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La metodología de gestión de proyectos reinante


Proyectos en entornos controlados (más comúnmente conocido como PRINCE2) es la metodología de gestión de proyectos más practicada en todo el mundo, utilizada por equipos en más de 150 países.

¿Pero qué es PRINCE2 y por qué es tan popular? Y, lo que es más importante, ¿es el enfoque correcto para sus proyectos? Estas son preguntas difíciles de responder sin revisar los artículos interminables y las definiciones vagas, por lo que le hemos ahorrado algo de Google al recopilar lo esencial de PRINCE2 en un lugar conveniente.

Los fundamentos de PRINCE2

PRINCE2 se basa en procesos. Enfoque que se centra en la organización y el control de todo el proyecto, de principio a fin. Eso significa que los proyectos se planifican minuciosamente antes del inicio, cada etapa del proceso está claramente estructurada y los cabos sueltos se atan cuidadosamente después de que finaliza el proyecto.

Quizás se esté preguntando: ¿Qué pasa con el 2? La metodología PRINCE se desarrolló inicialmente a fines de la década de 1980 como una forma para que el gobierno de los EE. UU. Gestione proyectos de TI. En 1996, un equipo de especialistas en gestión de proyectos y un panel de revisión de 150 organizaciones públicas y privadas revisaron y actualizaron el enfoque para hacerlo más ampliamente aplicable a una variedad de industrias. Así nació el nuevo y mejorado PRINCE2.

Los 7 principios de PRINCE2

El método PRINCE2 se basa en los siguientes 7 principios:

1. Los proyectos deben tener justificación empresarial.

Cada proyecto debe tener una necesidad clara, un cliente definido, beneficios realistas y una evaluación de costos detallada.

2. Los equipos deben aprender de cada etapa.

Las lecciones se buscan y registran en cada paso del proceso PRINCE2 y luego se usan para mejorar el trabajo futuro.

3. Los roles y las responsabilidades están claramente definidos.

Todos deben saber exactamente de qué son responsables y de qué son responsables sus compañeros de equipo.

4. El trabajo se planifica por etapas.

Los proyectos PRINCE2 se dividen en fases de trabajo individuales, con revisiones periódicas para registrar las lecciones aprendidas y confirmar que el proyecto aún está en camino de cumplir con los requisitos.

5. Las juntas de proyectos "administran por excepción".

Como los miembros de la junta suelen ser altos ejecutivos que no tienen tiempo para administrar las actividades diarias de un proyecto, establecen requisitos de referencia para cuestiones como tiempo, costo, riesgo y alcance, y luego delegan Supervisión diaria al gerente del proyecto. El gerente del proyecto tiene la autoridad de volver a encarrilar el proyecto si se está retrasando o sobrepasa el presupuesto. Pero si surgen problemas que afectarán los requisitos establecidos, esa es una "excepción" y la junta del proyecto decide la mejor manera de proceder.

6. Los equipos se centran constantemente en la calidad.

Los entregables se verifican continuamente con respecto a los requisitos mediante el uso de un registro de calidad.

7. El enfoque se adapta a cada proyecto.

El método PRINCE2 en sí debe ajustarse a las necesidades de cada proyecto, cambiando la cantidad de supervisión y la planificación para adaptarse al tamaño del proyecto, número de personas involucradas, etc.

Las 7 funciones en PRINCE2 [19659007] Hay 3 funciones principales para PRINCE2: la junta del proyecto el gerente del proyecto y el equipo del proyecto . Pero hay muchos roles complementarios que ayudan a asegurar que se cumplan los requisitos y los estándares y que el trabajo se ejecute sin problemas.

  • El cliente es la persona que paga por completar el proyecto. [19659026] El usuario utilizará los entregables del proyecto o se verá afectado por el resultado del proyecto. (Para algunos proyectos, el cliente y el usuario pueden ser la misma persona).
  • El proveedor es un experto en la materia que proporciona los conocimientos necesarios para completar el proyecto diseñando o construyendo el resultado final.
  • El gerente del proyecto es responsable de organizar, planificar y supervisar el trabajo en el proyecto. Seleccionan y administran a las personas que completan las tareas del proyecto, y son responsables de asegurarse de que el trabajo se realice de manera correcta y puntual.
  • El equipo del proyecto y el gerente del equipo realmente se arremangan y hacen las tareas del proyecto. Los gerentes de equipo supervisan los aspectos detallados del trabajo diario e informan directamente al gerente del proyecto.
  • El administrador organiza reuniones, mantiene a todos al día, rastrea la documentación, etc. En los proyectos pequeños, los gerentes de proyecto a menudo asumirán esta responsabilidad , pero si hay varios proyectos ejecutándose a la vez o si el proyecto es grande / complejo, generalmente se configura una oficina de soporte de proyectos para administrar estas tareas.

Uno de los 3 roles principales, la junta de proyectos por lo general incluye varias personas: el cliente (típicamente un ejecutivo senior), el usuario final (o un representante), y el proveedor . Comprueba la garantía del proyecto desde tres perspectivas únicas:

  • El cliente garantiza que el proyecto aún es viable financieramente, generalmente a través del análisis de costo-beneficio.
  • El usuario garantiza que se cumplan las necesidades del usuario.
  • El proveedor verifica si el proyecto está trabajando hacia una solución realista y práctica.

En algunos proyectos, la garantía de PRINCE2 es realizada por un equipo independiente e independiente.

El proceso de 7 fases de PRINCE2

El proceso de PRINCE2 se divide en 7 ( ¡sorpresa!) fases:

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1. Iniciar un proyecto

  • Alguien envía una solicitud para un nuevo proyecto, llamado mandato del proyecto. El mandato del proyecto es muy breve y cubre solo por qué el proyecto es necesario y lo que idealmente logrará.
  • Alguien evalúa cada mandato del proyecto para asegurarse de que la empresa pueda asumir el proyecto.
  • Si se aprueba, la persona quien inició el proyecto luego envía un resumen del proyecto más detallado, que cubre las acciones, recursos, mano de obra, etc., necesarios para ejecutar el proyecto.

2. Dirigir un proyecto

  • La junta del proyecto revisa y evalúa los resúmenes del proyecto basándose en la justificación comercial y la viabilidad para otra ronda de aprobación / desaprobación.
  • La junta del proyecto decide qué debe hacer para organizar y ejecutar cada proyecto aprobado, y qué / cómo van a delegar en el gerente del proyecto.

3. Inicio de un proyecto

  • El gerente del proyecto crea la Documentación de inicio del proyecto, que incluye un plan integral del proyecto y líneas de base para 6 objetivos de desempeño: tiempo, costo, calidad, alcance, riesgo y beneficios.
  • Los documentos de inicio se envían al proyecto Junta para su aprobación. Una vez que la junta tiene confianza en el plan del proyecto, dan su aprobación una vez más y comienza el trabajo.

4. Controlando una etapa

  • El gerente del proyecto divide el proyecto en "paquetes de trabajo" más pequeños y los pasa a los gerentes de equipo y los equipos para que lo completen.
  • El gerente del proyecto supervisa el progreso de los paquetes de trabajo durante cada etapa y los pasos para ayudar a superar obstáculos o corregir errores, si es necesario.
  • Los gerentes del equipo coordinan el trabajo diario detallado y actúan como el enlace entre el gerente del proyecto y los miembros individuales del equipo, lo que ayuda a garantizar que todo vaya según lo planeado.

5. entrega del producto

  • El gerente del proyecto compara el progreso con el resumen del proyecto y se asegura de que los entregables cumplan con las expectativas de calidad de PRINCE 2.
  • La junta del proyecto evalúa los paquetes de trabajo completados y los aprueba o solicita revisiones / cambios.

6. Etapa de administración Límites

  • El gerente del proyecto y la junta del proyecto revisan cada etapa para asegurarse de que el proyecto progrese de acuerdo con el plan y cumpla con los requisitos de aseguramiento del proyecto
  • En cada revisión, la junta del proyecto decide si continuar con la siguiente etapa o abandonar el proyecto por completo.
  • Los gerentes del proyecto mantienen una retrospectiva con el equipo del proyecto para registrar las lecciones aprendidas y mejorar la siguiente etapa.

7. Cierre del proyecto

  • Cuando se completa el proyecto, el gerente del proyecto envuelve los hilos sueltos, incluida la documentación, los resultados y los informes de PRINCE2.

Tipos de documentación de PRINCE2

A lo largo de las 7 etapas de PRINCE2, se llevan registros Así el proyecto se mantiene organizado y en marcha. Estos registros también se utilizan para informar a la junta del proyecto, verificar los entregables contra los requisitos de calidad y mejorar los procesos de trabajo futuros.

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  • Caso de negocio: Descripción detallada de por qué el proyecto es necesario y sus beneficios esperados para los usuarios y el negocio.
  • Registro de riesgos: Enumera las probabilidades y los impactos potenciales de los riesgos y oportunidades.
  • Registro de calidad: Un registro continuo de los controles de calidad que aseguran el cumplimiento de los entregables expectativas.
  • Registro de problemas: Una lista de problemas e inquietudes de los miembros del equipo del proyecto.
  • Registro de lecciones: Notas sobre las lecciones aprendidas para aplicar a la siguiente etapa de trabajo y / o futuros proyectos. [19659026] Registro diario: Un diario escrito por el gerente del proyecto que informa sobre la actividad y el progreso.

PRINCE2 en la gestión de proyectos

¡Ahora ya sabe lo esencial de PRINCE2! Entonces, ¿cómo se compara con otras metodologías populares de gestión de proyectos? ¿Cuáles son los beneficios de este enfoque y los riesgos potenciales? Consulte nuestras preguntas frecuentes sobre PRINCE2 para obtener más información.

¿Le interesa saber más sobre la gestión de proyectos? Consulte nuestra Guía de gestión de proyectos, su introducción definitiva a los fundamentos de la gestión de proyectos, las mejores prácticas curadas y los recursos para principiantes de gestión de proyectos, todo en un solo lugar.

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