de recursos de gestión de proyectos

Independientemente de la herramienta que use, lo hará
Problemas de éxito con la gestión de recursos. Aquí están algunos de los más comunes y cuáles
que puedes hacer al respecto.

Tienes problemas con la asignación de recursos

Esto sucede cuando no puedes asignar personas
cuando quiera porque están ocupados y es uno de los más comunes
errores de programación
. Podrían estar trabajando en otros proyectos, o podrían
estar fuera del negocio de vacaciones o ausencias médicas planificadas, o maternidad
salir. O por cualquier motivo.

Una vez estaba esperando a alguien para completar un
tarea y luego descubrieron que habían sido despedidos la semana anterior y nadie
me había dicho.

Arreglar
por:
Trabaja duro para obtener visibilidad del recurso
disponibilidad. Hable con los gerentes de línea. Pide a la gente que te cuente sobre lo planeado
ausencia. Construya una cultura de "equipo" para que piensen decirle si
no están disponibles Y prepárese para resolver problemas el día que los descubra.
no estás cerca y los necesitas con urgencia.

Tienes problemas de productividad

Lo planificaste correctamente, con un robusto
estimaciones, pero no está avanzando tanto como cree que debería hacerlo.

Esto puede suceder cuando su plan incluye
Recursos genéricos o sin nombre. La productividad de la persona asignada para hacer el
La tarea es diferente al nivel de productividad ficticio de la persona genérica en
el plan.

Por ejemplo, puede haber estimado
en el supuesto de que un diseñador tenga 5 años de experiencia, pero usted obtiene un aprendiz.
Todavía son capaces de hacer un buen trabajo, pero les toma más tiempo.


por:
La mejor práctica de gestión de recursos es modificar
el plan del proyecto para adaptarse a los niveles de productividad de los recursos nombrados tan pronto como sepa quiénes son . Mantener
su plan está en revisión.

Su equipo no tiene las habilidades adecuadas

Es posible que tenga personas excelentes, pero no
tener las habilidades adecuadas. Eso podría suceder porque el requisito de una nueva
La habilidad viene más adelante en el proyecto, mientras trabajas, y no previste
el requerimiento. O simplemente porque su negocio no tiene personas con esas
habilidades.

Arreglar
por:
Incorporando la capacitación a tu plan. Lo más pronto
usted identifica las necesidades, cuanto antes pueda asegurarse de mejorar el equipo con
Coaching, mentoring, entrenamiento formal o algo más. O usted podría decidir
compre un recurso contratado que tenga la habilidad (en ese caso, planifique en algún
transferencia de conocimiento para que no se atasque cuando se vayan)

Sus estimaciones no son buenas

Esto puede suceder cuando la persona que realiza la estimación
no es la persona que hace el trabajo.

Arreglar
por:
No hay victoria fácil aquí. Si tus estimaciones son
buscando torcido, vuelve y vuelve a estimar. Revise los supuestos que hizo en
estimación del tiempo. ¡Obtener alguna ayuda! Y asegúrese de que las personas que hacen el trabajo son
involucrado en decir cuánto tiempo va a tomar.

Ahí lo tenemos. La gestión de recursos es tan
Importante para equipos de proyectos. Mejora la eficiencia, mantiene a todos en el mismo.
página y se asegura de tener a las personas adecuadas para el trabajo disponible en el
tiempo correcto. En otras palabras, no puede administrar un proyecto sin un buen recurso
El proceso de gestión y las herramientas para ayudarle.

PMI,
PMBOK, PMP, PgMP, PfMP, CAPM, PMI-SP, PMI-RMP, PMI-ACP y PMI-PBA son
marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

 La ​​guía definitiva para la gestión de recursos del proyecto



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