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Las 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos


¿Qué necesita saber para tener éxito en la gestión de proyectos? ¡Todo!

Si bien hay algo de cierto en esa broma, no es útil para el estudiante o el profesional experimentado que busca una manera de comprender las innumerables responsabilidades de ser un gerente de proyecto. La amplia gama de herramientas, términos, habilidades y conocimientos de gestión de proyectos que se encuentran dentro de su disciplina puede ser intimidante.

El Project Management Institute (PMI) ha dividido el gran campo de la gestión de proyectos en 10 partes más digeribles, que llama 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos en su Una guía para el Cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK) .

¿Cuáles son las áreas de conocimiento de gestión de proyectos?

PMI creó un conjunto de terminología estándar y directrices para la gestión de proyectos, que se conoce como las áreas de conocimiento de gestión de proyectos. Este es un estándar en evolución que se actualiza periódicamente en su PMBOK.

Las áreas de conocimiento de gestión de proyectos coinciden con los grupos de procesos, que son el inicio del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, supervisión y control, y cierre del proyecto. Estas son las fases cronológicas que atraviesa cada proyecto.

Las áreas de conocimiento tienen lugar durante cualquiera de estos grupos de procesos. Puede pensar en los grupos de procesos como horizontales, mientras que las áreas de conocimiento son verticales. Las áreas de conocimiento son el tema técnico central, que son necesarias para la gestión efectiva de proyectos.

Project Integration Management

¿Qué es lo que mantiene unido un proyecto? Esa sería la gestión de integración de proyectos, que incluye planes tan fundamentales como el desarrollo de una carta de proyecto que se crea durante la fase de iniciación. Este es el documento que configura el proyecto y le asigna al gerente del proyecto.

Otro aspecto de esta área es el plan de gestión del proyecto, que se desarrolla como una hoja de ruta para que el proyecto alcance un final exitoso. Una vez creado, el plan del proyecto es aprobado por las partes interesadas y / o patrocinadores, y luego es monitoreado y rastreado a través de un registro de cambios a medida que avanza el proyecto.

El área de integración del proyecto también incluye la dirección y gestión del trabajo del proyecto, que es la producción de sus entregables. Este proceso es monitoreado, analizado y reportado para identificar y controlar cualquier cambio o problema que pueda ocurrir.

Además, cualquier control de cambio se llevará a cabo. Eso podría requerir formularios de solicitud, aprobación de partes interesadas y / o patrocinadores u otro administrador. Esta área también es parte del cierre del proyecto al final del proyecto.

Alcance del proyecto Gestión

El alcance se relaciona con el trabajo del proyecto. Entonces, eso incluye la administración del alcance del plan, que es parte del plan de gestión del proyecto. También es cuando se recopila un requisito detallado para el producto o servicio final.

También deberá definir el alcance en una declaración de alcance. Esto es cualquier cosa, desde una oración hasta una lista con viñetas que es integral para reducir los riesgos principales del proyecto. Y una estructura de desglose del trabajo (WBS), que es un desglose gráfico del trabajo del proyecto, es otra parte de esta área.

Validar el alcance durante el proyecto, lo que significa asegurarse de que los entregables estén siendo aprobados regularmente por el patrocinador o parte interesada . Esto ocurre durante los grupos de procesos de monitoreo y control, y se trata de aceptar los entregables, no las especificaciones establecidas durante la planificación.

Es probable que la declaración del alcance cambie a lo largo del proyecto para controlar el alcance, por ejemplo, si proyecto se retrasa.

Project Time Management

La administración del tiempo del proyecto no es una sorpresa, requiere mucho tiempo. El proyecto se divide en tareas, que están programadas con fechas de inicio y fechas límite, así como los presupuestos para cada tarea. Y las cosas cambian constantemente en las fases de cualquier proyecto, lo que significa revisar estas cosas a menudo.

Esto involucra la administración del cronograma del plan, que implica crear un cronograma para el proyecto y determinar quién es responsable de qué. Eso significa definir actividades, que no es lo mismo que hacer una EDT, pero similar. Entonces, crea una lista de tareas que toca cada aspecto del proyecto.

Estas tareas se colocan en un orden que tiene sentido, y se observa cualquier dependencia entre ellas. A continuación, se determina que estas dependencias son final-to-start (FS), finish-to-finish (FF), start-to-start (SS) o start-to-finish (SF). Esto es principalmente para proyectos más grandes.

Con las tareas ahora secuenciadas, los recursos requeridos para cada uno deben ser estimados y asignados. La duración de cada tarea también se determina en este punto. Todo esto conducirá a un cronograma al determinar primero la ruta crítica y la flotación para cada tarea. Use un diagrama de Gantt para ubicar las tareas en una línea de tiempo, y luego trabaje en la nivelación de recursos para equilibrar el uso de recursos.

Una vez que se ha hecho el cronograma, es necesario planear controlar el cronograma. Se realiza regularmente un análisis del valor ganado para asegurarse de que el plan real avanza tal como se había planificado.

Project Cost Management

Esta área involucra el presupuesto del proyecto, lo que significa contar con buenas herramientas de estimación para asegurarse de que los fondos cubre la extensión del proyecto y se monitorea regularmente para mantener informados a los interesados ​​o patrocinadores.

La gestión del costo del plan determinará el método para establecer el presupuesto, que incluye cómo y si cambiará y qué procedimientos se usarán para controlarlo. . Cada tarea deberá estimarse por costo, lo que significa incluir todos los recursos, como mano de obra, materiales, equipos y cualquier otra cosa necesaria para completar la tarea.

Esto determinará el presupuesto del proyecto, una vez que tome todos los costos de la tarea y combine ellos. Luego viene la necesidad de controlar esos costos a través de un análisis de valor ganado. Esto se realiza regularmente durante todo el proyecto para garantizar que los costos estimados estén en línea con los gastos reales.

Project Quality Management

Un proyecto puede llegar a tiempo y dentro del presupuesto, pero si la calidad no cumple con el estándar establecer, entonces el proyecto es un fracaso. La gestión de calidad del plan forma parte del plan general de gestión del proyecto, aunque puede ser un documento independiente si contiene las especificaciones de calidad del producto o servicio.

El proceso debe incluir garantía de calidad, que es solo una forma de asegurarse que los estándares de calidad se están cumpliendo. Por lo tanto, para controlar la calidad, los entregables deben inspeccionarse para garantizar que se cumplan los estándares delineados en el plan de gestión de la calidad.

Project Human Resource Management

El equipo del proyecto es su recurso más importante, por lo que es crucial armar el mejor equipo y asegurarse de que estén felices. Pero también necesita realizar un seguimiento de su rendimiento para asegurarse de que el proyecto avanza según lo planeado. Un plan de gestión de recursos humanos identificará sus roles y sus requisitos para esas posiciones, así como también cómo encajan en la estructura general del proyecto.

Después de que haya determinado las descripciones de los puestos, es hora de ocupar esos puestos y adquirir un proyecto equipo. Esto se puede hacer internamente, tomando de otros departamentos de la organización, obteniendo nuevas contrataciones o una combinación de ambas. El equipo necesita desarrollo, posiblemente capacitación y otras cosas que los harán viables para el proyecto.

La gestión del equipo del proyecto es una responsabilidad constante del gerente del proyecto. El equipo es monitoreado para asegurarse de que estén trabajando productivamente y que no haya conflictos internos, para que todos estén satisfechos.

Project Communications Management

Todas las áreas de administración de proyectos son importantes, pero las comunicaciones pueden ser primordiales ya que informan cada aspecto del proyecto. Las comunicaciones informan al equipo y a los interesados, por lo tanto, la necesidad de planificar la gestión de las comunicaciones es un paso crítico en cualquier proyecto.

Es en este punto que se determina la difusión de las comunicaciones, incluyendo cómo se hace y con qué frecuencia. Destina quién necesita qué y cuándo. Además, tenga en cuenta cómo se producirán las comunicaciones cuando surjan problemas en el proyecto, como cambios.

Administre las comunicaciones cuando se ejecute el proyecto para asegurarse de que se ejecute según lo planificado. Esto también implicará el control de las comunicaciones mediante la revisión periódica de su efectividad y el ajuste según sea necesario.

Project Risk Management

Los planes de gestión de riesgos identificarán cómo se detallarán, clasificarán y priorizarán los riesgos. Esto implica identificar los riesgos que podrían ocurrir durante la ejecución del proyecto mediante la creación de un registro de riesgos.

Realice un análisis de riesgos cualitativo después de que los riesgos más importantes se hayan identificado y clasificado por probabilidad e impacto. Luego, priorícelos. Luego realice un análisis cuantitativo de acuerdo con su impacto en el proyecto, como su presupuesto, cronograma, etc.

Ahora deberá planificar las respuestas al riesgo. Si esos riesgos de hecho se convierten en problemas, entonces se debe haber escrito una respuesta por adelantado, con un propietario que pueda asegurarse de que el riesgo se identifique y maneje adecuadamente. Controlar el riesgo implica revisar periódicamente el registro de riesgos y tachar los riesgos que ya no afectarán el proyecto.

Gestión de compras del proyecto

Se trata de adquisiciones externas, que forman parte de la mayoría de los proyectos, como la contratación de subcontratistas. Esto obviamente tendrá un impacto en el presupuesto y el cronograma. La planificación de la gestión de compras comienza identificando las necesidades externas del proyecto y cómo se involucrarán esos contratistas.

Ahora realice esas adquisiciones contratando a los contratistas, lo que incluye una declaración de trabajo, términos de referencia, solicitud de propuestas y elección de un proveedor . Deberá controlar el proceso de adquisición mediante la administración y el monitoreo, y luego cerrar los contratos una vez que el trabajo se haya realizado para satisfacción de todos.

Project Stakeholder Management

Los interesados ​​deben estar contentos, ya que el proyecto se ha creado para sus necesidades. Por lo tanto, deben ser gestionados activamente como cualquier otra parte del proyecto. Para empezar uno debe identificar a los interesados. No siempre es fácil, pero es una parte crucial para comenzar cualquier proyecto, así que averigüe quiénes son y qué preocupaciones tienen.

Ahora planifique la gestión de las partes interesadas, lo que significa enumerar a cada parte interesada y priorizar sus preocupaciones y cómo podrían hacerlo. impacto en el proyecto Esto conducirá a la gestión de las expectativas de las partes interesadas para asegurarse de que se satisfagan sus necesidades y de que esté en comunicación con ellas.

A lo largo del proyecto, controle la participación de las partes interesadas. Haga esto determinando si se están abordando las necesidades de las partes interesadas. De lo contrario, averigüe qué cambios se deben hacer para satisfacer esas necesidades o ajustar las expectativas.

Las áreas de conocimiento de gestión de proyectos dan vida a un proyecto, pero esa vida puede ser caótica y compleja, por lo que El gerente de proyecto necesita una herramienta para ayudar a administrar todas estas partes móviles de un proyecto. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube con cuadros de mando en tiempo real y diagramas de Gantt para monitorizar el proyecto de forma precisa en todas sus fases. Vea cómo puede ayudarlo a administrar sus proyectos tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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