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La Guía Definitiva de Dependencias y Restricciones del Proyecto • Guía para la Gestión de Proyectos de Girl's


Ningún proyecto sucede en el vacío.

Los proyectos están restringidos y dependen del entorno en el que se llevan a cabo, tanto el entorno corporativo como el entorno más amplio fuera de la empresa.

En este artículo ' Veré todo lo que necesita saber sobre las dependencias y restricciones del proyecto.

El seguimiento de las dependencias de su proyecto es fácil con mi registro de dependencia gratuito. Desplácese hasta el final y coloque su correo electrónico en el cuadro para descargarlo hoy.

Dependencia del proyecto: una definición

Comencemos con una definición.

¿Qué es una dependencia del proyecto?

Dependencia: La relación que define el orden en que se realizan las tareas. La tarea B depende de la tarea A si se debe alcanzar la fecha de inicio o finalización de la tarea A antes de que pueda iniciarse la tarea B.

Aquí hay algunos ejemplos:

  • Si está organizando una reunión, debe tener la reunión. antes de que pueda enviar los minutos. Enviar las actas depende de la reunión.
  • Si está construyendo una casa, debe construir las paredes antes de poder colocar el techo. La instalación del techo depende de las paredes que se están construyendo.

Dependencias para la programación

Debe comprender las dependencias entre las tareas antes de poder preparar un programa del proyecto. Las dependencias lo ayudan a determinar el orden de las tareas.

En la mayoría de los programas de administración de proyectos, hay cuatro formas de vincular tareas para crear un cronograma. Estos son:

Tipo de dependencia Descripción
Finish to Start (FS) El tipo de dependencia más común. La tarea A termina, luego la tarea B puede comenzar
Comenzar a comenzar (SS) Ambas tareas deben comenzar al mismo tiempo
Terminar para finalizar (FF) Ambas tareas deben terminar al mismo tiempo time
Start to Finish (SF) El tipo más raro de dependencia de programación. La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A haya comenzado

La tarea que viene antes es el Predecesor.

La tarea que viene después es el Sucesor.

Y sí, puede tener varios predecesores para una tarea sucesora y viceversa. Versa.

¿Está buscando una forma sólida para rastrear las dependencias del proyecto y todo lo demás que ocurre durante un proyecto? Obtener el libro de trabajo del proyecto que utilizo en mis proyectos. Incluye un registro de dependencia, así como formas de rastrear riesgos, problemas, acciones y más.

Esto es lo que parece un libro de trabajo de proyecto (una pestaña, de todos modos). Otras hojas de trabajo cubren los elementos completos de la plantilla RAID

Matriz de Dependencias del Proyecto

Las Dependencias pueden ocurrir dentro y fuera de la esfera de influencia del proyecto, y dentro y fuera de la empresa.

La siguiente tabla muestra los cuatro tipos diferentes de dependencia cuando los clasifica de esta manera, y algunos ejemplos.

 Diferentes tipos de dependencias de proyectos
Diferentes tipos de dependencias de proyectos

In-Company, In-Project: Estos se relacionan con tareas de proyectos secuenciales. Ocurren dentro de los 'muros' de la empresa y en el marco del proyecto.

In-Company, Out-of-Project: Estas son dependencias que afectan las cosas dentro de su empresa pero fuera de su proyecto, como las tareas que realizan otros departamentos como parte de otros proyectos. Obtendrá muchos de estos dentro de un programa, ya que los diferentes proyectos dependerán unos de otros para ciertos elementos.

Fuera de la empresa, dentro del proyecto: Tareas que se llevan a cabo para su proyecto Pero por recursos que están fuera de su empresa. Ese podría ser el trabajo realizado por un proveedor.

Fuera de la empresa, fuera del proyecto: A menudo no obtiene estas dependencias en proyectos como si estuvieran fuera del alcance de su proyecto. Normalmente no tendría que lidiar con eso. Sin embargo, tenerlos en la matriz de dependencia lo termina muy bien! Un ejemplo serían las actividades realizadas por un tercero que deben ser revisadas por alguien ajeno al proyecto antes de que pueda continuar con lo que sea que esté haciendo.

Dependencias ascendentes y descendentes

Las dependencias también pueden ser "ascendentes" 'o' aguas abajo '. Estos términos se usan a menudo al describir otros proyectos.

Una dependencia es una en la que algo debe suceder antes de que su proyecto pueda comenzar otra cosa, es decir, está esperando que se complete una tarea antes de comenzar a trabajar. [19659002] Ejemplo: "Tenemos una dependencia ascendente en el proyecto de Claire para completar la infraestructura antes de que nuestro proyecto pueda usarla".

Una dependencia descendente es algo que su proyecto debe entregar antes de que otra cosa pueda comenzar, es decir, otra persona le está esperando para completar las tareas antes de que puedan comenzar a trabajar.

Ejemplo: "Claire tiene una dependencia descendente en su trabajo, así que avísele cuándo se terminará ya que necesita planificar su proyecto".

Proyecto Restricciones

Las restricciones están relacionadas con las dependencias en el hecho de que los gerentes de proyectos a menudo hablan sobre ellas porque afectan la forma en que programamos el trabajo y planificamos los recursos.

¿Qué es una restricción del proyecto?

H He aquí la definición que utilizo de una restricción de proyecto:

Restricción: Algo que limita sus opciones.

Aquí hay algunos ejemplos de restricciones:

  • Debe completar el proyecto dentro de 6 semanas. Tiene una limitación de tiempo de 6 semanas.
  • Debe desarrollar el software dentro de las pautas de la marca. Las pautas de la marca son un obstáculo para la creatividad del equipo de desarrollo.
  • Tienes que arreglar un reactor nuclear con solo una horquilla y un rollo de cinta adhesiva. Tiene una restricción en los materiales disponibles.

Las restricciones son similares a las dependencias: también afectan la forma en que puede entregar el proyecto. Sin embargo, las restricciones son ​​restricciones.

Tipos de restricciones del proyecto

Las restricciones del proyecto pueden ser factores que limitan el tiempo, los recursos o el presupuesto disponible para el proyecto. A pesar de esto, todavía tienes que hacer el trabajo.
Su desafío como gerente de proyecto es encontrar formas de entregar el proyecto con éxito dentro de las limitaciones de su entorno.

La identificación y evaluación de dependencias y restricciones es una actividad útil porque muchas de las decisiones de su proyecto se basarán en esta información. Si no se puede cumplir con una dependencia, o si una restricción resulta ser demasiado restrictiva, esto afecta su capacidad para entregar el proyecto al plan original.

Las discusiones sobre las dependencias y restricciones forman una parte clave de los planes de compromiso de sus partes interesadas. Puede usar estas discusiones para establecer expectativas sobre lo que su proyecto puede lograr de manera realista.

Como gerentes de proyecto, a menudo es tentador dedicar mucho más tiempo a administrar riesgos y problemas que dependencias y restricciones, pero son igual de importantes y pueden tener un impacto masivo en su proyecto si no los administra de manera efectiva.

Entonces, ¿cómo identifica las dependencias y restricciones para su proyecto?

 Identificación de dependencias y restricciones del proyecto

5 Pasos para identificar las dependencias y restricciones del proyecto

Este es un enfoque de 5 pasos para identificar y revisar todas las dependencias y restricciones de su proyecto. Si eso suena desalentador, no te preocupes. Es una tarea mucho más rápida de lo que piensas.

Paso 1: crea un registro de todas las dependencias del proyecto

Ahora entiendes qué es una dependencia, puedes intercambiar ideas y documentar todas las dependencias que tienen un impacto en tu proyecto. Configure un registro de dependencia / restricción utilizando una plantilla existente de su PMO o diseñando la suya.

Recuerde incluir quién es responsable de administrar la dependencia y toda la otra información pertinente, incluso si se trata de una dependencia interna o externa. Si se trata de una dependencia externa, puede agregar un enlace donde pueda encontrar más información.

Esto es particularmente relevante si la dependencia externa es otro proyecto y debe recordar ponerse en contacto regularmente con el otro gerente de proyecto para evalúe el impacto en su proyecto.

Paso 2: cree un registro de todas las restricciones del proyecto

Haga una lluvia de ideas y documente todas las restricciones que tienen un impacto en su proyecto.

Puede usar el mismo documento que usó para registrar las dependencias, aunque si cree que es más apropiado crear un registro separado, por ejemplo, si tiene muchas restricciones, siéntase libre de crear otro documento.

Paso 3: asegúrese de las principales dependencias y restricciones están en el documento de inicio de su proyecto

Transfiera las dependencias y restricciones principales a su documento de inicio de proyecto (PID). El propósito de hacer esto es tener toda la información clave sobre el proyecto en un solo lugar: el PID (o la Carta del proyecto).

Si no tiene muchas dependencias o restricciones, puede incluirlas todas en el PID. Si su registro tiene muchas entradas, considere cuáles son las de mayor prioridad y solo inclúyalas.

La audiencia de su PID es su patrocinador de proyecto, y es poco probable que él o ella quieran leer todas y cada una de ellas. dependencia. Sin embargo, esto no le exime a usted, como gerente del proyecto, de monitorearlos a todos.

Tenga una discusión con su Patrocinador y asegúrese de que entiendan las dependencias y restricciones y qué podría suceder si no se puede cumplir con una dependencia o si la restricción cambia. ser demasiado restrictivo Debe asegurarse de que tengan una comprensión completa del entorno del proyecto, y las dependencias y restricciones son dos elementos clave de eso.

Paso 4: Asegúrese de que las principales dependencias y restricciones estén en su Registro de riesgos

Lea sus listas. ¿Alguna de estas dependencias suena como riesgos de proyecto para usted? Las dependencias fuera del proyecto a menudo son contendientes para ser transferidas al registro de riesgos, especialmente si depende de terceros para entregar ciertos artículos.

Las restricciones como el acceso limitado a personas para las pruebas de los usuarios también son riesgos potenciales, por lo que Seguro que también están grabados. De hecho, si ya sabe que la restricción va a ser un problema, anótela en su registro de problemas.

Lea a continuación: Consejos para informes de riesgos y problemas

Paso 5: De acuerdo Cómo va a monitorear el Dependencias y restricciones

Tener un registro y un PID o una Carta del proyecto actualizados es excelente, pero su proyecto no será mejor solo con eso. Tiene que encontrar una manera de evaluar las dependencias y restricciones con regularidad para poder gestionar su impacto en la entrega exitosa de su proyecto.

Si tiene dependencias externas en otros proyectos, hable con los gerentes de proyecto correspondientes y acuerde cómo para que los demás sepan cuándo cambian las cosas.

Informar por excepción es un principio sólido que puede usar aquí: solo informe a la otra persona cuando algo no vaya a planificar. Si su proyecto depende de otro proyecto para completar una tarea determinada en una fecha determinada y parece que se logrará, el otro gerente de proyecto solo le informará si parece que ahora no

Para mayor comodidad, es posible que desee programar reuniones periódicas con los gerentes de proyecto interesados ​​para asegurarse de que comprende cómo están progresando sus proyectos y cualquier cambio que esto tenga en la forma en que se entregará su proyecto. [19659002] Una forma sencilla de administrar las dependencias internas es recordar discutirlas en las reuniones del equipo de su proyecto. Cuanto más conscientes estén los miembros del equipo del proyecto sobre el impacto de sus tareas en el trabajo de otras personas, es más probable que indiquen cuándo habrá un problema. Pero en caso de duda, pregúnteles y haga de esto un tema permanente de la agenda en sus reuniones regulares. Durante estas reuniones, también puede actualizar el registro para incluir las nuevas dependencias o restricciones que surgen a medida que avanza el proyecto.

Por supuesto, para aquellas dependencias y restricciones que se incorporaron al registro de riesgos, sus procesos de administración de riesgos desde el base de cómo los revisará y administrará.

Este breve video proporciona un poco más de contexto para las dependencias del proyecto:

Es bastante fácil, ¿no es así? No olvide descargar su registro de dependencia gratuito ingresando su correo electrónico en el cuadro a continuación.

Obtenga el registro de dependencia

Administre las dependencias de su proyecto con esta plantilla (Excel). También recibirá actualizaciones de GirlsGuideToPM.com

Puede leer mi política de privacidad aquí



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