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La mejor manera de hacer un plan de trabajo


Antes de que puedas lograr tus objetivos, debes planificar cómo alcanzarlos. Un plan de trabajo crea un camino claro hacia los resultados deseados. A lo largo de ese camino habrá recursos, limitaciones y otros elementos que deben identificarse.

Por supuesto, el plan de trabajo no será escrito e iniciado por una sola persona. Es un plan de acción para un proyecto que eventualmente se debe presentar a los miembros de la junta y las partes interesadas para su aprobación. Una vez que todo esté dicho y hecho, entonces puede continuar construyendo el resto de su plan de trabajo.

Claramente, un plan de trabajo es bastante importante, así que profundicemos en cómo hacer uno y obtener su aprobación.

¿Qué es? ¿Un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es esencialmente un plan de gestión de proyecto con otro nombre. Cuando se realiza correctamente, su plan de trabajo articulará y describirá claramente los pasos necesarios para lograr un objetivo final a nivel de departamento o de empresa mediante hitos, entregas, recursos, requisitos presupuestarios y una línea de tiempo para tejerlo todo.

Por lo general, es más adecuado para grandes proyectos e iniciativas, pero realmente se puede usar en cualquier nivel. Antes de comenzar su plan de trabajo, considere usar metas INTELIGENTES: cree metas que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y relacionadas con el tiempo. Esto debería ayudarlo a comenzar su plan con el pie derecho.

¿Por qué necesita un plan de trabajo?

Como mencionamos, su plan de trabajo actuará como su hoja de ruta para todo el proyecto. No solo los mantendrá organizados a usted y a su equipo, sino que garantizará que reciban la aceptación de las partes interesadas clave, los departamentos relacionados, los líderes relevantes de responsabilidad / riesgo y más.

Además, ayuda a gestionar las expectativas tanto de las partes interesadas tanto a nivel gerencial como a nivel de miembro del equipo: todos los que comienzan con el pie derecho también tienen una mejor oportunidad de aterrizar con el pie derecho.

Cómo hacer un plan de trabajo

Crear un plan de trabajo es un proceso muy complicado y requiere tantos detalles establecidos como sea posible antes de presentarlo a las partes interesadas. Esto es en lo que deberá concentrarse.

1. Identifique el nombre del proyecto, el propósito y la línea de tiempo general

Al hacer esto, puede decirle a los aprobadores de su proyecto que su proyecto tomará un trimestre, seis meses o un año dado el propósito del proyecto, así como el resto de la información que se completará después de este paso.

También debe decirle a su aprobador de proyecto el propósito de su proyecto. ¿Su proyecto será para satisfacer mejor las necesidades del cliente? Tal vez su competidor lanzó una versión mejorada de un producto que tiene y necesita ampliar para satisfacer las demandas del mercado. Cualquiera que sea el propósito final, asegúrese de que se indique de inmediato.

2. Ponga su plan de trabajo en contexto

Escriba una introducción y antecedentes para describir mejor por qué necesita que este proyecto suceda y qué le hizo considerar intentar alcanzar ese objetivo final en primer lugar. Crear contexto y establecer el problema ayuda a explicar por qué necesita la solución.

3. Establezca sus metas y objetivos

Sus metas pueden sonar como su propósito, pero son un poco más específicas porque están más orientadas a largo plazo, es decir, su equipo aprendió más sobre el proceso de lanzamiento de un corrección de errores o cómo responder más directamente a los comentarios del cliente / mercado.

Del mismo modo, los objetivos de su proyecto deben ser medibles. Por ejemplo, el objetivo de este proyecto después del lanzamiento es crear un aumento del xx% de los suscriptores mensuales activos, o una cierta cantidad en dólares en los ingresos generados.

Es mejor usar sus metas INTELIGENTES aquí. Desarrolle lo que es específico, lo que se puede medir, lo que se puede lograr, lo que es relevante y lo que se puede hacer dentro del marco de tiempo del proyecto.

4. Defina y coordine sus recursos

Cuando defina y coordine sus recursos, asegúrese de responder las siguientes preguntas:

  • ¿Cuánto del presupuesto se destinará a este proyecto?
  • ¿De qué departamento será el presupuesto? ser asignado?
  • ¿Qué herramientas de software (como el seguimiento del tiempo, las herramientas de gestión de proyectos) serán necesarias para simplificar el proyecto?

5. Comprenda sus limitaciones

Y considere especialmente la triple restricción de tiempo, presupuesto y recursos. Debido a que en este punto, ya ha enumerado los tres en los pasos anteriores, ahora puede tener en cuenta los riesgos que podrían obstaculizar esos procesos.

Tal vez su personal tome algunos días de enfermedad durante este período de tiempo; tal vez uno de los enlaces clave de su departamento tenga que atender una emergencia familiar; tal vez algunas de sus herramientas se bloquean y requieren más dinero extraído del presupuesto. Cualesquiera que sean sus limitaciones, tenga en cuenta cualquier cosa que pueda parecer un riesgo que pueda conducir a una restricción total.

6. Discuta los riesgos y la responsabilidad

Los riesgos deben evaluarse desde la mayor cantidad de esquinas posible. Considere el tiempo libre pagado, el tiempo de vacaciones que el personal ha acumulado y las vacaciones de la compañía. Considere cualquier accidente extraño que pueda afectar su presupuesto o línea de tiempo directamente. Y luego designe a alguien para que se haga cargo en caso de que el entorno se vuelva favorable para que esos riesgos se hagan realidad. Cree un sentido de responsabilidad para que todos los miembros del equipo puedan tener una participación activa en el resultado exitoso del proyecto y minimizar la posibilidad de error.

Cubra no solo los conceptos básicos, sino todos los detalles de su plan de trabajo con una multa. peine de dientes Con cada pregunta potencial o bandera roja ya cubierta, podrá obtener la aprobación de las partes interesadas y comenzar su proyecto con las expectativas correctas en mente.

Herramientas que necesita para hacer un plan de trabajo

Por encima de todo el trabajo plan, delinear todo como un esqueleto es tu línea de tiempo. En su línea de tiempo, marcará los entregables, sus dependencias, hitos, qué tarea se asigna a qué departamento y miembro del equipo, cuántos niveles de aprobación hay en cada tarea, etc.

En este punto, muchos gerentes de proyecto Emplee los diagramas de Gantt para clasificar sus líneas de tiempo en un patrón de cascada. Si el proyecto es lo suficientemente pequeño o tiene sentido, muchos gerentes de proyecto utilizarán herramientas que los ayuden a ordenar tareas y entregas en una lista de tareas simple.

 Ejemplo de diagrama de Gantt para plan de trabajo [19659037] ProjectManager.com tiene diagramas de Gantt en línea para hacer planes de trabajo detallados⁠— <strong> Obtenga más información </strong>. </figcaption></figure>
<p> Nuestros diagramas de Gantt, por ejemplo, lo ayudan a crear una vista visual de las tareas de su proyecto a lo largo del tiempo. Puede ver fácilmente la fecha de inicio del proyecto, qué es cada tarea del proyecto, a quién está asignado, cuánto tiempo se espera que tome cada tarea, así como la fecha de finalización del proyecto en su conjunto. </p>
<h2> ProjectManager.com puede ayudar Usted con su plan de trabajo </h2>
<p> Obtener cada detalle ordenado no es una tarea fácil, desde administrar su fuerza de trabajo hasta administrar sus partes interesadas. Requiere un delicado equilibrio entre la comprensión de las motivaciones centrales de las personas, la velocidad a la que trabajan, los riesgos potenciales, el equilibrio de un presupuesto y la asignación de recursos. Sin mencionar, hacer todo esto teniendo en cuenta las necesidades finales de los clientes. </p>
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ProjectManager.com le permite realizar un seguimiento de lo que hace su equipo en tiempo real.

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