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Las 9 mejores plantillas de Word para gestión de proyectos (actualizado en noviembre de 2019)


Hay muchas maneras de reunir todos los datos necesarios para iniciar, ejecutar y completar un proyecto. Pero a pesar de lo complicado que sea cualquier proyecto, ya sea grande o pequeño, hay aspectos fundamentales que siguen siendo los mismos.

En lugar de reinventar la rueda cada vez que inicias un nuevo proyecto, ¿no sería genial tener un recurso que se recolectara? un grupo de documentos que ya se han delineado para servir al propósito de administrar un proyecto?

Sí, por supuesto que sí. ¿Por qué nadie ha pensado en esto antes? Bueno, tenemos. Todo está allí en nuestra página de plantillas, su ventanilla única para todas sus necesidades de documentación.

En esta página puede encontrar una variedad de plantillas de gestión de proyectos que ya se han estructurado para hacer las preguntas que necesita hacer y mostrarle cómo responderlas para que pueda obtener esa información en un solo lugar para usarla para administrar su proyecto.

Aquí hay nueve plantillas de Word de administración de proyectos gratuitas que lo ayudarán a llevar su proyecto a un final exitoso.

 plantillas de gestión de proyectos gratuitas

El final del proyecto es tan importante de documentar como cualquier otra fase de su ciclo de vida. Sin embargo, es lo suficientemente común como para olvidar este último paso crucial después de hacer el trabajo pesado de planificación, monitoreo y presentación de informes.

Sin embargo, hay papeleo, probablemente mucho, que necesita firma y aprobación para que el proyecto descanse oficialmente. Este documento le ayuda a realizar un seguimiento de estos innumerables documentos para que nada se descuide.

Además, existen responsabilidades de procedimiento, como una autopsia para saber qué funcionó o no en el proyecto, para que pueda aprender de la experiencia. Sin olvidar los deberes financieros más importantes que vienen con el final del trabajo, asegurándose de cumplir con el presupuesto y pagar a su equipo, contratistas, proveedores, etc.

Luego está el otro extremo del proyecto, antes el proyecto incluso se ha iniciado, que es la propuesta. Si no puede vender la idea, entonces el proyecto está muerto en el agua. Este es el documento donde explica el motivo del proyecto.

Aquí es donde anota lo que necesita y por qué para planificar y ejecutar el proyecto. Pero esto no es un discurso de ascensor. Es una hoja de ruta detallada de cómo va a obtener el proyecto a través de cada uno de sus ciclos, a tiempo y dentro del presupuesto.

Una vez que esto se haya aprobado, puede comenzar el caso de negocios con las necesidades financieras del proyecto. . También tendrá que crear una carta del proyecto. Pero nada de eso puede suceder hasta que su propuesta esté escrita y aprobada, y ese proceso se simplifique con esta plantilla gratuita.

Usted sabe la importancia de ser un buen comunicador, pero eso es todo hablar si no tiene un proceso para estructura tus comunicaciones. Ahí es donde entra este documento, como un medio para hacer que su comunicación sea efectiva e impactante.

¿Cómo va a comunicar su mensaje? ¿Quién lo recibirá? ¿Y cuando? ¿Cuál es el plazo? Todo esto y más se aborda en el plan de comunicaciones.

Pero hay más, porque este plan toma nota de los objetivos, las partes interesadas y las estrategias asociadas con su proyecto, al menos en lo que respecta a las comunicaciones. Puede usar este plan no solo para comunicar y orientar su mensaje, sino como una medida para rastrear el éxito que tiene en hacer estas cosas.

Después de que su plantilla de propuesta de proyecto haya enumerado los motivos para iniciar el proyecto, la plantilla de proyecto describirá más completamente esas razones. Este es el lugar para detallar la estructura del proyecto.

Entre las cosas que escribirá en la carta del proyecto está la visión, el objetivo, el alcance y los resultados del proyecto. También debe definir las responsabilidades de todas las personas involucradas en el proyecto, desde la parte interesada hasta cada miembro individual del equipo.

También hay un lugar para explicar qué recursos y expectativas financieras tiene para el proyecto. Todo esto se entregará a una persona de la alta gerencia, generalmente el patrocinador comercial, después de que también haya completado un caso de negocios y un estudio de factibilidad.

Hemos hablado sobre el final del proyecto y la documentación que necesita tener completado antes de ejecutarlo, pero no olvide el plan del proyecto. Todo depende de esto. Una vez que haya vendido el proyecto, ahora debe administrarlo. Es por eso que el plan del proyecto es primordial.

Ahora puede recopilar las actividades, tareas y recursos que necesitará como se describe en el caso de negocios. Describirá cada fase principal del proyecto, programará las actividades, tareas y anotará su duración, dependencias, etc.

Esta plantilla le brinda espacio para observar el alcance del proyecto, identificar hitos y tareas, cuantificar el esfuerzo requerido, asignar los recursos y mucho más. Es un documento vivo que lo seguirá a través del ciclo de vida del proyecto.

Una propuesta de proyecto debe estar respaldada por un resumen ejecutivo, que es una breve descripción que golpea las principales marcas del proyecto. La solidez de su resumen ejecutivo puede hacer o deshacer un proyecto: después de todo, un proyecto no puede ejecutarse hasta que se apruebe.

Un resumen ejecutivo debe ser nítido y preciso. No hay lugar para la pelusa aquí. Estás vendiendo el proyecto y cada palabra cuenta. Demasiado y perderá su audiencia, pero muy pocos y se arriesgará a no promocionar lo que es único sobre el trabajo.

Nuestra plantilla de resumen ejecutivo gratuito lo expone todo claramente para que pueda sentirse seguro de que lo ha hecho el mejor trabajo posible para demostrar por qué el proyecto merece financiación.

Antes del proyecto es la declaración de trabajo (SOW). Es un desglose detallado del proceso del proyecto. Todo lo importante sobre el proceso del proyecto se recopila en este documento, desde las actividades hasta los entregables y el tiempo que llevará completar todo.

Usted comienza con la SOW y describe las próximas fases y tareas que harán que el proyecto sea un éxito. Es un documento que hablará a todos en el proyecto, desde el equipo hasta las partes interesadas. El gerente de proyecto también necesita el SOW, ya que proporciona un marco para todo el proyecto.

Todo está aquí en nuestra plantilla SOW gratuita: antecedentes, propósito, alcance del trabajo e hitos. Hay un lugar para agregar su plan de informes y comunicaciones, cualquier estándar que deba cumplir y medidas de prueba, incluso lo que constituirá un final exitoso para su proyecto.

Las primeras preguntas que cualquier gerente de proyecto debe hacer antes de iniciar un Los proyectos se recopilan en una plantilla de recopilación de requisitos. Es tal como lo sugiere su nombre, un documento que reúne requisitos para el proyecto, por lo que hay un puente que conecta al usuario y al desarrollador.

¿De qué requisitos estamos hablando? Todos ellos: requisitos comerciales, requisitos de usuario y requisitos del sistema. Como puede ver, este es un documento clave, especialmente para tenerlo antes del inicio del proyecto.

Con nuestra plantilla gratuita de recopilación de requisitos, puede estar seguro de que lo tenemos cubierto, desde la portada hasta el plan del proyecto y la descripción del proyecto. . De hecho, nuestra plantilla se divide en siete secciones cruciales, que incluyen interfaces de software, interfaz de usuario, flujo de trabajo, cambio y gestión de riesgos.

No importa cuán exhaustivo sea su plan o el experto de su equipo y gerente de proyecto, los proyectos inevitablemente enfrentan riesgos y cambios. a menudo desde el principio hasta el final. Para asegurarse de completar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y cumplir con las expectativas de calidad, debe utilizar un formulario de solicitud de cambio para abordar los problemas que surjan.

El objetivo de un formulario de solicitud de cambio es brindarle los medios para administrar el proceso de cambio Esto no evita el cambio, por supuesto, pero proporciona una forma de controlarlo, por lo que no hace descarrilar su proyecto. Es un eslabón crítico en la cadena de gestión de cambios que asegura que su proyecto se mantenga en buen camino.

La plantilla de formulario de solicitud de cambio gratuita que proporcionamos cubre ambos tipos de solicitudes de cambio, desde dentro o fuera del alcance. El formulario detalla quién solicitó el cambio, su prioridad, impacto, las tareas necesarias para responder al cambio y mucho más. Todo está aquí, por lo que tiene un camino a seguir y puede concentrarse en el trabajo.

Ahora que tiene acceso a todas estas plantillas gratuitas, el siguiente paso es integrarlas en una herramienta de software de gestión de proyectos robusta . ProjectManager.com está en línea, por lo que estos documentos se pueden compartir y actualizar fácilmente, brindándole datos en tiempo real para ejecutar el proyecto de manera más eficiente. Eche un vistazo por sí mismo al tomar nuestra prueba gratuita de 30 días y vea por qué GetApp de Gartner ha clasificado a ProjectManager.com como el número 1 en gestión de proyectos.

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